Az emberi erőforrás osztályok feladata adminisztratív és minden szervezet számára közös. A szervezetek formalizálhatják a kiválasztási, értékelési és bérszámfejtési folyamatokat. Az “emberi tőke” kezelése elengedhetetlen és összetett folyamattá vált. A HR funkció a meglévő alkalmazottak adatainak nyomon követéséből áll, amely hagyományosan magában foglalja a személyes történeteket, készségeket, képességeket, teljesítményeket és fizetést. Ezen adminisztratív tevékenységek kézi munkaterhelésének csökkentése érdekében a szervezetek számos ilyen folyamatot elkezdtek elektronikusan automatizálni speciális humánerőforrás-menedzsment rendszerek bevezetésével.
A HR vezetők belső vagy külső informatikai szakemberekre támaszkodnak az integrált HRMS fejlesztésében és fenntartásában. . Mielőtt az 1980-as évek végén kialakult volna az ügyfél-szerver architektúra, sok HR-automatizálási folyamatot visszahelyeztek olyan nagyszámítógépekre, amelyek nagy mennyiségű adattranzakciót tudtak kezelni. A saját fejlesztésű szoftverek megvásárlásához vagy programozásához szükséges nagy tőkebefektetések következtében ezek a belső fejlesztésű HRMS olyan szervezetekre korlátozódott, amelyek nagy tőkével rendelkeztek. Az ügyfél-kiszolgáló, az alkalmazásszolgáltató és a szoftver mint szolgáltatás (SaaS) vagy az emberi erőforrás-menedzsment rendszerek megjelenése lehetővé tette az ilyen rendszerek magasabb szintű adminisztratív ellenőrzését. Jelenleg az emberi erőforrás-menedzsment rendszerek általában a következőket foglalják magukba:
- Személyzet megtartása
- Alkalmazás
- Onboarding & Offboarding
- Adminisztráció
- A bérszámfejtés kezelése
- A munkavállalói juttatások nyomon követése és kezelése
- HR tervezés
- Toborzás / tanulásmenedzsment
- Teljesítménymenedzsment és értékelések
- Alkalmazottak önkiszolgálása
- Ütemezés és rotációs menedzsment
- Hiányzás kezelése
- Távozás menedzsment
- Jelentéskészítés és elemzés
- Alkalmazottak áthelyezése
- Panaszkezelés precedensek követésével
A bérszámfejtő modul automatizálja a fizetési folyamatot adatok összegyűjtésével az alkalmazottak munkaidejéről és jelenlétéről, kiszámítva a különféle levonásokat és adókat, valamint rendszeres fizetési csekkeket és munkavállalói adóbevallásokat készítve. Az adatok általában emberi erőforrásokból és időmérő modulokból származnak az automatikus befizetési és kézi csekkírási képességek kiszámításához. Ez a modul magában foglalhatja az összes alkalmazottal kapcsolatos tranzakciót, valamint integrálható a meglévő pénzügyi irányítási rendszerekkel.
Az idő- és jelenléti modul egységesített munkaidővel és munkával kapcsolatos erőfeszítéseket gyűjt. A legfejlettebb modulok széles rugalmasságot biztosítanak az adatgyűjtési módszerek, a munkaelosztási képességek és az adatelemzési szolgáltatások terén. A költségelemzés és a hatékonysági mérőszámok az elsődleges funkciók.
Az ellátás-adminisztrációs modul egy rendszert biztosít a szervezetek számára az alkalmazottak adminisztrálására és nyomon követésére az juttatási programokban. Ezek általában magukban foglalják a biztosítást, a kompenzációt, a nyereségmegosztást és a nyugdíjazást.
A HR menedzsment modul számos egyéb HR szempontot felölelő elem, az alkalmazástól a nyugdíjig. A rendszer rögzíti az alapvető demográfiai és lakcímadatokat, a kiválasztást, a képzést és fejlesztést, a képességek és készségek kezelését, a kompenzáció-tervezés nyilvántartásait és egyéb kapcsolódó tevékenységeket. Az élvonalbeli rendszerek lehetővé teszik az alkalmazások “olvasását” és a releváns adatok bevitelét az alkalmazandó adatbázis mezőkbe, a munkaadók értesítését, valamint a pozíciókezelést és a pozíciókontrollt. Az emberi erőforrás menedzsment funkció magában foglalja a szervezet alkalmazottainak toborzását, elhelyezését, értékelését, javadalmazását és fejlesztését. Kezdetben a vállalkozások számítógépes információs rendszereket használtak:
- fizetési csekkek és bérszámfejtési jelentések készítésére;
- személyi nyilvántartások vezetésére;
- tehetséggondozásra.
Az online toborzás az egyik elsődleges módszer, amelyet a HR osztályok alkalmaznak a potenciális jelöltek megszerzésére egy szervezeten belül elérhető pozíciókra. A tehetséggondozó rendszerek vagy a toborzási modulok integrált felvételi megoldást kínálnak a HRMS számára, amely általában a következőket foglalja magában:
- a szervezeten belüli személyi felhasználás elemzése;
- a potenciális jelentkezők azonosítása;
- toborzás vállalati listákon keresztül;
- toborzás online toborzó webhelyek vagy kiadványok útján, amelyek mind a toborzók, mind a jelentkezők számára forgalmaznak;
- elemzés a felvételi folyamaton belül (idő a felvételre, bérbeadás, forgalom forrása);
- megfeleléskezelés annak biztosítása érdekében, hogy az álláshirdetések és a jelentkezők bejutása megfeleljen a kormányzati előírásoknak.
A szervezett toborzási erőfeszítések fenntartása során felmerülő jelentős költségek, kereszt – az általános vagy az iparágra jellemző álláshirdetéseken belüli és azokon belüli kiküldetés, valamint a lehetőségek versenyképes kitettségének fenntartása külön dedikált pályázói nyomkövető rendszer (ATS) modul kifejlesztését eredményezte. szervezetek az alkalmazottak trai kezelésére és nyomon követésére fejlesztési erőfeszítéseket.A rendszer, amelyet önálló termékként általában “tanulásirányítási rendszernek” (LMS) neveznek, lehetővé teszi a HR számára, hogy nyomon kövesse az alkalmazottak oktatását, képesítéseit és készségeit, valamint felvázolja, milyen képzések, könyvek, CD-k, webalapú tanulás vagy anyagok állnak rendelkezésre, mely képességek fejlesztésére. A tanfolyamokat ezután dátum-specifikus foglalkozásokon lehet felajánlani, a küldöttek és a képzési erőforrások feltérképezésével és kezelésével ugyanabban a rendszerben. A kifinomult LMS-ek lehetővé teszik a vezetők számára, hogy a teljesítménymenedzsment és az értékelési mutatók mellett jóváhagyják a képzéseket, a költségvetéseket és a naptárakat.
A munkavállalói önkiszolgáló modul lehetővé teszi az alkalmazottak számára, hogy lekérdezzék a HR-rel kapcsolatos adatokat, és végezzenek néhány HR-tranzakciót a rendszeren keresztül. Az alkalmazottak lekérdezhetik a jelenléti nyilvántartásukat a rendszerből anélkül, hogy információkat kérnének a HR személyzetétől. A modul lehetővé teszi a felügyelők számára, hogy jóváhagyják az O.T. beosztottaik kérései a rendszeren keresztül, anélkül, hogy túlterhelnék a feladatot a HR osztályon.
Sok szervezet túllépett a hagyományos funkciókon, és kifejlesztette az emberi erőforrás menedzsment információs rendszerét, amely támogatja a toborzást, a kiválasztást, a felvételt, a munkaközvetítést, a teljesítményt értékelések, alkalmazotti juttatások elemzése, egészség, biztonság és biztonság, míg mások egy kihelyezett pályázói nyomkövető rendszert integrálnak, amely a fentiek egy részét magában foglalja.
Az elemzési modul lehetővé teszi a szervezetek számára, hogy növeljék a HRMS megvalósításának értékét HR-adatok kinyerése más üzleti intelligencia platformokhoz történő felhasználásra. Például a szervezetek egyesítik a HR-mutatókat más üzleti adatokkal, hogy azonosítsák a létszám trendjeit és anomáliáit annak érdekében, hogy jobban megjósolhassák a munkavállalók forgalmának jövőbeli teljesítményére gyakorolt hatását.
Ma már sokféle HRMS vagy HRIS létezik, némelyik amelyek tipikusan helyi-gép-alapú szoftvercsomagok; a másik fő típus egy online felhőalapú rendszer, amely webböngészőn keresztül érhető el.
A személyzeti képzési modul lehetővé teszi a szervezetek számára, hogy belépjenek, nyomon kövessék és irányítsák az alkalmazottak és a személyzet képzését. Minden tevékenységtípus rögzíthető a kiegészítő adatokkal együtt. Ezután minden alkalmazott vagy munkatárs teljesítménye tárolásra kerül, és az Analytics modulon keresztül érhető el.
Az alkalmazottak újrabeosztási modulja a HRMS legújabb kiegészítő funkciója. Ennek a modulnak az átutalása, előléptetése, a fizetés felülvizsgálata, az újbóli kijelölés, a helyettesítés, a megerősítés, a fizetési mód megváltoztatása és a levél űrlapja van.
