Az üzleti okokból történő áthelyezés nehéz és költséges lehet a munkavállaló számára. Ezért fizetnek sok munkavállalói költözési költséget a munkáltatók. Itt áttekinthetjük, hogyan működik a munkavállalói költözési költségek kifizetésének folyamata, beleértve azt is, hogy mi számolható el önként, mint vállalkozásként, hogyan kell dokumentálni ezeket a kifizetéseket, és hogyan kell ezeket jelenteni munkavállalói W-2 nyomtatványok költségei.

Változások az adótörvényben és a költöztetési költségek

A 2017. évi adótörvény (az adócsökkentésekről és az állásokról szóló törvény) tartalmaz néhány módosítást Az alkalmazottak költözési költségeinek levonásai, amelyek a 2025-ig tartó 2018-as adóévre vonatkoznak. Ez a törvény megszünteti a vissza nem térített üzleti költségek, beleértve a költözési költségeket is. Ez azt jelenti, hogy ezek a kiadások már nem vonhatók le a munkavállaló számára az A. mellékletben. a C-vállalatok és az S-vállalatok tulajdonosait is érinti, akik szintén a vállalkozás alkalmazottai.

A vállalkozása költözési költségeinek visszatérítése béren kívüli juttatásnak minősül. Ezek az ellátások a munkavállaló adóköteles munkabére, és be kell számítani a szövetségi jövedelemadó visszatartásába, a FICA-ba (Social Security / Medicare) és a szövetségi munkanélküliségi adóba. Még Önnek is van olyan vállalati szabályzata, amely előírja az alkalmazottaknak, hogy tartsák nyilván a kifizetéseket és adják vissza a felesleges összegeket, ezek a kifizetések továbbra is adókötelesek az alkalmazott számára. költözési költségek, mint adóköteles (W-2) bérek a munkavállaló számára, vállalkozása továbbra is levonhatja e költségek költségét üzleti költségként.

Csak azért, hogy teljesen egyértelmű legyek: 2018-tól 2025-ig minden, az Ön vállalkozása által az alkalmazottaknak fizetett munkavállalói költözési költséget az alkalmazottnak kell adóztatnia. A meg nem térített munkavállalói költözési költségeket az alkalmazott nem vonhatja le különféle kiadásokként. A vállalkozás továbbra is levonhatja ezeket a kifizetéseket üzleti kiadásokként.

Hogyan az alkalmazottak költöztetési költségeinek megtérítésére

Általában minden befizetés, amelyet az alkalmazottaknak fizet, adóköteles, és a munkavállalói költözési költségek kifizetése adóköteles juttatásnak minősül. A 2017. évi adótörvény nem változtatta meg ezt az adózási helyzetet. De elvette annak lehetőségét, hogy a munkáltatók elszámolható terv segítségével (az alábbiakban ismertetjük) visszatéríthessék, hogy elkerüljék, hogy a munkavállaló jövedelemadót fizessen ezen kifizetések után.

Jó ötlet az elszámoltatható terv folyamatának követése a munkavállalói visszatérítések dokumentálása érdekében, így elkerülheti az ellenőrzés során felmerülő problémákat.

Így működik a térítési terv: A munkavállaló fizeti a költségeket, te pedig megtéríted őket. A költségeket tételesen fel kell tüntetni, és csak konkrét költségeket lehet fizetni. A kiadásoknak üzleti célúaknak is kell lenniük.

Az alkalmazottnak fizetnie vagy felmerült költségeket kell teljesítenie, miközben szolgáltatásokat végez a vállalat alkalmazottjaként. Lehet, hogy dokumentálnia kell, hogy a költözésre vállalkozása szükséges. Van néhány könyvelési eljárás is, amelyet be kell tartani.

• A munkavállalónak “ésszerű időn belül megfelelően számolnia kell ezekről a kiadásokról”. Vagyis az alkalmazottnak minden kiadásról nyugtát kell adnia.
• Ha a munkavállalónak előleget fizet e kiadásokra, a munkavállalónak ésszerű időn belül vissza kell térítenie a felesleges pénzt.

Például tegyük fel, hogy elköltözik 5000 dollárt költözési költségekre, és az alkalmazott 3650 dolláros nyugtát ad neked. Az alkalmazottnak csekket kell adnia az egyenlegről (1350 dollár). Ha az elszámolható terv összes kritériuma nem teljesül teljesül, a terv nem elszámoltatható terv. És a “nem levonható kiadások megtérítése” (a munkavállaló részére) és a különféle vagy nem meghatározott kiadások pótlékai a munkavállalót terhelik.

Bérszámfejtési adók és az alkalmazottak költöztetési költségeinek kifizetése

A vállalat által fizetett munkavállalói költözési költségek, még akkor is, ha elszámoltatható tervvel rendelkeznek, visszatartják a szövetségi jövedelemadókat, az FICA adókat (társadalombiztosítás és Medicare), és a szövetségi munkanélküliségi adók.

A W-2 éves adókulcs teljesítésekor be kell jelentenie az ellátás összegét. a munkavállaló előző évre vonatkozó elszámolása.

Annak tisztázása, hogy ezeket a kiadásokat miként vezetik be az alkalmazott W-2 űrlapjára. A fenti példát használjuk, ahol az alkalmazott 5000 dollárt kap költöztetési költségeire, bevételei 3 650 dollárra jutnak, a fennmaradó 1350 dollárt pedig megtartja. A munkavállaló által megtartott összeg adóköteles a munkavállaló számára. Feltételezzük, hogy ezt a kifizetést a az elszámolható tervre vonatkozó követelmények, a fentiek szerint:

• Az adóköteles 1350 USD a W-2 1. rovatában (és a 3., 5. és 16, ha az állam vagy város adóztatja).
• A szövetségi és az állami jövedelemadó-visszatartó és a FICA-adókat ki kell számítani az adóköteles 1350 dollárért, és fel kell tüntetni a W-2 megfelelő rovataiban.
• A 3 650 USD-t (az igazolt összeggel megegyező összeget (például az adózás nélküli részt) meg kell adnia a W-2 űrlap 12. rovatában az „L” kód használatával.

Ennek működéséről bővebben az IRS 15. kiadványában (E körlevél) olvashat.

További pénz adása az alkalmazottaknak a költözéshez Kiadások

Egyes vállalkozások a költözés költségeihez meghatározott összeget adnak az alkalmazottaknak, a költözés típusától és a távolságtól függően. A befizetés továbbra is levonható az üzleti vállalkozás számára üzleti költségként.

Ha meg akarja adni a munkavállalónak a költözési költségeket, és hagyja, hogy az alkalmazott eldöntse, hogyan fogják elkölteni ezt a pénzt, akkor az IRS előírásai szerint nem elszámolható terve van. Ebben az esetben a fentiek szerint , ha nem akarja, hogy a munkavállalónak be kell mutatnia a nyugtákat, akkor a befizetés teljes egészében a munkavállaló számára adóköteles. Ezenkívül a befizetéskor visszatartandó a szövetségi jövedelemadó és a FICA adó is.

Ebben az esetben yo u szeretne egy további összeget hozzáadni a befizetéshez, hogy segítse a munkavállalót a fizetendő további adókban. Ezt hívják “csekk összegyűjtésének”, és azért teszik, hogy a munkavállaló megkapja a fizetés pontos összegét adók után.

Például, ha fizet egy alkalmazottnak 2000 dollár költözési költséget, elvégezhet egy bruttó kalkulációt, amely több mint 2000 dollárt ad az extra adók fedezésére.

Az alkalmazottak költözési költségei levonhatók

Az alkalmazottak költözési költségeinek levonható üzleti költsége a vállalkozása számára.

Az alkalmazottak elmondása a költöztetési költségtérítési tervről

Mint Bármely más munkavállalói juttatás esetén az összes alkalmazottat egyformán kell kezelni. Beállíthat kritériumokat a tervre való jogosultsághoz munkavállalói típusonként (például fizetett vagy óránkénti), de ennél többet nem adhat egy azonos besorolású alkalmazottnak. előny, mint egy másik.

Mindig jó ötlet, hogy ezt a fajta juttatást írásba foglalja, és felvegye az alkalmazottaival folytatott kommunikációba. kézikönyv vagy irányelvek és proc Az edures kézikönyv jó hely a terv leírására. Ne felejtsen el tájékoztatást adni az ellátás adózási vonatkozásairól.

Segítsen az alkalmazottaknak a mozgó költséglevonásokban

Hacsak nem Ön képzett adó-előkészítő , nem szabad adótanácsadást adnia az alkalmazottaknak a jövedelemadókkal kapcsolatban. Ösztönözze alkalmazottait, hogy kapjanak professzionális adótanácsokat, vagy használjanak professzionális adószoftvereket. Íme néhány dolog, amellyel segíthet az alkalmazottaknak megérteni ezt a mozgó költségelőnyöket és az adók hatását :

• Adjon az alkalmazottaknak egy munkahely-áthelyezési csomagot, amely elmagyarázza, hogy a vállalat hogyan és mikor téríti meg a költözési költségeket.
• Adjon lehetőséget az alkalmazottaknak, hogy változtassák meg visszatartásukat (a W-4 űrlapon) az áthelyezési juttatás és az adókötelezettségük elszámolására.

  IRS 521. kiadvány – Költözési költségek

  IRS 15. kiadvány – E körlevél – A munkáltatói adókalauz

  IR B 15b kiadvány – A munkáltatói adókalauz a munkavállalói juttatásokhoz

  Ez a cikk és az ezen az oldalon található összes információ általános információkat tartalmaz, és nem adó- vagy jogi tanácsadás. További részletekért tekintse meg az IRS kiadványait. Minden helyzet sajátos; kérdezzen az adótanácsadójától.