Pourquoi un quorum est-il nécessaire?

Imaginez ce scénario: la veille de votre réunion du conseil de décembre, une tempête de neige provoque tous les vols et empêche tous les membres du conseil sauf deux d’assister. Lors de cette réunion du conseil, les deux membres votent contre trois de leurs confrères et s’attribuent un pouvoir de signature pour tous les chèques de plus de 200 $. Ceci est un exemple exagéré, mais il fait un point important: un quorum garantit qu’un petit nombre de membres du conseil d’administration n’entreprennent pas d’actions non représentatives qui lient l’organisation.

Comment définir un quorum

De nombreuses organisations demandent s’il existe une formule magique pour déterminer ce qui devrait constituer un quorum. Malheureusement, il n’y en a pas. Si les statuts de votre organisation ne définissent actuellement pas votre quorum – qui peut être un nombre ou un pourcentage
de membres – vérifiez d’abord les lois de votre état pour déterminer quelle est l’exigence minimale. De nombreuses lois d’État fixent un quorum à la majorité des membres votants du conseil, mais certaines autorisent un quorum aussi bas qu’un tiers du conseil. Ces lois comprendront également d’autres informations utiles, par exemple si des éléments tels que les procurations ou la délégation de pouvoir de vote sont autorisés.

Il est toujours utile d’envisager les pires scénarios lors de la définition des normes de quorum décisionnel le tableau. Par exemple, un conseil avec 16 membres et une exigence de quorum de 40% signifie qu’une réunion peut être tenue lorsque sept membres sont présents. Ensuite, si les statuts exigent une simple «majorité du quorum» pour voter, quatre membres (une majorité des sept présents) peuvent déterminer le sort d’une question. C’est un quart du conseil qui prend des mesures qui lient le toute l’organisation. Vous devez vous efforcer de définir un nombre de quorum représentatif de l’ensemble du conseil.

Certains conseils établissent un quorum élevé, par exemple à 100 pour cent, dans l’espoir d’assurer une représentation complète. Cela se retourne souvent contre Les conseils d’administration ne parviennent jamais à atteindre le quorum. Il appartient à votre organisation de déterminer quel est le bon équilibre entre la nécessité d’une représentation complète et ce qui est réaliste. Un exemple de politique de quorum est fourni ci-dessous. Veuillez noter qu’il ne s’agit que d’un exemple. Il doit être personnalisé pour répondre aux besoins de votre organisation.

Et si l’atteinte du quorum est un problème fréquent?

Lorsqu’une personne accepte une invitation à siéger à un conseil d’administration, l’obligation numéro un est assister aux réunions. Alors que la plupart des membres du conseil manquent de fr, les problèmes de fréquentation chronique doivent être résolus. Si vous avez constamment du mal à atteindre le quorum, le problème concerne plus d’une ou deux personnes fréquemment absentes – c’est un problème à l’échelle du conseil. Prenez du recul et essayez de déterminer pourquoi les membres manquent des réunions.

• Ne donnent-ils pas la priorité aux réunions dans leur emploi du temps? Si tel est le cas, il est peut-être temps de discuter de l’amélioration de l’assiduité en mettant l’accent sur le devoir de diligence et sur la façon dont une faible assiduité nuit à l’organisation. Certains conseils scolaires aux prises avec l’absentéisme des membres du conseil envisagent d’abaisser le quorum. Il s’agit d’une approche qui, en fin de compte, tente de corriger une mauvaise situation avec un remède pire, en envoyant le mauvais message aux membres sur leur obligation d’assister aux réunions.
• Vos réunions sont-elles correctement structurées? Compte tenu de la charge de travail du conseil et de la structure actuelle, il pourrait être judicieux que le conseil envisage de réduire la fréquence de ses réunions. Et s’il est souvent préférable que les membres assistent aux réunions en personne, l’établissement d’une politique permettant aux membres du conseil d’y assister virtuellement par téléphone ou webcam peut permettre une certaine flexibilité en cas de survenance, comme un voyage d’affaires imprévu?

Exemple de politique de quorum

La majorité des membres du conseil constituera le quorum pour traiter les affaires officielles de la société. Lorsque les membres ne peuvent être physiquement présents, ils peuvent participer pleinement par téléconférence. La technologie doit permettre aux membres du conseil d’entendre le ou les autres membres qui ne sont pas physiquement présents et permettre au (x) membre (s) non physiquement présent d’entendre la discussion du conseil.