RACI-kaavio (RACI-matriisi) selventää rooleja ja vastuita varmistaen, ettei mikään putoa halkeamien läpi. RACI-kaaviot estävät myös sekaannusta osoittamalla selkeän omistajuuden tehtäville ja päätöksille.
RACI-kaavio on helppoa (tässä on alla olevan Excel-tiedosto, katso myös maanantai.com-versiomme täällä).
Laitoksen johtaja ja hänen henkilökuntansa tekivät seuraavan RACI-kaavion parkkipaikan repavointiprojektille –
Edellä olevan RACI-kaavion kolme ensimmäistä riviä kuvaavat kaikkia R-, A-, C- ja I-määritelmiä:
| Tehtävä tai päätös | R, A, C ja I |
|---|---|
| Tunnista urakoitsijat | Ensimmäinen tehtävä on tunnistaa ulkopuoliset urakoitsijat, joille tarjotaan työtä. Tämä vastuu kuuluu projektipäällikölle, mikä tarkoittaa, että hän tekee työn. Projektipäällikön on neuvoteltava (C) pomonsa, kiinteistöpäällikön kanssa tämän tehtävän suorittamisen aikana. Toisin sanoen kiinteistöpäälliköllä on oltava sananvalinta siitä, miten kolme urakoitsijaa valitaan tarjouksiin. |
| Järjestä urakoitsijan vierailut ja tarjoukset | projektipäällikkö vastaa (R) tapaamisesta urakoitsijoiden kanssa ja heidän tarjoustensa saamisesta. Tällöin kiinteistöpäällikölle on tiedotettava vain (I), joten projektipäällikkö voi suorittaa tämän tehtävän ilman valvontaa – hänen on vain pidettävä kiinteistöpäällikkö viestintäsilmukassa. |
| Valitse urakoitsija | Tämä on iso päätös, joka johtaa suuriin käteisvaroihin. Jälleen kerran projektipäällikkö on vastuussa tarjousten tarkistamisesta ja suosituksen antamisesta, mutta toimitilapäällikkö on vastuussa (A) päätöksestä. Toisin sanoen ”pumppu pysähtyy” kiinteistöpäälliköllä, jos töihin valitun urakoitsijan kanssa ilmenee ongelmia. Myös tässä tapauksessa laitoksen johtajalle ja henkilöstöpäällikölle on tiedotettava (I) urakoitsijan valinnasta . |
Huomaa myös, kuinka RACI-kaavio kannustaa vahvaan viestintään tiimin jäsenet, joilla on tietoiset ja konsultoidut roolit. Kiireisessä ympäristössä, jossa useimmat yritykset toimivat, tämä viestintä jätetään usein huomiotta ilman työkalua, kuten RACI.
RACI-kaaviot ovat yksinkertaisia mutta tehokkaita työkaluja selkeän omistajuuden ja viestintävastuut kaikissa tilanteissa – kokeile heitä!
Siirry –
Vinkkejä Excel-mallin täyttämiseen
RACI-määritelmät
RACI-harjoitustiedosto (PPT)
