Jos hallinnoit yritystä, joka on avoinna neljätoista, kuusitoista tai jopa 24 tuntia, miten ajoitat työntekijät ? Saatko yhden joukkueen aina työpäiviin ja toisen joukkueen työpäiviin? Milloin työntekijäsi saavat vapaata?

Kun alat ajatella kaiken logistiikkaa, voit nähdä, kuinka aikataulutuksesta voisi tulla kaoottinen painajainen hyvin nopeasti. Onneksi tähän ongelmaan on yksinkertainen ratkaisu: vuorottelu.

Kiertävän aikataulun mukaan työntekijät työskentelevät päivävuorossa yhden tai kahden viikon ajan ja siirtyvät sitten yövuoroon yhden tai kahden viikon ajaksi. . Tämä pitää kaikki käyttötunnit katettuna ja antaa työntekijöillesi silti säännöllistä vapaata.

Pyörivästä vuorosta on hyötyä myös ravintoloille, joissa päivällispalvelu voi ansaita enemmän rahaa kuin lounaspalvelu. Jos rajoitat yhden joukkueen vähemmän toivottavaan muutokseen, se voi vaikuttaa vakavasti työntekijöiden moraaliin ja tuottavuuteen.

Vuorotteleva aikataulu antaa kaikille tiimin jäsenille mahdollisuuden selata sekä illallis- että lounaspalvelua.

Olemme luoneet tämän oppaan näyttämään sisään- ja Pyörivän vuoron aikataulun poikkeamat, mukaan lukien edut ja haitat, ja kuinka asettaa oma pyörivä aikataulu. Aloitetaan.

Mikä on pyörivä vaihto?

Pyörivä vuorotyö – tai pyörivä vuoro Lyhyesti sanottuna – on aikataulutusjärjestelmä, jossa työntekijät liikkuvat päivävuoron, yövuoron ja mahdollisesti tarvittavien vaihtovuorojen aikana.

Pyörivän vuoron ”vastakohta” on kiinteä Kiinteä aikataulu tarkoittaa, että yksi työntekijäryhmä työskentelee päivävuorossa, yksi ryhmä yövuorossa ja yksi ryhmä vuorovuorossa. Kiinteä aikataulu ei muutu, joten työntekijät työskentelevät aina kyseisinä aikoina, ellet siirrä heidät tarkoituksella toiseen vuoroon.

Tarkastelemme lyhyttä kuvaa, jotta voisit ymmärtää pyörivää muutosta paremmin. Oletetaan, että sinulla on ravintola, joka toimii klo 8–12. Ravintola ei välttämättä ole auki kaikkien näiden 16 tunnin ajan, mutta työntekijät valmistelevat ja siivoavat ainakin näiden aikojen välillä.

Yksinkertaisin tapa suunnitella työntekijöitä on jakaa kuusitoista tuntia kahteen kahdeksan tunnin vuoroon. Ensimmäinen vuoro kestää klo 8-16. Toinen vuoro kestää klo 16.00. klo 12.00

Palataan siis yhteen kysymykseen, jonka esitimme alussa: saitko yhden joukkueen työskentelemään aina öinä ja toisen tiimin aina työpäivinä? Toimistotyössä tai valmistuksessa tämä voi olla paras valinta, koska yksi vuoro on aivan kuten mikä tahansa muu.

Mutta yrityksille, kuten ravintoloille, yksi vuoro voi ansaita enemmän rahaa kuin muut. Yhden työntekijäryhmän rajoittaminen vähemmän toivottavaan vuoroon ei ole hyvä tapa kasvattaa tuottavaa tiimiä.

Voit varmistaa, että kaikki työntekijät voivat työskennellä palkkatasollisemmalla palkkatasolla. . Pyörivässä vuorojärjestelmässä, yksi viikko, joukkue A työskentelee alkuvuorossa (klo 8–16), kun taas joukkue B työskentelee loppuvuorossa (klo 16–12).

Ensi viikolla joukkue B työskentelee alkuvuorossa ja joukkue A sulkuvuorossa. Seuraavalla viikolla joukkue A on taas alkuvaiheessa, kun taas joukkue B on loppuvuorossa. Tämä on pyörivän muutoksen laaja aivohalvaus.

Tässä oppaassa kerrotaan jälleen, kuinka saada se toimimaan yrityksellesi. Tarkastellaan ensin ensin pyörivän siirron etuja ja haittoja.

Pyörivän siirron edut

Ravintolan kiertävä vuoroaikataulu antaa kaikille mahdollisuuden työskennellä sekä korkean dollarin työssä (päivällispalvelu) että päivävuorossa (lounas). Sallimalla kaikkien työntekijöiden työskennellä säännöllisesti korkean dollarin muutoksella on kaksi tärkeää tarkoitusta:

• Se pitää työntekijät sitoutuneina, koska he tietävät saavansa osuutensa kiireisistä vuoroista.
• Se antaa kaikille työntekijöille mahdollisuuden oppia työskentelemään ruuhka-aikoina.

Vastaavasti pyöriminen tasaisesti vanhimmat ja ammattitaitoisimmat työntekijät päivävuorossa auttavat luomaan lounaspalvelun vahvana asiakaskokemuksena. Se voi lisätä myyntiä ja olla hyvä kaikille – sekä työntekijöille että yrityksille.

Toinen vuorottelevan edun etu on, että se antaa sinulle aikaa kouluttaa kaikkia työntekijöitäsi ilman, että tarvitset illallispalvelua. Aukioloajat ovat tyypillisesti vähemmän kiireisiä kuin iltapäivä- ja ilta-ajat, joten lyhyt koulutustapaaminen on helpompi järjestää aamulla.

Joukkue A hyötyy harjoituksesta yhden viikon ja joukkue B hyötyy harjoituksesta seuraavalla viikolla.

Pyörivän vuoron haitat

Pyörivän vuoron ensisijainen haittapuoli on, että työntekijät saattavat mieluummin pitää yhtenäistä aikataulua (kiinteä vuoro). Kun työntekijäsi on kiinteässä työssä, loppuelämän suunnittelusta tulee paljon yksinkertaisempaa.

Tämä johtuu siitä, että työntekijä tietää olevansa aina työpäiviä tai aina öitä. Heidän ei tarvitse seurata, mikä viikko on tällä hetkellä vuorottelussa.

Pyörivän vuoron toinen haitta on fyysinen vaikutus, joka sillä voi olla työntekijöihisi. Kehosi toimii 24 tunnin jaksolla (vuorokausirytmissäsi), jossa aktiivisuus päivällä ja unen hidastaminen ilta-aikana on ”luonnollista”.

Päivittäisen rytmin pakottaminen vaihtamaan – tekemällä yövuoroa – voi aiheuttaa unihäiriöitä, ruoansulatuskanavan häiriöitä ja sydän- ja verisuonihäiriöitä. Jotkut ihmiset voivat sopeutua kahdessa tai kolmessa päivässä, kun taas toiset vievät kauemmin. rytmit eivät koskaan muutu.

Yksi tapa tehdä sopeutuminen pyörivään työhön työntekijöiden kehossa on pidentää kiertovuoroa kahteen tai kolmeen viikkoon yhden sijasta. Tämä tarkoittaisi, että joukkue A työskentelee Avausvuoro kaksi viikkoa ja joukkue B työskentelee loppuvuoroa kaksi viikkoa. Sitten joukkue B työskentelee Avausvuoroa kaksi viikkoa ja A-ryhmä Loppuvuoroa.

Seuraavana kuukautena sykli alkaa uudelleen . On myös tärkeää saada palautetta työntekijöiltäsi siitä, mikä järjestelmä toimii heille parhaiten.

Pyörivän työn asettaminen

Peruskierrosaikataulu on yllä mainittu, jossa joukkueet A ja B vaihtavat kahden viikon välein. Valitettavasti tämä skenaario on vähän liian yksinkertainen. Sinun on otettava huomioon, kuinka monta päivää viikossa työntekijät työskentelevät. Sinun on myös otettava huomioon viikonloput, vapaa-aika ja vastaavat.

Näytämme sinulle, miten määritetään nk. ”2-2 3-2 2-3” pyörivä vuoroaikataulu. Tämä pyörivä vuoro saa nimensä päivien mallista, jonka kukin työntekijä työskentelee:

• Kaksi päivää tai yötä, kaksi pois (2-2)
• Kolme päivää tai yötä, kaksi vapaata (3-2)
• Kaksi päivää tai yötä, kolme pois (2-3)

Valaisemaan 2-2 3-2 2-3 -aikataulua palataan tämän artikkelin alussa käytettyyn ravintolan esimerkkiin. Tässä ovat ravintolan yksityiskohdat:

• Ravintola on avoinna kuusitoista tuntia päivässä.
• Se on avoinna seitsemän päivää viikossa.
• Se työllistää neljäkymmentä ihmistä eri tehtävissä.
• Vuorossa tarvitaan kymmenen työntekijää.
• Koko päivän toiminta vaatii kahta vuoroa.

Kun nämä yksityiskohdat on määritetty, voimme nyt luo pyörivä aikataulu.

1) Jaa neljäkymmentä työntekijää neljään joukkueeseen

Oletetaan, että täytät kaksi kokkia, kaksi ruokajuoksijaa, neljä palvelinta, yhden baarimikon ja yhden isännän pois vuorosi. Jokaisen tiimin tulisi koostua työntekijöistä, jotka voivat tehdä kyseisiä töitä.

Voit vaihtaa kokkeja, palvelimia tai baarimikkoja joukkueiden kesken, jotta asiat todella pyörivät, mutta toistaiseksi vain aseta kaikki yhteen joukkueeseen ja jätä heidät sinne . Tätä ohjetta varten merkitsemme joukkueet A, B, C ja D.

2) Määritä joukkueet yhteen neljästä pyörivästä vuoroaikataulusta

Tämä vuorotteleva aikataulu perustuu kahden viikon kiertoon. Tämä tarkoittaa, että jokainen joukkue työskentelee tietyssä vuorossa kahden viikon ajan ennen vaihtamista.

Jos olet tasapainottanut joukkueitasi taitavasti, ei ole väliä mikä joukkue menee mihin vuoroon. Joukkueita kierretään läpi kaikki neljä muutaman viikon välein. Tässä on esimerkki. D = päivävaihto, N = yövuoro, O = pois päältä ja väliviiva osoittaa uuden viikon.

1. Joukkue A: DDOODDD – OODDOOO – NNOONNN – OONNOOO
2. Joukkue B: NNOONNN – OONNOOO – DDOODDD – OODDOOO
3. Joukkue C: OONNOOO – DDOODDD – OODDOOO – NNOONNN
4. Joukkue D: OODDOOO – NNOONNN – OONNOOO – DDOODDD

Kaikki pyörivät saman päivän, yön, ja vapaa-aika. Ne alkavat vain eri pisteistä niin, että kaikki päivät ja kellonajat ovat peitossa.

Muita yleisiä pyörivän siirtymäaikataulun tyyppejä

Tämän osan yleiset vuorotteluaikataulutyypit käyttävät joko 10 tunnin tai 12 tunnin vuoroa, jotta saat kattavuuden 24/7 tarvittaessa.

Jos yrityksesi ei ole auki 24 tuntia vuorokaudessa, voit muuttaa näitä aikatauluja vastaamaan sinulle ja työntekijöillesi sopivaa työaikaa.

DuPont

DuPontin vuorottelussa käytetään neljää joukkueet työskentelevät kahdessa 12 tunnin vuorossa.

Jokainen joukkue työskentelee neljän viikon jaksolla, joka koostuu:

• Neljä yötä tai iltaa PÄÄLLÄ
• Kolme päivää pois päältä
• Kolme päivää PÄÄLLÄ
• Yksi päivä POIS
• Kolme yötä tai iltaa PÄÄLLÄ
• Kolme päivää POIS PÄÄLTÄ
• Neljä päivää PÄÄLLÄ
• Seitsemän päivää POIS PÄÄLTÄ

Tämän tyyppisessä vuorottelussa aikataulun mukaan tiimin jäsenet työskentelevät keskimäärin 42 tuntia viikossa, joten sinun on pidettävä silmällä ylityötuntia työvoimakustannusten hallitsemiseksi.

Pitman

Kuten DuPont-aikataulu, Pitman-aikataulu käyttää neljä joukkuetta, jotka työskentelevät kahdessa 12 tunnin vuorossa.

Pitmanissa jokainen joukkue kuitenkin työskentelee kahden viikon jaksolla, joka näyttää tältä (”D” = päivät, ”O” = pois, ”N” = Nights):

• Joukkue 1: DDOODDD-OODDOOO
• Joukkue 2: NNOONNN- OONNOOO

Joukkue 3: OODDOOO-NNOONNN

• Joukkue 4: OONNOOO-DDOODDD

Pitmanin kanssa, voit joko pitää työvaiheet samoina seuraavassa neljän viikon jaksossa tai kiertää joukkueet toiseen muotoon (esim. joukkue 2 toimii DDOODDD-OODDOOO ja joukkue 4 toimii NNOOONNN-OONNOO).

Keskimäärin , työntekijät työskentelevät Pitman-aikataulussa 42 tuntia viikossa.

24-48

24-48-työmalli (alias ABC) käyttää kolmea tiimiä, jotka työskentelevät vuorokauden ympäri.

24-48-aikataulussa jokainen joukkue työskentelee kolmen päivän jakson, joka koostuu seuraavista osista:

• 24 tuntia PÄÄLLÄ
• 48 tuntia POIS

Joten joukkue 1 (tai A) toimii maanantaina ja sitten on tiistai ja keskiviikko vapaalla. Joukkue 2 (tai B) toimii tiistaina ja sen jälkeen keskiviikko ja torstai ovat poissa. Joukkue 3 (tai C) toimii keskiviikkona ja sen jälkeen torstai ja perjantai on poissa.

4-3

4-3-aikataulussa käytetään kuutta joukkuetta, jotka työskentelevät päällekkäisissä 10 tunnin vuoroissa 24 / 7 kattavuus. Voit räätälöidä 4-3-aikataulun kattamaan yrityksesi avoinna olevan ajan.

4-3-aikataulussa kukin tiimi työskentelee kolmen viikon jaksolla, joka koostuu seuraavista osista:

• Neljä päivää PÄÄLLÄ (ensimmäinen vuoro)
• Kolme päivää pois päältä
• Neljä päivää PÄÄLLÄ (toinen vuoro)
• Kolme päivää POIS PÄÄLTÄ
• Neljä päivää ON (kolmas vuoro)

Tämä aikataulutyyppi on hyödyllinen, koska tiimit ovat päällekkäisiä työaikojen kanssa. Voit käyttää tätä päällekkäisyyttä kattamaan korkean aktiivisuuden jaksot.

6-4 6-4 6-4

Aikataulussa 6-4 6-4 6-4 käytetään viittä joukkuetta, jotka työskentelevät päällekkäisissä 10 tunnin vuoroissa. Tässä vuoro-ohjelmassa jokainen joukkue työskentelee 30 päivän jaksolla, joka koostuu seuraavista osista:

• Kuusi päivää PÄÄLLÄ (ensimmäinen vuoro)
• Neljä päivää POIS
• Kuusi päivää PÄÄLLÄ (toinen vuoro)
• Neljä päivää POIS
• Kuusi päivää PÄÄLLÄ (kolmas vuoro)
• Neljä päivää POIS

5-3 5-4 5-3

Vuorotteleva 5-3 5-4 5-3 -aikataulu käyttää viittä päällekkäisissä vuoroissa työskentelevää tiimiä tarjoamaan yrityksellesi kattavan kattavuuden.

5-3 5-4 5-3 -taulukossa jokainen joukkue työskentelee 25 päivän jakson, joka koostuu seuraavista osista:

• Viisi päivää PÄÄLLÄ (ensimmäinen vuoro)
• Kolme päivää pois päältä
• Viisi päivää PÄÄLLÄ (toinen vuoro)
• Neljä päivää POIS
• Viisi päivää PÄÄLLÄ (kolmas vuoro)
• Kolme päivää POIS PÄÄLTÄ

5-3 5: n keskeinen muuttuja -4 5-3 aikataulu on, että voit sekoittaa vuoroja viikosta toiseen. Joukkueiden ei tarvitse työskennellä ensimmäisessä, sitten toisessa, sitten kolmannessa. Voit asettaa sen siten, että joukkue 1 työskentelee ensimmäisen vuoron viikossa, kolmannen vuoron seuraavalla viikolla ja toisen vuoron viime viikolla.

4-2 4-3 4-3

4-2 4-3 4-3 -aikataulussa käytetään viittä tiimiä, jotka työskentelevät päällekkäisissä vaihtelevissa pituuksissa, jotta yrityksesi olisi kattava koko työpäivän ajan.

4-2 4-3 4-3 -aikataulussa , jokainen joukkue työskentelee 20 päivän jaksolla, joka koostuu seuraavista osista:

• Neljä päivää PÄÄLLÄ (ensimmäinen vuoro)
• Kaksi päivää POIS
• Neljä päivää PÄÄLLÄ (toinen vuoro)
• Kolme päivää POIS
• Neljä päivää PÄÄLLÄ (kolmas vuoro)
• Kolme päivää POIS PÄÄLTÄ

Jos yrityksesi on auki 24 tuntia vuorokaudessa, jokainen vuoro kestää 10 tuntia. Kymmenen tunnin työpäivä tarjoaa tietyt ajat, jolloin ylimääräistä työvoimaa on läsnä lisääntyneen aktiivisuuden kattamiseksi. Voit lyhentää kunkin vuoron pituutta, jos et tarvitse päällekkäisyyttä.

Käytä aikataulun järjestämistä oikealla työkalulla

Päätätkö käyttää kiinteää vuoroaikataulua , vuorotteleva aikataulu, jaettu työvuoro tai jopa pakattu työviikko yrityksellesi, tarvitset edelleen oikean työkalun, jotta aikataulujärjestelmäsi onnistuu.

Kehitimme Slingin virtaviivaistamaan aikataulutusprosessia ja tekemään edes monimutkaisin pyörivä vuoroaikataulu kulkee kuin kellokoneisto.

Ja Slingissä on kyse muutakin kuin vain nimien liittämisestä aikaväleihin. Kyse on siitä, että työsi jokainen osa – aikataulusta ja jakelusta viestintään ja seurantaan – on helpompaa ja nopeampaa.

Slingin tarjoamien intuitiivisten ja hyvin järjestettyjen ajoitustyökalujen avulla on helppo luoda selkeitä, helposti käsiteltäviä lukea aikataulut vain muutamalla hiiren napsautuksella tai napauttamalla näyttöä. Ja Slingin pilvipohjainen alusta virtaviivaistaa aikataulun lähettämistä kaikille sitä tarvitseville. Lähetä vain aikataulusi pilveen kaikkien nähtäväksi.

Voit jopa hallita tarkalleen, kuka voi tarkastella aikataulua ja kuka voi tehdä siihen muutoksia. Sinun tarvitsee vain antaa henkilöille lupa tai lähettää heille linkki. Sitten he voivat kirjautua sisään Slingiin tarkastellakseen tai muokkaamalla aikataulua milloin ja missä tahansa.

Slingin pilvipohjainen ohjelma tarjoaa myös keskeisen sijainnin, jossa työntekijät voivat ilmoittaa milloin he ovat töissä. Sling näyttää sitten muistutuksia kaksinkertaisista varauksista, aikakatkaisupyynnöistä ja saatavuudesta, kun luot aikataulua.

Mutta muista, että Sling on enemmän kuin vain aikataulutus. Sisäänrakennetun aikataulunvalmistajansa lisäksi Sling tuo yhteen kaksi lisätyökalua, jotka helpottavat työelämääsi: ajanseurannan ja työvoimakustannusten hallinnan.

Työviikon aikana Slingin ainutlaatuiset ajanseurantaominaisuudet mahdollistavat muuttaa minkä tahansa puhelimen, tabletin tai tietokoneen täysin toimivaksi kelloksi, jota työntekijät voivat käyttää sisään- ja uloskirjautumiseen.

Sling jopa ilmoittaa sinulle (ja heille) tulevista vuoroista ja siitä, onko työntekijä on myöhässä tai unohdin kirjautua sisään.

Työviikon lopussa kaikki on vain muutama napsautus tai napautus työntekijöiden työaikataulujen vieminen palkanlaskua varten kestää. Yksinkertaisesti tarkista aikataulut, muokkaa ja hyväksy ja lähetä ne sitten valitsemallesi kolmannen osapuolen ohjelmalle saumattomaan palkanlaskentaan ja jakeluun.

Voit sitten palata takaisin ja käyttää Slingin työvoimakustannustyökaluja mittaamiseen, hallintaan ja optimoi menosi aikataulun mukaan.

Ei enää loputtomia tarkistuksia, joilla yritetään purkaa kaikki tarvittavat muutokset ja työ nykyisen budjettisi alle. Yksi aikataulun läpikäynti ja tiedät, oletko ylittänyt työvoimakustannuksesi. Sitten on vain muutama klikkaus täällä ja siellä, jotta kulutuksesi saadaan takaisin mustaan.

Kaikki tämä ja enemmän auttaa johtajia yhdistämään tiimit, pitämään kaikki ajan tasalla ja sitoutuneina ja rakentamaan paremman työkulttuurin riippumatta aikataulu, jota he käyttävät.