La función de los departamentos de recursos humanos es administrativa y común a todas las organizaciones. Las organizaciones pueden haber formalizado procesos de selección, evaluación y nómina. La gestión del «capital humano» se ha convertido en un proceso imperativo y complejo. La función de recursos humanos consiste en realizar un seguimiento de los datos de los empleados existentes, que tradicionalmente incluyen antecedentes personales, habilidades, capacidades, logros y salario. Para reducir la carga de trabajo manual de estas actividades administrativas, las organizaciones comenzaron a automatizar electrónicamente muchos de estos procesos mediante la introducción de sistemas de gestión de recursos humanos especializados.
Los ejecutivos de recursos humanos dependen de profesionales de TI internos o externos para desarrollar y mantener un HRMS integrado. . Antes de que evolucionaran las arquitecturas cliente-servidor a finales de la década de 1980, muchos procesos de automatización de RR.HH. estaban relegados a computadoras centrales que podían manejar grandes cantidades de transacciones de datos. Como consecuencia de la alta inversión de capital necesaria para comprar o programar software propietario, estos HRMS desarrollados internamente se limitaron a organizaciones que poseían una gran cantidad de capital. La llegada del cliente-servidor, el proveedor de servicios de aplicaciones y el software como servicio (SaaS) o los sistemas de gestión de recursos humanos permitieron un mayor control administrativo de dichos sistemas. Actualmente, los sistemas de gestión de recursos humanos tienden a abarcar:
- Retención de personal
- Contratación
- Incorporación & Offboarding
- Administración
- Gestión de la nómina
- Seguimiento y gestión de los beneficios de los empleados
- Planificación de recursos humanos
- Gestión de reclutamiento / aprendizaje
- Evaluación y gestión del desempeño
- Autoservicio para empleados
- Gestión de horarios y turnos
- Gestión de ausencias
- Licencia gestión
- Informes y análisis
- Reasignación de empleados
- Manejo de quejas siguiendo precedentes
El módulo de nómina automatiza el proceso de pago mediante la recopilación de datos sobre el tiempo y la asistencia de los empleados, el cálculo de varias deducciones e impuestos y la generación de cheques de pago periódicos e informes de impuestos de los empleados. Los datos generalmente se obtienen de los módulos de recursos humanos y cronometraje para calcular el depósito automático y las capacidades de emisión manual de cheques. Este módulo puede abarcar todas las transacciones relacionadas con los empleados, así como integrarse con los sistemas de administración financiera existentes.
El módulo de tiempo y asistencia reúne el tiempo estandarizado y los esfuerzos relacionados con el trabajo. Los módulos más avanzados brindan una amplia flexibilidad en los métodos de recopilación de datos, las capacidades de distribución de la mano de obra y las funciones de análisis de datos. El análisis de costos y las métricas de eficiencia son las funciones principales.
El módulo de administración de beneficios proporciona un sistema para que las organizaciones administren y rastreen la participación de los empleados en los programas de beneficios. Estos generalmente abarcan seguros, compensación, participación en las ganancias y jubilación.
El módulo de gestión de recursos humanos es un componente que cubre muchos otros aspectos de recursos humanos, desde la solicitud hasta la jubilación. El sistema registra datos demográficos básicos y de direcciones, selección, capacitación y desarrollo, gestión de capacidades y habilidades, registros de planificación de compensación y otras actividades relacionadas. Los sistemas de vanguardia brindan la capacidad de «leer» aplicaciones e ingresar datos relevantes en los campos de base de datos aplicables, notificar a los empleadores y proporcionar administración y control de puestos. La función de gestión de recursos humanos implica el reclutamiento, colocación, evaluación, compensación y desarrollo de los empleados de una organización. Inicialmente, las empresas usaban sistemas de información basados en computadoras para:
- producir cheques de pago e informes de nómina;
- mantener registros de personal;
- perseguir la gestión del talento.
El reclutamiento en línea se ha convertido en uno de los principales métodos empleados por los departamentos de RR.HH. para reunir candidatos potenciales para los puestos disponibles dentro de una organización. Los sistemas de gestión de talentos, o módulos de contratación, ofrecen una solución de contratación integrada para HRMS que normalmente abarca:
- analizar el uso del personal dentro de una organización;
- identificar a los candidatos potenciales;
- reclutamiento a través de listados orientados a la empresa;
- reclutamiento a través de sitios de reclutamiento en línea o publicaciones que comercializan tanto a reclutadores como a solicitantes;
- análisis dentro del proceso de contratación (tiempo para contratar, fuente de contratación, rotación);
- gestión de cumplimiento para garantizar que los anuncios de empleo y la incorporación de candidatos sigan las regulaciones gubernamentales.
El costo significativo incurrido en mantener un esfuerzo de reclutamiento organizado, cruzado -Publicar dentro y a través de bolsas de trabajo generales o específicas de la industria y mantener una exposición competitiva de las disponibilidades ha dado lugar al desarrollo de un módulo dedicado del sistema de seguimiento de candidatos (ATS).
El módulo de capacitación proporciona un sistema para organizaciones para administrar y rastrear la formación de los empleados esfuerzos de desarrollo y desarrollo.El sistema, normalmente llamado «sistema de gestión del aprendizaje» (LMS) si es un producto independiente, permite a RR.HH. realizar un seguimiento de la educación, las calificaciones y las habilidades de los empleados, además de describir qué cursos de capacitación, libros, CD, aprendizaje basado en la web o Hay materiales disponibles para desarrollar qué habilidades. Luego, los cursos se pueden ofrecer en sesiones de fechas específicas, con delegados y recursos de capacitación mapeados y administrados dentro del mismo sistema. Los sofisticados LMS permiten a los gerentes aprobar la capacitación, los presupuestos y los calendarios junto con la gestión del desempeño y las métricas de evaluación.
El módulo de autoservicio para empleados permite a los empleados consultar datos relacionados con recursos humanos y realizar algunas transacciones de recursos humanos en el sistema. Los empleados pueden consultar su registro de asistencia desde el sistema sin pedir la información al personal de recursos humanos. El módulo también permite a los supervisores aprobar O.T. solicitudes de sus subordinados a través del sistema sin sobrecargar la tarea en el departamento de recursos humanos.
Muchas organizaciones han ido más allá de las funciones tradicionales y han desarrollado sistemas de información de gestión de recursos humanos, que apoyan el reclutamiento, la selección, la contratación, la colocación laboral, el desempeño evaluaciones, análisis de beneficios para empleados, salud, seguridad y protección, mientras que otros integran un sistema de seguimiento de candidatos subcontratado que abarca un subconjunto de los anteriores.
El módulo de análisis permite a las organizaciones extender el valor de una implementación de HRMS al extraer datos relacionados con RR.HH. para utilizarlos con otras plataformas de inteligencia empresarial. Por ejemplo, las organizaciones combinan métricas de recursos humanos con otros datos comerciales para identificar tendencias y anomalías en la plantilla con el fin de predecir mejor el impacto de la rotación de empleados en la producción futura.
En la actualidad, existen muchos tipos de HRMS o HRIS, algunos de los cuales son típicamente paquetes de software basados en máquinas locales; el otro tipo principal es un sistema en línea basado en la nube al que se puede acceder a través de un navegador web.
El módulo de capacitación del personal permite a las organizaciones ingresar, rastrear y administrar la capacitación de empleados y personal. Cada tipo de actividad se puede registrar junto con los datos adicionales. El desempeño de cada empleado o miembro del personal se almacena y se puede acceder a él a través del módulo de análisis.
El módulo de reasignación de empleados es una funcionalidad adicional reciente de HRMS. Este módulo tiene las funciones de transferencia, promoción, revisión de pago, redesignación, delegación, confirmación, cambio de modo de pago y formulario de carta.
