Para que las empresas recuerden cómo les fue en el pasado, deben seguir un determinado conjunto de pasos para verificar que sus datos financieros sean precisos. Estos pasos se denominan comúnmente ciclo contable porque, una vez finalizado cada período contable, las empresas repiten los mismos pasos básicos.

El objetivo de los pasos del ciclo contable es garantizar que cada centavo que cambia de manos durante el período contable se contabilice correctamente y se refleje en los estados financieros de una empresa. Los estados financieros sirven como el registro histórico definitivo para una empresa, y hay mucho en juego para hacerlo bien. Partes externas como bancos, inversionistas y el IRS revisarán sus estados financieros para decidir cosas como si le otorgarán un préstamo o si pagó la cantidad correcta en impuestos.

Puede pensar en el ciclo contable como una lista de verificación que debe completarse al final del período contable. Cuando todos los pasos estén marcados, puede pasar al siguiente período contable con una pizarra limpia.

Un período contable puede ser un mes, un trimestre o un año, según la frecuencia con la que su empresa necesite informes financieros.

Antes de revisar cada paso del ciclo y los términos contables asociados con cada uno, es importante recordar que este proceso se originó cuando los contadores completaron estos pasos a mano en libros de contabilidad y diarios físicos. Destacaremos cuáles de estos pasos ocurren ahora entre bastidores gracias a las computadoras, pero repasaremos cada uno de ellos para que comprenda completamente el proceso.

Pasos del ciclo contable

Dependiendo de a quién le pregunte, puede haber entre seis y nueve pasos en el ciclo contable. Algunos prefieren consolidar unos pocos pasos en uno, pero en realidad es una cuestión de preferencia personal. En aras de la simplicidad, comenzaremos mostrándole la versión larga del ciclo contable, con cada paso desglosado claramente.

Identifique las transacciones

Paso uno: recopile toda la información que tenga sobre cada transacción que tuvo lugar durante el período. Con suerte, usted o su contable estarán haciendo esto durante todo el período en lugar de esperar hasta que termine el mes y luchar para encontrar los recibos.

Recuerda que cuando reconoces ingresos y gastos depende del tipo de contabilidad que uses. Si utiliza la contabilidad de caja, buscará cada vez que ese efectivo cambie de manos durante el período. Si utiliza la contabilidad de acumulación, solo reconocerá las transacciones financieras cuando se incurra en ellas.

Registrar transacciones

En los viejos tiempos, registrar una transacción significaba escribir la transacción en los diarios correspondientes. Estos diarios, o «libros», son la forma en que la contabilidad obtuvo su nombre. Según la contabilidad de doble entrada, cada transacción debe registrarse como crédito y débito en diarios separados.

Ahora, siempre que usted clasifique la transacción en su software de contabilidad, el resto ocurrirá más o menos automáticamente.

Publicar en el libro mayor

Otro sello distintivo de los días pasados es el libro mayor. El libro mayor era un lista maestra de todas las transacciones. Si se produjera un incendio en su back office, esto sería lo que debería guardar. Después de registrar una transacción en los diarios correspondientes, también la agregaría al libro mayor.

Gracias a la magia de Internet y la automatización, el libro mayor ahora vive en el fondo del ciclo contable actual. Ha pasado de ser un libro físico a una parte de la nube, y los contadores realmente no tienen que tocarlo.

Calcular el saldo de comprobación no ajustado

Los primeros tres pasos del ciclo contable pueden (una d debe) tener lugar durante todo el período contable. El cálculo del saldo de prueba no ajustado es el primer paso que solo puede tener lugar una vez finalizado el período y todas las transacciones han sido identificadas, registradas y contabilizadas en el libro mayor.

Crear un balance de prueba sin ajustar es similar a revisar su tarea. Debido a que cada transacción se registra como un débito y un crédito, el objetivo de este paso es garantizar que su saldo de débito total y su saldo de crédito total sean iguales. Si no es así, algo se perdió o se clasificó incorrectamente. Es normal descubrir anomalías en esta etapa. Las facturas que esperaba que le pagaran (pero no lo hicieron) pueden deshacerlo. Los pagos que esperaba que sus proveedores recaudaran (pero no lo hicieron) también pueden causar problemas.

Cualquiera que sea el caso, un balance de prueba sin ajustar simplemente le muestra todos sus débitos y créditos en una tabla.Y si no suman la misma cantidad, puede usar esta tabla para comenzar a investigar por qué.

Realizar ajustes de entradas de diario

Este paso simplemente resuelve cualquier anomalía que se encuentre. Primero, identifica qué está causando que los débitos y créditos estén desalineados. Luego, realiza entradas de diario para corregirlos.

Cree un balance de prueba ajustado

A continuación, es hora de verificar su trabajo por última vez con la ayuda de un balance de prueba ajustado. Esta tabla muestra su saldo de prueba sin ajustar, sus entradas de ajuste y sus cantidades ajustadas. Es el paso final antes de crear estados financieros, por lo que vale la pena verificar todo el triple.

Cree estados financieros

Sus estados financieros son el producto más importante que recibirá como resultado del ciclo contable. El estado de resultados y el balance general son registros precisos de lo que sucedió en su negocio durante el último ciclo contable. (El estado de flujo de efectivo no es obligatorio, pero recomendamos hacer uno de esos también).

Son documentos importantes para cualquier persona ajena a su empresa que necesite poder comparar su empresa con otras ( inversores, prestamistas, etc.), pero también son increíblemente valiosos para los dueños de negocios. Saber cómo leer e interpretar sus estados financieros puede ayudarlo a estar al tanto de las finanzas de su empresa y a elaborar estrategias para el crecimiento.

Realizar entradas de cierre

El último paso del ciclo contable es realizar entradas de cierre y preparar su negocio para el próximo ciclo contable. Esto significa cerrar cuentas temporales como ingresos y gastos y plegarlas en cuentas permanentes, como ganancias retenidas.

Una vez que se completa este paso final, puede comenzar todo el proceso de nuevo.

El ciclo contable & Tecnología

Hemos señalado áreas en las que la tecnología ha dejado a un lado algunos aspectos del ciclo contable. En otras palabras, si bien esos pasos todavía se están dando hasta cierto punto, la contabilidad automatizada los ha hecho menos relevantes para los contadores y propietarios de negocios que no necesitan tomar medidas directas para completar esos pasos.

Si tuviéramos que mirar el ciclo contable a través de la lente de un contador hoy, el proceso sería un poco diferente. Por ejemplo, el libro mayor general no existe en la misma forma en la actualidad, por lo que no es necesario registrar transacciones en él.

Incluso la idea de ajustar los balances de prueba se simplifica. Aunque el proceso es prácticamente el mismo, el software de contabilidad puede ayudar a identificar variaciones y pedir a los usuarios que ayuden a conciliarlas sin crear balances de prueba explícitos.

El ciclo contable refleja las reglas y los procesos que todas las empresas deben seguir para tener cifras precisas, por lo que es importante conocer todos los pasos, incluso los que se llevan a cabo entre bastidores. Sin embargo, a medida que la tecnología y la contabilidad continúan mezclándose, el ciclo contable continúa volviéndose mucho menos manual y significativamente más rápido.

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