Martha trabaja para un abogado que usa mucho Control de cambios cuando trabaja con clientes. Le molesta tener que desactivar el formateo de pistas todo el tiempo. (No quiere que se realice un seguimiento de los cambios de formato simples). Además, cuando le pasa el documento a un cliente (por correo electrónico), si no sabe cómo desactivar el seguimiento de los cambios de formato, el documento devuelto siempre es lleno de cambios de formato de seguimiento. Martha se pregunta si hay alguna manera de desactivar el seguimiento de los cambios de formato para siempre.

Cuando activa el seguimiento de cambios en Word, el programa realiza un seguimiento de muchos cambios que realiza. Una categoría de cambios que puede rastrear son los cambios de formato. Afortunadamente, puede controlar los tipos de cambios que realiza Word. Esto es lo que hace Martha: desactiva una categoría específica de cambios (formato) para que Word no los rastree; solo rastrea otros tipos de cambios.

Cómo ajusta las categorías de cambios que Word pistas varía según la versión de Word que esté usando. Para desactivar el seguimiento del formato, debe seguir estos pasos si está usando Word 2007 o Word 2010:

1. Asegúrese de que la pestaña Revisar de la cinta se muestra.
2. Haga clic en la flecha hacia abajo debajo de la herramienta Control de cambios (en el grupo Seguimiento) y luego haga clic en Cambiar opciones de seguimiento. Word muestra el cuadro de diálogo Opciones de control de cambios (consulte la Figura 1. )



Figura 1. Cuadro de diálogo Opciones de control de cambios.

3. Desmarque la casilla de verificación Seguimiento de formato .
4. Haga clic en Aceptar.

Si está utilizando Word 2013, siga estos pasos en su lugar:

1. Asegúrese de que la pestaña Revisar de se muestra la cinta.
2. Haga clic en el icono pequeño en la esquina inferior derecha de la Tr grupo de seguimiento. Word muestra el cuadro de diálogo Opciones de control de cambios.
3. Haga clic en el botón Opciones avanzadas. Word muestra el cuadro de diálogo Opciones avanzadas de control de cambios. (Consulte la Figura 2.)



Figura 2. El cuadro de diálogo Opciones avanzadas de control de cambios en Word 2013.

4. Desmarque la casilla de verificación Seguimiento de formato.
5. Haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo Opciones avanzadas de seguimiento de cambios.
6. Haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo Opciones de seguimiento de cambios.

Por último, si está utilizando Word 2016 o una versión posterior del programa (incluida la versión proporcionada con Office 365), siga estos pasos:

1. Asegúrese de que Se muestra la pestaña Revisar de la cinta.
2. Haga clic en la herramienta de seguimiento. Word muestra las opciones del grupo de seguimiento.
3. Haga clic en el icono pequeño en la esquina inferior derecha del grupo de seguimiento. Word muestra el cuadro de diálogo Opciones de control de cambios.
4. Haga clic en el botón Opciones avanzadas. Word muestra el cuadro de diálogo Opciones avanzadas de control de cambios. (Consulte la Figura 3.)



Figura 3. El cuadro de diálogo Opciones avanzadas de control de cambios en Word 2016.

5. Desmarque la casilla de verificación Seguimiento de formato.
6. Haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo Opciones avanzadas de seguimiento de cambios.
7. Haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo Opciones de seguimiento de cambios.

Hasta ahora todo bien. ¿Correcto? Bueno en realidad no. El problema es que hacer esta configuración no siempre es pegajoso. Algunas personas dicen que el cambio viajará con el documento; otras dicen que no es así. Otros dicen que el cambio se restablecerá si desactiva el Control de cambios y luego lo vuelve a activar.

Por lo que he podido determinar, la persistencia de esta configuración variará según la versión de Word que está utilizando. Por lo tanto, si el cambio es persistente para los documentos en su sistema, una vez que envíe el documento a otra persona y si esta usa una versión diferente de Word, puede recuperar un documento que tenga la configuración activada nuevamente. y todos los cambios de formato están marcados. Esto puede ser muy frustrante.

En mi experiencia, debe emprender un enfoque de tres puntos. Primero, debe abrir su plantilla Normal y desmarcar la casilla de verificación Seguimiento de formato Una vez que realice el cambio y guarde la plantilla Normal, cualquier documento futuro que cree que se base en esa plantilla no hará un seguimiento de los cambios de formato cuando Control de cambios esté activado. (Esto solo se aplica, por supuesto, si su versión de Word no restablece la casilla de verificación Seguimiento de formato cuando activa y desactiva Control de cambios).

La segunda cosa que debe hacer es abrir cualquier documentos existentes y asegúrese de que la configuración esté desactivada para esos documentos. (El cambio que realizó en la plantilla Normal no afectará a ningún documento creado anteriormente; solo afectará a los documentos nuevos creados después de realizar el cambio). Obviamente, este paso puede tómese un tiempo para hacerlo si tiene bastantes documentos.

La tercera cosa que debe hacer es deshacerse de cualquier cambio de formato registrado que pueda aparecer cuando reciba un documento de otra persona.Esto es necesario, nuevamente, porque no tienes control sobre cómo está configurado el sistema de esa persona. Puedes deshacerte del formato de seguimiento siguiendo estos pasos:

1. Mostrar la pestaña Revisar de la cinta.
2. En el grupo Seguimiento, haga clic en la lista desplegable Mostrar marcas. Word muestra una lista de categorías de cambios que puede mostrar.
3. Desmarque todo excepto Formato .
4. Haga clic en la flecha hacia abajo debajo de la herramienta Aceptar, en el grupo Cambios. Word muestra algunas formas diferentes en las que puede aceptar cambios.
5. Elija Aceptar todos los cambios mostrados. Todos los cambios de formato (que es todo lo que se muestra debido al paso 3) se aceptan. (No seleccione Aceptar todos los cambios en el documento; eso aceptaría todos los cambios, ya sea que se muestren o no).
6. De nuevo, haga clic en la lista desplegable Mostrar marcas.
7. Asegúrese de que todas las casillas de verificación estén seleccionadas.

El resultado de estos pasos es que solo verá en el documento todos los cambios excepto f ormando cambios, tal como lo desea. La desventaja de esto es que tendrá que hacerlo en todos los documentos que reciba de otros, ahora y siempre.

Hay enfoques basados en macros que puede seguir, si lo desea. Agregar un AutoOpen simple macro a todos sus documentos puede suponer un gran ahorro de tiempo a largo plazo:

Sub AutoOpen() ActiveDocument.TrackFormatting = FalseEnd Sub

Esta simple macro desactiva el seguimiento del formato cada vez que se abre el documento. incluso funcionará con documentos que envíe a otros, siempre que no deshabiliten las macros cuando abran su documento.

Necesitará una macro diferente para deshacerse de cualquier formato de seguimiento que pueda aparecer en los documentos que recibir de otros. Lo siguiente hará el truco:

Sub AcceptChangedFormatting() Dim r As Revision For Each r In ActiveDocument.Revisions If Left(r.FormatDescription, 10) = "Formatted:" Then r.Accept Next rEnd Sub

Puede asignar esta macro a una tecla de acceso directo o a un botón en el QAT. Cuando está invocado, todos los cambios de formato en el documento se aceptan de inmediato y luego puede continuar trabajando con otros cambios que fueron rastreados en el documento.