Hvis du leder en virksomhed, der er åben i fjorten, seksten eller endda 24 timer, hvordan planlægger du dine medarbejdere ? Får du et hold til altid at arbejde nætter, og det andet hold altid at arbejde dage? Hvornår får dine medarbejdere fri?

Når du begynder at tænke på logistikken for det hele, kan du se, hvordan planlægning meget hurtigt kan blive et kaotisk mareridt. Heldigvis er der en enkel løsning på dette dilemma: det roterende skift.

I en roterende tidsplan arbejder medarbejderne dagskiftet i en eller to uger og skifter derefter til at arbejde natskift i en eller to uger . Dette holder alle dine driftstimer dækket, samtidig med at dine medarbejdere stadig får fri.

Det roterende skift har også fordele for restauranter, hvor aftensmaden kan tjene flere penge end frokosttjenesten. Hvis du begrænser et hold til det mindre ønskelige skift, kan dette alvorligt påvirke medarbejdernes moral og produktivitet.

Den roterende skiftplan giver alle teammedlemmer mulighed for at cykle gennem arbejdet både middagsservicen og frokostservicen.

Vi har oprettet denne guide til at vise ins-and- outs af den roterende skiftplan, herunder fordele og ulemper, og hvordan man opretter en egen roterende tidsplan. Lad os komme i gang.

Hvad er en roterende skift?

Rotationsskiftarbejde – eller roterende skift for kort – er et planlægningssystem, hvor medarbejderne bevæger sig gennem en cyklus, hvor de arbejder dagskiftet, natskiftet og eventuelle svingskift, der måtte være nødvendige.

Det “modsatte” af et roterende skift er et fast Den faste tidsplan betyder, at en gruppe medarbejdere vil arbejde på dagskiftet, en gruppe vil arbejde på natskift, og en gruppe vil arbejde på swingskiftet. Den faste tidsplan ændres ikke, så medarbejderne vil altid arbejde disse timer, medmindre du bevæg dem bevidst til et andet skift.

For at hjælpe dig med at forstå det roterende skift bedre, lad os undersøge en kort illustration. Lad os sige, at du driver en restaurant, der fungerer fra kl. 8 til kl. 12 om morgenen Restauranten er muligvis ikke åben i alle disse seksten timer, men medarbejderne er i det mindste ved at forberede og rengøre mellem disse tidspunkter.

Den enkleste måde at planlægge arbejdere på er at opdele de seksten timer i to otte timers skift. Det første skift løb fra kl. 8 til kl. Det andet skift løber fra kl. til kl. 12

Så vi er tilbage på et af de spørgsmål, vi stillede i starten: får du det ene hold til at arbejde nætter og det andet hold altid at arbejde dage? Til kontorarbejde eller fremstilling kan dette være det bedste valg, fordi et skift er ligesom ethvert andet.

Men for virksomheder som restauranter kan et skift tjene flere penge end de andre. At begrænse en gruppe medarbejdere til det mindre ønskelige skift er ikke en god måde at fremme et produktivt team på.

For at sikre, at alle dine medarbejdere kan arbejde det højere betalende skift, kan du udnytte det roterende skiftesystem . I et roterende skiftesystem, en uge, arbejder hold A åbningsskiftet (kl. 8 til kl. 16), mens hold B arbejder på det afsluttende skift (kl. 16 til kl. 12).

Den næste uge, hold B arbejder åbningsskiftet, mens hold A arbejder det afsluttende skift. Den følgende uge er hold A tilbage på åbningsskiftet, mens hold B er på det afsluttende skift. Det er de store træk ved et roterende skift.

Igen viser vi dig, hvordan du får det til at fungere for din virksomhed senere i denne vejledning. Lad os dog først undersøge fordelene og ulemperne ved det roterende skift.

Fordele ved det roterende skift

For en restaurant giver den roterende skiftplan alle mulighed for at arbejde både et skift med høj dollar (middagsservice) og en dagskift (frokostservice). At tillade alle medarbejdere at arbejde med et skift i højt dollar regelmæssigt tjener to vigtige formål:

• Det holder medarbejderne engagerede, fordi de ved, at de vil få deres andel af travle skift.
• Det giver alle medarbejdere mulighed for at lære at arbejde i spidsbelastningstimer.

Tilsvarende roterer selv dine mest senior og dygtige arbejdere gennem dagskift hjælper med at etablere frokosttjenesten som en stærk kundeoplevelse. Det kan øge salget og være godt for alle – medarbejdere og virksomheder.

En anden fordel ved det roterende skift er, at det giver dig tid til at træne alle dine medarbejdere uden at skære ind i middagsrestauranten. Åbningstiderne er typisk mindre travle end om eftermiddagen og aftenen, så det er lettere at oprette et kort træningsmøde først om morgenen.

Hold A får fordel af træningen en uge, og hold B får fordel af træningen den næste uge.

Ulemper ved det roterende skift

Den primære ulempe ved det roterende skift er, at medarbejderne måske foretrækker at have en ensartet tidsplan (det faste skift). Når dine medarbejdere er på et fast skift, bliver det meget enklere at planlægge resten af deres liv.

Dette skyldes, at medarbejderen ved, at de altid arbejder arbejdsdage eller altid arbejder nætter. De behøver ikke holde styr på, hvilken uge inden for det roterende skift, de er i øjeblikket på.

Den anden ulempe ved det roterende skift er den fysiske indvirkning, det kan have på dine medarbejdere. Din krop opererer på en 24-timers cyklus (din døgnrytme), hvor aktivitet i løbet af dagen og bremser til at sove i løbet af aftenen er “naturlig”.

At tvinge din døgnrytme til at ændre sig – ved at arbejde på natskift – kan forårsage søvnmangel, gastrointestinale lidelser og hjerte-kar-lidelser. Nogle mennesker kan tilpasse sig to eller tre dage, mens andre tager længere tid. Nogle menneskers døgnrytme rytmer justeres aldrig.

En måde at gøre justeringen til et roterende skift lettere på dine medarbejderes kroppe er at udvide det roterende skift til to eller tre uger i stedet for en. Det vil betyde, at hold A arbejder åbner skift i to uger, og hold B arbejder på det afsluttende skift i to uger. Derefter arbejder hold B på åbningsskiftet i to uger, og hold A arbejder på det afsluttende skift.

Den næste måned starter cyklussen igen . Det er også vigtigt at få feedback fra dine medarbejdere om, hvilket system der fungerer bedst for dem.

Sådan opretter du et roterende skift

Den mest grundlæggende roterende tidsplan er den ovennævnte, hvor team A og team B skifter hver anden uge. dette scenario er lidt for forenklet. Du skal tage højde for, hvor mange dage om ugen dine medarbejdere arbejder. Du skal også tage højde for weekender, fritid og lignende.

Vi viser dig, hvordan du konfigurerer det, der kaldes en “2-2 3-2 2-3” roterende skiftplan. Dette roterende skift får sit navn fra det mønster af dage, som hver medarbejder arbejder:

• To dage eller nætter på, to fra (2-2)
• Tre dage eller nætter på, to fra (3-2)
• To dage eller nætter på, tre fra (2-3)

For at illustrere tidsplanen 2-2 3-2 2-3 vender vi tilbage til restauranteksemplet, der blev brugt i begyndelsen af denne artikel. Her er detaljerne i restauranten:

• Restauranten er åben i seksten timer om dagen.
• Den er åben syv dage om ugen.
• Det beskæftiger fyrre mennesker i forskellige job.
• Et skift kræver ti medarbejdere.
• En hel dags drift kræver to skift.

Når disse detaljer er etableret, kan vi nu Opret den roterende tidsplan.

1) Del de fyrre medarbejdere i fire hold

Lad os sige, at du har brug for to kokke, to madløbere, fire servere, en bartender og en vært at udfylde ud dit skift. Hvert hold skal bestå af medarbejdere, der kan udføre disse job.

Du kan skifte kokke eller servere eller bartendere blandt holdene for virkelig at få tingene til at rotere, men lige nu skal du bare sætte alle i et hold og lade dem være der . Med henblik på denne vejledning markerer vi holdene A, B, C og D.

2) Tildel hold til en af fire roterende skiftplaner

Dette roterende skiftplan er bygget på en to-ugers rotation. Det betyder, at hvert hold arbejder på et bestemt skift i to uger, før de skifter.

Hvis du har afbalanceret dine hold dygtigt, betyder det ikke noget, hvilket hold der går i hvilket skift. Holdene roteres gennem alle fire hvert par uger. Her er et eksempel. D = Day Shift, N = Night Shift, O = Off og bindestreg angiver en ny uge.

1. Team A: DDOODDD – OODDOOO – NNOONNN – OONNOOO
2. Hold B: NNOONNN – OONNOOO – DDOODDD – OODDOOO
3. Team C: OONNOOO – DDOODDD – OODDOOO – NNOONNN
4. Team D: OODDOOO – NNOONNN – OONNOOO – DDOODDD

Alle roterer gennem det samme mønster af dage, nætter, og fri. De starter bare på forskellige punkter, så alle dage og tidspunkter er dækket.

Andre almindelige typer roterende skiftplan

De almindelige typer af roterende skiftplan i dette afsnit bruger enten et 10-timers skift eller et 12-timers skift for at give dig dækning døgnet rundt, hvis du har brug for det.

Hvis din virksomhed ikke er åben 24 timer i døgnet, kan du ændre disse tidsplaner, så de passer til de arbejdstimer, der passer til dig og dine medarbejdere.

DuPont

Den roterende skiftplan for DuPont bruger fire hold, der arbejder med to 12-timers skift.

Hvert team arbejder på en fire ugers cyklus, der består af:

• Fire nætter eller aftener TIL
• Tre dage FRA
• Tre dage TIL
• En dag FRA
• Tre nætter eller aftener TIL
• Tre dage FRA
• Fire dage TIL
• Syv dage FRA

I denne type roterende tidsplan arbejder teammedlemmer, i gennemsnit 42 timer om ugen, så du bliver nødt til at holde øje med overarbejde for at kontrollere arbejdsomkostningerne.

Pitman

Ligesom DuPont-tidsplanen bruger Pitman-tidsplanen fire hold, der arbejder med to 12-timers skift.

I Pitman arbejder hvert hold dog en to-ugers cyklus, der ser sådan ud (“D” = Dage, “O” = Fra, “N” = Nætter):

• Team 1: DDOODDD-OODDOOO
• Team 2: NNOONNN- OONNOOO

Team 3: OODDOOO-NNOONNN

• Team 4: OONNOOO-DDOODDD

Med Pitman, Du kan enten holde skiftene de samme i den næste fire-ugers cyklus eller dreje holdene til et andet format (f.eks. Team 2 fungerer DDOODDD-OODDOOO og Team 4 fungerer NNOOONNN-OONNOO).

I gennemsnit , vil medarbejderne arbejde 42 timer om ugen på Pitman-tidsplanen.

24-48

Skiftemønsteret 24-48 (aka ABC) bruger tre hold, der arbejder 24 timers skift.

I tidsplanen 24-48 arbejder hvert hold en tre-dages cyklus, der består af:

• 24 timer TIL
• 48 timer FRA

Så Team 1 (eller A) arbejder mandag og har derefter tirsdag og onsdag fri. Hold 2 (eller B) arbejder tirsdag og har derefter onsdag og torsdag fri. Team 3 (eller C) arbejder onsdag og har derefter torsdag og fredag fri.

4-3

4-3-skemaet bruger seks hold, der arbejder overlappende 10-timers skift i 24 / 7 dækning. Du kan skræddersy 4-3-skemaet til at dække den tid, din virksomhed er åben.

I 4-3-skemaet arbejder hvert hold en tre-ugers cyklus, der består af:

• Fire dage TIL (første skift)
• Tre dage FRA
• Fire dage TIL (andet skift)
• Tre dage FRA
• Fire dage ON (tredje skift)

Denne tidsplanstype er nyttig, fordi teams overlapper arbejdstiden. Du kan bruge denne overlapning til at dække perioder med høj aktivitet.

6-4 6-4 6-4

Tidsplanen 6-4 6-4 6-4 bruger fem hold, der arbejder overlappende 10-timers skift. I denne skiftplan skaber hvert hold en 30-dages cyklus, der består af:

• Seks dage ON (første skift)
• Fire dage FRA
• Seks dage PÅ (andet skift)
• Fire dage FRA
• Seks dage TIL (tredje skift)
• Fire dage FRA

5-3 5-4 5-3

Den skiftende tidsplan 5-3 5-4 5-3 bruger fem hold, der arbejder overlappende skift for at give fuld dækning for din virksomhed.

I tidsplanen 5-3 5-4 5-3 arbejder hvert hold en 25-dages cyklus, der består af:

• Fem dage TIL (første skift)
• Tre dage FRA
• Fem dage TIL (andet skift)
• Fire dage FRA
• Fem dage ON (tredje skift)
• Tre dage FRA

En nøglevariabel på 5-3 5 -4 5-3 planen er, at du kan blande skiftene fra en uge til den næste. Holdene behøver ikke arbejde første skift derefter andet skift derefter tredje skift. Du kan indstille det, så Team 1 arbejder første skift en uge, tredje skift den næste uge og andet skift den sidste uge.

4-2 4-3 4-3

Tidsplanen 4-2 4-3 4-3 bruger fem hold, der arbejder med overlappende skift af variabel længde for at give din virksomhed fuld dækning gennem hele arbejdsdagen.

I tidsplanen 4-2 4-3 4-3 , hvert hold arbejder på en 20-dages cyklus, der består af:

• Fire dage ON (første skift)
• To dage FRA
• Fire dage TIL (andet skift)
• Tre dage FRA
• Fire dage TIL (tredje skift)
• Tre dage FRA

Hvis din virksomhed er åben 24 timer i døgnet, varer hvert skift 10 timer. Den 10-timers arbejdsdag giver specifikke timer, hvor der er ekstra arbejdskraft til at dække øget aktivitet. Du kan reducere længden af hvert skift, hvis du ikke har brug for overlapningen.

Brug det rigtige værktøj til at organisere din tidsplan

Uanset om du vælger at bruge en fast skiftplan , en roterende skiftplan, et delt skift eller endda en komprimeret arbejdsuge for din virksomhed, har du stadig brug for det rigtige værktøj til at gøre dit planlægningssystem vellykket.

Vi udviklede Sling til at strømline planlægningsprocessen og gøre selv den mest komplicerede roterende skiftplan kører som et urværk.

Og Sling handler om mere end bare at tilslutte navne til tidsslots. Det handler om at gøre alle aspekter af dit job – fra planlægning og distribution til kommunikation og sporing – nemmere og hurtigere.

De intuitive og velorganiserede planlægningsværktøjer, som Sling tilbyder, gør det nemt at skabe klare, nemme at- læse tidsplaner med blot et par klik med musen eller trykke på skærmen. Og Slings skybaserede platform strømliner processen med at sende tidsplanen til alle, der har brug for det. Du skal bare sende din tidsplan i skyen, så alle kan se dem.

Du kan endda kontrollere nøjagtigt, hvem der kan se tidsplanen, og hvem der kan foretage ændringer i den. Alt du skal gøre er at give enkeltpersoner tilladelse eller sende dem et link. De kan derefter logge ind på Sling for at se eller redigere tidsplanen når som helst og hvor som helst.

Sling’s skybaserede program giver også en central placering, hvor medarbejderne kan angive, hvornår de er tilgængelige til at arbejde. Slynge viser derefter påmindelser om dobbeltbookinger, time-off-anmodninger og utilgængelighed, mens du opretter din tidsplan.

Men husk, Sling handler om mere end bare planlægning. Ud over kraften fra sin indbyggede skemaudvikler samler Sling to ekstra værktøjssæt for at gøre dit arbejdsliv lettere: tidssporing og lønomkostningskontrol.

I løbet af arbejdsugen giver Slings unikke tidssporingsfunktioner dig at gøre enhver telefon, tablet eller computer til et fuldt funktionelt ur, som dine medarbejdere kan bruge til at ind og ud.

Sling vil endda underrette dig (og dem) om kommende skift, og om en medarbejder er forsinket eller har glemt at tjekke ind.

I slutningen af arbejdsugen er kun et par klik eller tryk let det tager at eksportere dine medarbejderes timesedler til lønbehandling. Du skal blot gennemgå timesedlerne, redigere og godkende og derefter sende dem til dit valg af tredjepartsprogram til problemfri lønberegning og distribution.

Du kan derefter gå tilbage og bruge Sling’s arbejdsomkostningsværktøjer til at måle, styre og optimer dine udgifter, som du planlægger.

Ikke flere endeløse revisioner, der forsøger at presse alle de skift og arbejde, der er nødvendige under dit eksisterende budget. Én gennemgang af tidsplanen, og du ved, om du har overskredet dine arbejdsomkostninger eller ej. Så er det bare et par klik her og der for at bringe dine udgifter tilbage i sort.

Alt det og mere hjælper ledere med at bringe hold sammen, holde alle informeret og engageret og opbygge en bedre arbejdskultur uanset tidsplan, de bruger.