Přemístění z obchodních důvodů může být pro zaměstnance obtížné – a nákladné. To je důvod, proč mnoho výdajů na stěhování zaměstnanců platí zaměstnavatelé. Zde je pohled na to, jak funguje proces výplaty výdajů na stěhování zaměstnanců, včetně toho, co je pro vás jako firmu odečitatelné, jak tyto platby dokumentovat a jak je vykazovat výdaje na formuláře zaměstnanců W-2.

Změny daňového zákona a pohyblivé výdaje

Daňový zákon z roku 2017 (zákon o daňových škrtech a pracovních místech) obsahuje některé změny na odpočty výdajů na stěhování zaměstnanců, účinné od daňového roku 2018 do roku 2025. Tento zákon ruší odpočet nenahrazených výdajů na podnikání, včetně výdajů na stěhování. To znamená, že tyto výdaje již nejsou zaměstnanci odečitatelné podle plánu A. Tato změna ovlivňuje také majitele korporací C a korporací S, kteří jsou také zaměstnanci podniku.

Úhrady vaší firmy zaměstnancům za stěhování jsou považovány za okrajové výhody. Tyto výhody jsou zdanitelnou mzdou pro zaměstnance a musí být zahrnuty pro federální srážku daně z příjmu, FICA (sociální zabezpečení / Medicare) a federální daň z nezaměstnanosti. I když máte zásady společnosti, které vyžadují, aby zaměstnanci sledovali platby a vraceli nadbytečné částky, tyto platby jsou zaměstnanci stále zdanitelné.

Pokud vaše firma zachází se zaměstnancem pohybující se výdaje jako zdanitelné (W-2) mzdy pro zaměstnance, vaše firma si stále může odečíst náklady na tyto výdaje jako obchodní výdaje.

Jen pro úplnou jasnost: S účinností od roku 2018 do roku 2025 jsou všechny výdaje na stěhování zaměstnanců placené zaměstnancům z vašeho podnikání zdanitelné vůči zaměstnanci. Nezaplacené výdaje na stěhování zaměstnanců nemohou být zaměstnancem odečteny jako různé výdaje. Vaše firma může tyto platby stále odečíst jako výdaje na podnikání.

Jak uhradit zaměstnancům náklady na stěhování

Obecně platí, že jakékoli platby, které zaměstnancům provedete, jsou zdanitelné a platba výdajů na stěhování zaměstnanců se považuje za zdanitelné zvýhodnění. Daňový zákon z roku 2017 tuto daňovou situaci nezměnil. Vzala však možnost, že zaměstnavatelé mohou uhradit náklady pomocí odpovědného plánu (vysvětleno níže), aby se vyhnuli tomu, aby zaměstnanec z těchto plateb platil daně z příjmu.

Je dobré sledovat proces odpovědného plánu a dokumentovat náhrady zaměstnancům, abyste se při auditu vyhnuli problémům.

Takto funguje plán úhrad: Zaměstnanec hradí výdaje a vy jim je proplácíte. Výdaje musí být rozepsány a lze platit pouze konkrétní výdaje. Výdaje musí být také za obchodním účelem.

Zaměstnanec musí platit nebo mu vzniknout výdaje při poskytování služeb jako zaměstnanec vaší společnosti. Možná budete muset doložit, že váš podnik vyžaduje přesun. Je také nutné dodržovat některé účetní postupy.

• Zaměstnanec musí „přiměřeně vyúčtovat tyto výdaje v rozumné době“. To znamená, že zaměstnanec vám musí dát potvrzení o všech výdajích.
• Pokud dáváte zaměstnanci zálohu na tyto výdaje, musí zaměstnanec vrátit přebytečné peníze v přiměřené lhůtě.

Řekněme například, že zálohujete 5 000 $ na náklady na stěhování a zaměstnanec vám dá stvrzenky za 3 650 $. Zaměstnanec vám musí dát šek na zůstatek (1 350 $). Pokud všechna kritéria pro odpovědný plán nejsou plán splněn, nejde o plán odpovědnosti. A „náhrady za neodčitatelné výdaje“ (zaměstnanci) a příspěvky za různé nebo nespecifikované výdaje podléhají zaměstnanci.

Daně ze mzdy a platby výdajů na stěhování zaměstnancům

Náklady na stěhování zaměstnanců placené vaší společností, i když máte plán odpovědnosti, podléhají srážce federálních daní z příjmu, daní FICA (sociální zabezpečení a Medicare), a federální daně z nezaměstnanosti.

Po dokončení roční daně W-2 musíte nahlásit výši této výhody eport pro zaměstnance za předchozí rok.

Upřesnit, jak jsou tyto výdaje zadávány do formuláře W-2 zaměstnance. Použijeme výše uvedený příklad, kde zaměstnanec obdrží 5 000 $ za stěhování, má příjmy za 3 650 $ a zbývajících 1 350 $ si ponechá. Částka, kterou si zaměstnanec ponechá, je vůči zaměstnanci zdanitelná. Předpokládáme, že tato platba je provedena v rámci požadavky na odpovědný plán, jak jsou popsány výše:

• Zdanitelných 1350 USD je zahrnuto v rámečku 1 W-2 (a v rámečcích 3, 5 a 16, pokud jsou zdaněny státem nebo městem).
• Federální a státní srážková daň z příjmu a daně FICA musí být vypočítány pro zdanitelných 1350 USD a zahrnuty do příslušných polí na W-2.
• Do pole 12 formuláře W-2 musíte pomocí kódu „L.“ zahrnout 3 650 $ (částka rovnající se zdůvodněné částce (například nezdanitelná část)

Další podrobnosti o tom, jak to funguje, najdete v publikaci IRS 15 (oběžník E).

Poskytnutí peněz navíc zaměstnanci za stěhování Výdaje

Některé firmy dávají zaměstnancům stanovenou částku za stěhování v závislosti na typu stěhování a vzdálenosti. Platba může být pro vaši firmu i nadále odpočitatelná jako obchodní výdaje.

Pokud chcete dát zaměstnanci peníze na stěhování a nechat zaměstnance rozhodnout, jak budou tyto peníze použity, máte podle předpisů IRS plán, který nelze účtovat. V tomto případě, jak je uvedeno výše , pokud si nepřejete, aby zaměstnanec musel prokazovat příjmy, veškerá platba je zaměstnanci zdaněna jako výhoda. Kromě toho musí být při platbě zadržena federální daň z příjmu a daň FICA.

V tomto případě ano u možná budete chtít přidat k platbě další částku, abyste zaměstnanci pomohli s dalšími daněmi, které musí být zaplaceny. Tomu se říká šek „vydělat“ a provádí se, aby se zaměstnanci po zdanění poskytla přesná částka platby.

Například pokud zaplatíte zaměstnanci 2 000 $ v nákladech na stěhování, můžete provést výpočet hrubého zisku a dát více než 2 000 $ na pokrytí dalších daní.

Náklady na stěhování zaměstnanců jsou odečitatelné

Platba výdajů na stěhování zaměstnanců je odpočitatelným obchodním nákladem vašeho podnikání.

Informování zaměstnanců o plánu úhrad výdajů na stěhování

Stejně jako v případě jakákoli jiná zaměstnanecká výhoda, se všemi zaměstnanci musí být zacházeno stejně. Kritéria pro kvalifikaci pro plán můžete nastavit podle typu zaměstnance (například placený vs. hodinový), ale nemůžete dát jednomu zaměstnanci ve stejné klasifikaci více výhoda než jiná.

Vždy je dobré dát tento typ výhody písemně a zahrnout ji do komunikace se zaměstnanci. Váš zaměstnanec příručka nebo zásady a proc Manuál edures je dobrým místem k popisu plánu. Nezapomeňte uvést informace o daňových dopadech této výhody.

Pomoc zaměstnancům s odpočty pohyblivých výdajů

Pokud nejste kvalifikovaným zpracovatelem daní , neměli byste zaměstnancům poskytovat daňové poradenství ohledně daní z příjmu. Povzbuďte své zaměstnance, aby získali profesionální daňové poradenství nebo používali profesionální daňový software. Zde je několik věcí, které vám mohou pomoci zaměstnancům porozumět této výhodě pohyblivých výdajů a jak to ovlivní jejich daně :

• Poskytněte zaměstnancům balíček přemístění úloh, který vysvětluje, jak a kdy bude vaše společnost hradit náklady na stěhování.
• Poskytněte zaměstnancům příležitost změnit své srážky (na formuláři W-4), aby zohledňovaly výhodu přemístění a jejich daňovou povinnost.

Informace IRS o výdajích na stěhování zaměstnanců

Publikace IRS 521 – Stěhování výdajů

Publikace IRS 15 – Oběžník E – Daňový průvodce zaměstnavatele

IR B Publikace 15b – Daňový průvodce zaměstnavatelem pro zaměstnanecké výhody

Tento článek a veškeré informace na tomto webu představují obecné informace a nejsou zamýšleny jako daňové nebo právní rady. Další informace najdete v publikacích IRS. Každá situace je specifická; sdělte dotazy svému daňovému poradci.