Aby se podniky mohly ohlédnout zpět, jak se jim dařilo v minulosti, musí dodržovat určité kroky, aby ověřily správnost svých financí. Tyto kroky se běžně označují jako účetní cyklus, protože po skončení každého účetního období opakují podniky stejné základní kroky.

Cílem kroků účetního cyklu je zajistit, aby každý cent, který během účetního období změnil majitele, byl správně zaúčtován a promítnut do účetní závěrky společnosti. Finanční výkazy slouží jako konečný historický záznam podniku a pro jejich správné vytyčení jsou vysoké částky. Externí strany, jako jsou banky, investoři a IRS, prozkoumají vaše finanční výkazy, aby rozhodli, zda vám půjčit nebo zda jste zaplatili správnou částku na daních.

Účetní cyklus si můžete představit jako kontrolní seznam, který je třeba vyplnit na konci účetního období. Když jsou všechny kroky zaškrtnuté, můžete přejít na další účetní období s čistým štítem.

Účetním obdobím může být měsíc, čtvrtletí nebo rok podle toho, jak často vaše firma potřebuje finanční zprávy.

Než projdeme každou krok cyklu a účetní podmínky spojené s každou z nich, je důležité si uvědomit, že tento proces vznikl, když účetní provedli tyto kroky ručně ve fyzických knihách a časopisech. Zdůrazníme, které z těchto kroků se nyní díky počítačům odehrávají v zákulisí, ale každý projdeme, abyste tomuto procesu plně porozuměli.

Kroky účetního cyklu

V závislosti na tom, koho se ptáte, může být v účetním cyklu kdekoli od šesti do devíti kroků. Někteří dávají přednost sloučení několika kroků do jednoho, ale je to opravdu otázka osobních preferencí. Pro zjednodušení začneme tím, že vám ukážeme dlouhou verzi účetního cyklu, přičemž každý krok bude jasně rozdělen.

Identifikujte transakce

Krok první: shromážděte všechny informace, které máte o každé transakci, která proběhla během daného období. Doufejme, že to vy nebo váš účetní děláte po celou dobu, místo aby jste čekali, až skončí měsíc, a hledali potvrzení.

Nezapomeňte, že když uznáte příjmy a výdaje, záleží na typu účetnictví, které používáte. Pokud využíváte hotovostní účetnictví, budete hledat pokaždé, když hotovost během daného období změnila majitele. Pokud používáte akruální účetnictví, rozpoznáte finanční transakce pouze v případě, že vzniknou.

Zaznamenávat transakce

Za starých časů znamenalo zaznamenat transakci zapsat transakci do příslušných deníků. Tyto deníky, neboli „knihy“, tak pojmenovaly vedení účetnictví. Podle podvojného účetnictví by každá transakce měla být zaznamenána jako kreditní i debetní v samostatných denících.

Nyní, pokud zařadit transakci do svého účetního softwaru, zbytek proběhne víceméně automaticky.

Přidat do hlavní knihy

Dalším charakteristickým znakem minulých dnů je hlavní kniha. Hlavní kniha byla hlavní seznam všech transakcí. Pokud ve vaší kanceláři došlo k požáru, bylo by to možné uložit. Po zaznamenání transakce do příslušných deníků byste ji také přidali do hlavní knihy.

Díky kouzlu internetu a automatizace dnes hlavní kniha dnes žije v pozadí účetního cyklu. Přechod z fyzické knihy na část cloudu a účetní se jí opravdu nemusejí dotknout.

Vypočítat neupravený zkušební zůstatek

První tři kroky účetního cyklu mohou ( d by mělo) probíhat po celé účetní období. Výpočet neupraveného zkušebního zůstatku je prvním krokem, který lze provést pouze po skončení období a identifikaci, zaznamenání a zaúčtování všech transakcí do hlavní knihy.

Vytvoření neupraveného zkušebního zůstatku se podobá kontrole domácích úkolů. Protože se každá transakce zaznamenává jako debetní a kreditní, cílem tohoto kroku je zajistit, aby váš celkový debetní zůstatek a celkový kreditní zůstatek byly stejné. Pokud ne, něco chybělo nebo bylo špatně klasifikováno. V této fázi je normální objevit anomálie. Faktury, u nichž jste očekávali, že budou zaplaceny (ale nebyly), to mohou zahodit. Problémy mohou způsobit také platby, které jste očekávali od svých dodavatelů (ale ne).

V každém případě vám neupravený zkušební zůstatek jednoduše zobrazí všechny vaše debety a kredity v tabulce.A pokud nepřičtou stejnou částku, můžete pomocí této tabulky začít zkoumat proč.

Provést úpravu položek deníku

Tento krok jednoduše vyřeší všechny nalezené anomálie. Nejprve zjistíte, co způsobuje nesprávné vyrovnání debetů a kreditů. Poté provedete zápisy do deníku, abyste je opravili.

Vytvoření upraveného zkušebního zůstatku

Dále je čas zkontrolovat svou práci ještě jednou pomocí upraveného zkušebního zůstatku. Tato tabulka zobrazuje váš neupravený zkušební zůstatek, vaše opravné položky a vaše upravené částky. Je to poslední krok před vytvořením účetní závěrky, takže stojí za to vše zkontrolovat třikrát.

Vytváření finančních výkazů

Vaše finanční výkazy jsou největším výsledkem, který v důsledku účetního cyklu získáte. Výkaz zisku a ztráty a rozvaha jsou přesné záznamy toho, co se ve vašem podnikání stalo za poslední účetní cyklus. (Přehled o peněžních tocích není povinný, ale doporučujeme také jeden z nich vytvořit.)

Jsou to důležité dokumenty pro kohokoli mimo vaši firmu, který potřebuje mít možnost porovnat vaši firmu s ostatními ( investoři, věřitelé atd.), ale jsou také neuvěřitelně cenné pro vlastníky firem. Pokud budete umět číst a interpretovat své finanční výkazy, pomůže vám to udržet si přehled o financích vašeho podnikání a strategizovat růst.

Provádějte závěrečné položky

Posledním krokem v účetním cyklu je uzavírání záznamů a příprava firmy na nadcházející účetní cyklus. To znamená uzavření dočasných účtů, jako jsou výnosy a výdaje, a jejich sloučení do trvalých účtů, jako jsou nerozdělený zisk.

Jakmile je tento poslední krok dokončen, můžete celý proces začít znovu.

Účetní cyklus & Technologie

Poukázali jsme na oblasti, kde technologie posunula některé aspekty účetního cyklu do pozadí. Jinými slovy, zatímco se tyto kroky stále do určité míry dějí, díky automatizovanému účetnictví jsou méně relevantní pro účetní a vlastníky firem, kteří k provedení těchto kroků nepotřebují přímou akci.

Pokud bychom se dnes měli podívat na účetní cyklus optikou účetního, postup by vypadal trochu jinak. Například hlavní kniha dnes neexistuje ve stejné formě, takže do ní není třeba zaúčtovat transakce.

Dokonce i myšlenka úpravy zkušebních vah je zjednodušená. Ačkoli je proces většinou stejný, účetní software může pomoci identifikovat odchylky a vyzvat uživatele, aby je pomohli sladit, aniž by vytvářeli explicitní zkušební zůstatky.

Účetní cyklus odráží pravidla a procesy, které musí dodržovat všechny podniky, aby získaly přesná čísla, takže je důležité znát všechny kroky – i ty, které probíhají v zákulisí. Jak se však technologie a účetnictví neustále mísí, účetní cyklus se stává mnohem méně manuálním a výrazně rychlejším.

Zjistěte, jak může ScaleFactor přinést vaše účetní postupy do 21. století. Vyžádejte si dnes ukázku našeho inovativního softwaru.