Martha arbetar för en advokat som använder Track Changes mycket när hon arbetar med kunder. Han är irriterad över att stänga av spårformatering hela tiden. (Han vill inte att enkla formateringsändringar ska spåras.) Dessutom, när han skickar dokumentet till en klient (via e-post), om de inte vet hur man stänger av spårningen av formateringsändringar, är det returnerade dokumentet alltid full av spårade formateringsändringar. Martha undrar om det finns ett sätt att stänga av spårningen av formateringsändringar för alltid.

När du aktiverar Spåra ändringar i Word spårar programmet många ändringar du gör. En kategori av ändringar den kan spåra är ändringar i formateringen. Lyckligtvis kan du kontrollera vilka typer av ändringar som Word faktiskt spårar. Detta är vad Martha gör – hon stänger av en specifik kategori av ändringar (formatering) så att Word inte spårar dem; det spårar bara andra typer av ändringar.

Hur du justerar kategorierna av ändringar som Word spår varierar beroende på vilken version av Word du använder. För att inaktivera spårning av formatering följer du dessa steg om du använder Word 2007 eller Word 2010:

1. Se till att fliken Granska av menyfliksområdet visas.
2. Klicka på nedåtpilen under spårändringsverktyget (i spårningsgruppen) och klicka sedan på Ändra spårningsalternativ. Word visar dialogrutan Spårändringsalternativ. (Se figur 1. )



Figur 1. Dialogrutan Spårändringsalternativ.

3. Rensa kryssrutan Spårformatering .
4. Klicka på OK.

Om du använder Word 2013, följ dessa steg istället:

1. Se till att fliken Granskning av menyfliksområdet visas.
2. Klicka på den lilla ikonen längst ned till höger på Tr acking grupp. Word visar dialogrutan Alternativ för spårningsändringar.
3. Klicka på knappen Avancerade alternativ. Word visar dialogrutan Avancerade spårändringsalternativ. (Se figur 2.)



Figur 2. Dialogrutan Avancerade spårändringsalternativ i Word 2013.

4. Rensa kryssrutan Spårformatering.
5. Klicka på OK för att stänga dialogrutan Avancerade spårändringsalternativ.
6. Klicka på OK för att stänga dialogrutan Spårändringsalternativ.

Slutligen, om du använder Word 2016 eller en senare version av programmet (inklusive den version som medföljer Office 365), följ dessa steg:

1. Se till att Fliken Granskning av menyfliksområdet visas.
2. Klicka på spårningsverktyget. Word visar alternativen för spårningsgrupp.
3. Klicka på den lilla ikonen längst ner till höger i spårningsgruppen. Word visar dialogrutan Alternativ för spårningsändringar.
4. Klicka på knappen Avancerade alternativ. Word visar dialogrutan Avancerade spårändringsalternativ. (Se figur 3.)



Figur 3. Dialogrutan Avancerade spårändringsalternativ i Word 2016.

5. Rensa kryssrutan Spårformatering.
6. Klicka på OK för att stänga dialogrutan Avancerade spårändringsalternativ.
7. Klicka på OK för att stänga dialogrutan Spårändringsalternativ.

Hittills så bra. Rätt? Tja, inte riktigt. Problemet är att det inte alltid är klibbigt att göra denna inställning. Vissa säger att ändringen kommer att följa med dokumentet, andra säger att det inte gör det. Ytterligare andra säger att ändringen kommer att återställas om du stänger av Spårändringar och sedan slår på den igen.

Från vad jag har kunnat avgöra, kommer den här inställningens beständighet att variera beroende på versionen av Word du använder. Om ändringen är beständig för dokument på ditt system kan du, när du skickar dokumentet till någon annan och om de använder en annan version av Word, få tillbaka ett dokument som har inställningen aktiverad och alla formateringsändringar är markerade. Detta kan vara mycket frustrerande.

Enligt min erfarenhet måste du utföra en trekantig metod. Först måste du öppna din vanliga mall och avmarkera kryssrutan Spårformatering När du har gjort ändringen och sparat mallen Normal ändras alla framtida dokument som du skapar som baseras på mallen inte spårformatering när spårändringar aktiveras. (Detta gäller naturligtvis bara om din version av Word inte återställer kryssrutan Spårformatering när du aktiverar och inaktiverar Spårändringar.)

Det andra du behöver göra är att öppna alla befintliga dokument och se till att inställningen är inaktiverad för dessa dokument. (Den ändring som du gjorde i mallen Normal påverkar inte tidigare skapade dokument. Det påverkar bara nya dokument som skapats efter att du har gjort ändringen.) ta en stund att göra om du har en hel del dokument.

Det tredje du behöver göra är att bli av med alla spårade formateringsändringar som kan visas när du får ett dokument från någon annan.Detta är nödvändigt igen, eftersom du inte har någon kontroll över hur personens system är konfigurerat. Du kan bli av med bara den spårade formateringen genom att följa dessa steg:

1. Visa fliken Granska i bandet.
2. I spårningsgruppen klickar du på rullgardinsmenyn Visa markering. Word visar en lista med kategorier av ändringar som den kan visa.
3. Avmarkera allt utom formatering .
4. Klicka på nedåtpilen under Godkänn-verktyget i gruppen Ändringar. Word visar några olika sätt att acceptera ändringar på.
5. Välj Acceptera alla ändringar som visas. Alla formateringsändringar (vilket är allt som visas på grund av steg 3) accepteras. (Välj inte Acceptera alla ändringar i dokumentet; det accepterar alla ändringar oavsett om de visas eller inte.)
6. Klicka igen rullgardinsmenyn Visa markering.
7. Se till att alla kryssrutor är markerade.

Resultatet av dessa steg är att du bara ser i dokumentet alla ändringar utom f ändringar i formateringen – precis som du vill. Nackdelen med detta är att du måste göra det på alla dokument du får från andra, nu och för alltid.

Det finns makrobaserade metoder du kan följa om du vill. Lägga till en enkel AutoOpen makro för alla dina dokument kan vara en enorm tidsbesparing på lång sikt:

Sub AutoOpen() ActiveDocument.TrackFormatting = FalseEnd Sub

Detta enkla makro stänger av spårning av formatering när dokumentet öppnas. kommer även att arbeta med dokument som du skickar till andra, förutsatt att de inte inaktiverar makron när de öppnar ditt dokument.

Du behöver ett annat makro för att bli av med spårad formatering som kan visas i dokument du ta emot från andra. Följande gör tricket:

Sub AcceptChangedFormatting() Dim r As Revision For Each r In ActiveDocument.Revisions If Left(r.FormatDescription, 10) = "Formatted:" Then r.Accept Next rEnd Sub

Du kan tilldela detta makro till en genvägstangent eller till en knapp på QAT. När det är anropas accepteras alla formateringsändringar i dokumentet omedelbart och du kan sedan fortsätta arbeta med andra ändringar som spårades i dokumentet.