Personalavdelningens funktion är administrativ och gemensam för alla organisationer. Organisationer kan ha formaliserade urvals-, utvärderings- och löneprocesser. Hantering av ”humankapital” har utvecklats till en tvingande och komplex process. HR-funktionen består av att spåra befintliga medarbetardata, som traditionellt inkluderar personliga historier, färdigheter, förmågor, prestationer och lön. För att minska den manuella arbetsbörden för dessa administrativa aktiviteter började organisationer automatisera många av dessa processer elektroniskt genom att införa specialiserade personalhanteringssystem.
HR-chefer är beroende av interna eller externa IT-proffs för att utveckla och upprätthålla en integrerad HRMS. . Innan klient-serverarkitekturer utvecklades i slutet av 1980-talet förflyttades många HR-automatiseringsprocesser till stordatorer som kunde hantera stora mängder datatransaktioner. Som en följd av den höga kapitalinvestering som krävs för att köpa eller programmera egen programvara begränsades dessa internt utvecklade HRMS till organisationer som hade en stor mängd kapital. Tillkomsten av klientserver, applikationstjänstleverantör och programvara som en tjänst (SaaS) eller personalhanteringssystem möjliggjorde högre administrativ kontroll av sådana system. För närvarande tenderar personalhanteringssystem att omfatta:
- Behålla personal
- Anställa
- Ombord & Offboarding
- Administration
- Hantera löner
- Spåra och hantera personalförmåner
- HR-planering
- Rekrytering / Learning management
- Prestationshantering och utvärderingar
- Självbetjäning av anställda
- Schemaläggning och rotationshantering
- Frånvarohantering
- Ledighet ledning
- Rapportering och analys
- Omfördelning av anställda
- Hantering av klagomål genom följande förekomster
Lönmodulen automatiserar löneprocessen genom att samla in data om anställdas tid och närvaro, beräkna olika avdrag och skatter och generera periodiska lönekontroller och anställdas skatterapporter. Data matas vanligtvis från personalresurser och tidtagningsmoduler för att beräkna automatiska insättnings- och manuella skrivskrivningsfunktioner. Den här modulen kan omfatta alla anställdsrelaterade transaktioner samt integreras med befintliga ekonomistyrningssystem.
Modulen för tid och närvaro samlar standardiserade tids- och arbetsrelaterade insatser. De mest avancerade modulerna ger bred flexibilitet i datainsamlingsmetoder, arbetsfördelningsfunktioner och dataanalysfunktioner. Kostnadsanalys och mätvärden för effektivitet är de viktigaste funktionerna.
Fördelaradministrationsmodulen tillhandahåller ett system för organisationer att administrera och spåra anställdas deltagande i förmånsprogram. Dessa omfattar vanligtvis försäkring, ersättning, vinstdelning och pension.
HR-hanteringsmodulen är en komponent som täcker många andra HR-aspekter från ansökan till pension. Systemet registrerar grundläggande demografiska och adressdata, urval, utbildning och utveckling, kapacitet och kompetenshantering, kompensationsplaneringsregister och andra relaterade aktiviteter. Ledande system ger möjlighet att ”läsa” applikationer och mata in relevant data i tillämpliga databasfält, meddela arbetsgivare och tillhandahålla positionshantering och positionskontroll. Personalhanteringsfunktionen innefattar rekrytering, placering, utvärdering, ersättning och utveckling av anställda i en organisation. Ursprungligen använde företag datorbaserade informationssystem för att:
- producera lönecheckar och lönerapporter;
- upprätthålla personalregister;
- bedriva talanghantering.
Onlinerekrytering har blivit en av de primära metoderna som används av HR-avdelningar för att få potentiella kandidater till lediga befattningar inom en organisation. Talenthanteringssystem eller rekryteringsmoduler erbjuder en integrerad anställningslösning för HRMS som vanligtvis omfattar:
- analys av personalanvändning inom en organisation;
- identifiering av potentiella sökande;
- rekrytering genom företagsinriktade listor;
- rekrytering via rekryteringssajter online eller publikationer som marknadsförs till både rekryterare och sökande;
- analys inom anställningsförfarandet (tid att anställa, hyreskälla, omsättning);
- hantering av efterlevnad för att säkerställa att jobbannonser och kandidater ombord följer statliga bestämmelser.
De betydande kostnaderna för att upprätthålla en organiserad rekryteringsinsats, tvärs över -postering inom och över allmänna eller branschspecifika jobbtavlor och upprätthållande av en konkurrenskraftig exponering av tillgänglighet har gett upphov till utvecklingen av en dedikerad sökningsspårningssystemmodul (ATS).
Utbildningsmodulen tillhandahåller ett system för organisationer att administrera och spåra anställdas trai nings- och utvecklingsinsatser.Systemet, som vanligtvis kallas ”Learning Management System” (LMS) om det är en fristående produkt, gör det möjligt för HR att spåra utbildning, kvalifikationer och färdigheter hos de anställda, samt beskriva vilka utbildningskurser, böcker, CD-skivor, webbaserat lärande eller material finns tillgängliga för att utveckla vilka färdigheter. Kurser kan sedan erbjudas i datumspecifika sessioner, där delegater och utbildningsresurser kartläggs och hanteras inom samma system. Sofistikerade LMS tillåter chefer att godkänna utbildning, budgetar och kalendrar tillsammans med prestationshantering och värderingsvärden.
Medarbetarens självbetjäningsmodul tillåter anställda att fråga HR-relaterade data och utföra vissa HR-transaktioner över systemet. Anställda kan fråga sin närvaropost från systemet utan att fråga informationen från HR-personal. Modulen låter också handledare godkänna O.T. förfrågningar från sina underordnade genom systemet utan att överbelasta uppgiften på HR-avdelningen.
Många organisationer har gått utöver de traditionella funktionerna och utvecklat informationssystem för personalhantering, som stöder rekrytering, urval, anställning, jobbplacering, prestanda utvärderingar, anställdas nyttoanalys, hälsa, säkerhet och säkerhet, medan andra integrerar ett outsourcat sökningsspårningssystem som omfattar en delmängd av ovanstående.
Analysmodulen gör det möjligt för organisationer att utöka värdet av en HRMS-implementering genom att extrahera HR-relaterad data för användning med andra plattformar för affärsinformation. Organisationer kombinerar till exempel HR-mätvärden med andra affärsdata för att identifiera trender och avvikelser i antalet anställda för att bättre förutsäga inverkan av anställdas omsättning på framtida produktion.
Det finns nu många typer av HRMS eller HRIS, vissa varav typiskt är lokala maskinbaserade programvarupaket; den andra huvudtypen är ett online molnbaserat system som kan nås via en webbläsare.
Personalutbildningsmodulen gör det möjligt för organisationer att gå in, spåra och hantera personal- och personalutbildning. Varje typ av aktivitet kan spelas in tillsammans med ytterligare data. Prestanda för varje anställd eller anställd lagras sedan och kan nås via Analytics-modulen.
Omdelningsmodul för anställda är en ny tilläggsfunktionalitet för HRMS. Den här modulen har funktionerna överföring, marknadsföring, lönebetyg, ombeteckning, suppleant, bekräftelse, ändring av betalningsläge och brevformulär.
