Om du ska att investera 30-60 minuter i möte med någon, du är skyldig dig själv och den du träffade för att skicka ett uppföljnings-e-postmeddelande.

Liksom baseboll är hantering av nätverksrelationer ett spel med tum där skillnaden mellan att vinna och förlora bestäms sällan av stora gester; oftare än inte är vinnaren personen som tog de små extra stegen.

Detta gäller särskilt om du tävlar på en kommodiserad marknad där skillnaden mellan dig och din konkurrent är marginell. Tänk på att skicka uppföljnings-e-postmeddelanden som ett av de små extra steg som kan göra skillnad mellan seger och nederlag.

Dessutom när du tittar på den minimala tid och energiinvestering som är involverad i att skriva en uppföljning. e-post till dina möten, det är verkligen en no-brainer: Om du vill utnyttja kraften i ditt nätverk till fullo, måste du skicka uppföljnings-e-post.

Varför de flesta inte konsekvent skickar uppföljningsmeddelanden

Detta är förmodligen inte första gången du funderar på att skicka uppföljnings-e-post. Faktum är att det förmodligen inte ens är första gången du har försökt göra denna praxis till en vana.

Och de första par dagarna av ditt första försök gick antagligen riktigt bra. Men då hände något; en kris uppstod. Du investerar all din tid och energi i att lösa krisen och glömmer därför att skicka uppföljnings-e-post.

Krisen slutar, men e-postmeddelandena börjar inte igen. Låter bekant? Det är den klassiska berättelsen om välmenande vanor som krossas innan de är helt formade.

Om du är redo att engagera dig för denna vana igen, här är ett snabbt tips för att effektivisera processen och göra det enklare att komma ihåg att skicka dessa e-postmeddelanden, oavsett vad som händer: Skapa ett uppföljande e-postutkast före mötet.

Uppenbarligen kan detta utkast inte vara för specifikt eller detaljerat eftersom det skrivs innan mötet tar plats, men det är okej. Du kan alltid pröva det efter mötet. Här är ett exempel på hur detta e-postutkast kan se ut:

”Hej Sachin ,

Tack för att du träffade mig idag. Jag tyckte mycket om mötet och ser fram emot att träffa dig igen.

Skål, Patrick ”

När du har fått det här e-postmeddelandet i din utkastmapp är det svårt att glömma att skicka det. Allt du behöver göra är att anpassa det när mötet avslutas På tal om det, låt oss prata om …

Hur man skriver en bra uppföljnings-e-post

Ett effektivt uppföljnings-e-postmeddelande har tre komponenter:

• En ”tack” -komponent,
• En ”Common Ground Reference” -komponent och
• En ”Key Takeaways” -komponent.

Låt oss gå igenom en trestegsprocess för att skapa ett uppföljnings-e-postmeddelande med dessa tre avsnitt.

Komponent I: Tack

Att säga ”Tack” är vanligtvis en given i uppföljnings-e-postmeddelanden, så varför ens nämna det? Enkelt: Becaus tacksamhet är ett av de mest kraftfulla sätten att skapa en anslutning. Det och eftersom det finns två sätt att kommunicera tack: det ena säger bara det, det andra menar det.

Det ena är en standardfras, den andra är lite mer omtänksam. Tänk på det som skillnaden mellan ”Vad händer?” och ”Hur mår du idag? Du verkar ganska nöjd. ”

Med hjälp av meningar som” Jag uppskattade verkligen tiden du tillbringade med mig idag. Jag hoppas att det också var bra tid för dig ”eller,” Låt mig börja med att säga tack du för din tid idag ”är ett bra ställe att börja på.

Om du kan stärka dessa uttalanden genom att lägga till specifika skäl till varför du är tacksam, är det ännu bättre. Till exempel: ”Jag lärde mig mycket av dina förslag idag”, eller ”Jag känner att jag kommer att kunna följa de råd du gav.”

Nyckeln är att se till att din mottagare uppfattar att du är äkta. Så här kan det se ut i praktiken.

Exempel I: Tack

”Hej Sachin,

Tack för att du tog dig tid att träffa mig idag, jag lärde mig mycket av dina förslag. Jag tyckte om mötet väldigt mycket och ser fram emot att träffa dig igen.

Skål, Patrick ”

Komponent II: Common Ground Reference

Den här komponenten lägger till en mening om vad du tyckte om mötet och vad du har gemensamt med dem du träffade. Den har tre primära fördelar:

• Den anpassar e-postmeddelandet så att det inte ser ut som om du bara skickar ut en förskriven mall. Detta kommer sannolikt att få den andra personen att uppfatta dig som omtänksam, omtänksam och uppmärksam.
• Människor lockas till positivitet. Genom att lyfta fram ett positivt inslag av mötet kommer de som du träffade troligen att ha en bättre uppfattning om dig och tänker på mötet som ett Framgång.
• Gemensam mark är källan till all anslutning, och den här komponenten gör att du snabbt kan fastställa den gemensamma marken.

Så här kan det se ut i praktiken.

Exempel II: Common Ground-referens

”Hej Sachin,

Tack för att du tog dig tid att träffa mig idag, jag lärde mig mycket av dina förslag.

Jag tyckte mycket om vårt möte och blev särskilt fascinerad av din passion för te. Som ni vet älskar jag också te, och det är inte varje dag jag stöter på någon som uppskattar en stor kopp te.

Jag ser fram emot att träffa dig igen.

Skål, Patrick ”

Komponent III : Key Takeaways

Denna sista komponent är din möjlighet att visa att du är engagerad i det här förhållandet genom att gå en extra mil.

Använd det här avsnittet för att sammanfatta alla åtaganden g iven och fått. Detta kommer att understryka mötets produktivitet och skapa förtroende som du kommer att följa igenom.

Dessutom skapar den här komponenten ett informellt avtal som den andra parten också kommer att följa.

För att få ett kraftfullt sätt att utnyttja dessa åtaganden (och andra viktiga källor för mötesinformation), klicka här för att lära dig mer om mötesavvikelser.

Så här kan det se ut i praktiken.

Exempel III: Viktiga avhämtningar

”Hej Sachin,

Tack för att du tog dig tid att träffa mig idag.

Jag tyckte mycket om det och blev särskilt fascinerad av din passion för te. Som ni vet älskar jag också te, och det är inte varje dag jag stöter på någon som uppskattar en stor kopp te.

• Förutom att lära känna dig mycket bättre, finns det tre viktiga takeaways från vårt möte:

Du behöver anställa fantastiska ingenjörer och tycker att det är mycket svårt att åstadkomma i dagens ekonomi.

• Vi gick med på att träffas nästa vecka för att diskutera hur vi kunde arbeta tillsammans för att lösa denna utmaning.
• Jag erbjöd mig att presentera dig för Riviera Partners, ett av de bästa rekryteringsföretagen i Silicon Valley.
• Om du känner att jag har utelämnat några andra viktiga aspekter av vårt samtal, vänligen meddela mig.

Återigen tyckte jag mycket om vårt möte och jag ser fram emot att träffa dig igen nästa vecka.

Skål, Patrick ”

Hitta en metod som Fungerar för dig

Ser du hur dessa tre komponenter fungerar tillsammans för att skapa ett e-postmeddelande som dina mottagare sannolikt uppfattar som relevanta, värdefulla och meningsfulla? Det är åtminstone mycket bättre än att skicka inget uppföljningsmeddelande alls.

Men i slutet av dagen, kom ihåg detta: Fokusera på komponenterna i ett bra uppföljningsmeddelande; inte mina specifika exempel. Du behöver inte använda mina exakta ord; de kanske inte passar dig.

Den viktigaste regeln i hantering av nätverksrelationer är att vara äkta och att vara autentisk. Om du säger ”Jag skulle aldrig skriva på det sättet”, så är det bra! Fråga dig själv: ”Hur skulle jag kommunicera tacksamhet, skapa en gemensam grund och sammanfatta nyckelupptagningarna?”

Vi har alla vår egen stil. Hitta din och börja följa upp.

Skapa ”Wow” -moment i dina förhållanden med mötesrapporten

Uppföljnings-e-postmeddelanden är bara en vanlig del av en större helhet som jag kallar Att möta debrief. I ett nötskal handlar det här konceptet om att samla in och agera på den mest värdefulla informationen som du lär dig om någon under en konversation. Kolla in den här artikeln för att ladda upp avkastningen på dina möten och som ett resultat dina relationer .

Back-to-Back-möten förgiftar din produktivitet. Här är motgiften.

Uppföljnings-e-postmeddelanden kan vara en bra idé i teorin, men teorin tar dig bara så långt. i slutet av dagen måste du faktiskt skicka dem och att hitta tid att göra det kan vara ett problem när din kalender är bokad rygg mot rygg. Kolla in dessa två snabba och enkla taktik för att bryta det oändliga mötescykel och ta tid för det som betyder mest.

Hur man gör professionella introduktioner och skriver affärsintroduktion E-postmeddelanden som ger massiv Värde för ditt nätverk

En av de vanligaste åtaganden som gjorts vid möten är en introduktion. Problemet är att de flesta underskattar introduktionsprocessen kraftigt. För att verkligen göra det till en relevant och värdefull upplevelse för båda parter krävs mer än ett enkelt intro-e-postmeddelande. Kolla in den här artikeln för en fullständig genomgång av introduktionsprocessen.