VANDERBILT UNIVERSITY HUMAN RESOURCES POLICIES AND PROCEDURES – YTTEMÅL: ANVÄNDNING OCH PUNKTUALITET – EFFEKTIV DATUM: 1 juli 2015

POLITIK

Tidig och regelbunden närvaro är en förväntan på prestanda för alla Vanderbilt-anställda. För att säkerställa adekvat bemanning, positiv anställdas moral och för att uppfylla förväntade produktivitetsstandarder i hela organisationen kommer de anställda att hållas ansvariga för att följa sitt arbetsschema. Om en anställd inte kan uppfylla denna förväntan, måste han / hon erhålla godkännande från sin handledare i förväg om eventuella begärda schemaändringar. Detta godkännande inkluderar förfrågningar om att använda lämpliga intäkter, samt sen ankomst till eller tidiga avgångar från jobbet. Avdelningar har bedömning att utvärdera extraordinära omständigheter med en långsam, frånvaro eller underlåtenhet att klocka in eller klocka ut och avgöra om händelsen ska räknas som en händelse eller inte. HR-konsulter finns tillgängliga för att ge råd till handledare om utvärdering av förmildrande omständigheter.

FÖRFARANDE

I. Frånvarande

En anställd anses frånvarande när han / hon inte är tillgänglig för arbete som tilldelats / schemalagd och sådan ledig tid var inte schemalagd / godkänd i förväg som krävs enligt avdelningsmeddelandet förfarande.

II. Tardy

En anställd anses vara trög när han / hon:

• misslyckas med att rapport för arbete vid tilldelad / schemalagd arbetstid. I dessa fall kan chefer byta ut den ansträngda medarbetaren för hela skiftet.
• Lämna jobbet före utgången av tilldelad / schemalagd arbetstid utan förhandstillstånd.
• Tar en förlängd måltid eller pausperiod utan godkännande
• Anländer för att arbeta efter sin planerade starttid kan bytas ut för hela skiftet efter hans / hennes handledares gottfinnande.

III . Tidsklockor och misslyckande att klocka in / ut

Anställda måste följa fastställda riktlinjer för registrering av deras faktiska arbetade timmar. En missad klocka in / ut är ett brott mot denna policy och inkluderar:

• Misslyckande att klocka in / ut på sin utsedda tidsklocka (dvs. Kronos station) i början och / eller slutet av deras tilldelade skift;
• Underlåtenhet att klocka in / ut på den angivna tidsklockan för måltidsuppehållet;
• Underlåtenhet att rapportera arbetad tid noggrant och i rätt tid .
• Klocka in / ut tidigt (eller sent) för tilldelad skift utan föregående godkännande.

IV. Avdelningsaviseringsförfarande

Anställda förväntas följa avdelningens aviseringsförfaranden om de kommer för sent till jobbet, inte kommer att vara på jobbet eller begär planerad tid borta från arbetet. Anställda måste i förväg begära till sin handledare eller utsedda och i enlighet med avdelningsförfarandet om de vill komma tidigt eller lämna tidigt från ett tilldelat skift.

Vid tidpunkten för anmälan / samtal måste arbetstagaren meddela sin handledare när frånvaro beror på en dokumenterad / godkänd tjänstledighet (t.ex. militärledighet, FMLA) för att säkerställa lämplig spårning av ledighetsutnyttjande och frånvaro.

En anställd som inte ringer in och rapporterar till arbete som planerat för tre på varandra följande schemalagda arbetsdagar kommer att ses som att de har upphört med sin anställning och anställningen kommer att avslutas. Handledaren bör rådfråga personal om denna situation uppstår.

Incidenter om att inte följa avdelningens anmälningsförfaranden, inklusive No-Call / No-Show, kommer att behandlas i enlighet med Progressive Disciplin-policyn.

V. Progressiv disciplinprocess

Handledare bör övervaka sina anställdas närvaro regelbundet och ta itu med otillfredsställande närvaro på ett snabbt och konsekvent sätt. upplupen ledighet från banker, bör de diskutera denna oro med den anställde.

När en anställd tidigare har fått råd under den progressiva disciplinpolicyn och / eller prestationsansvars- och åtagandepolicyn kommer de totala omständigheterna att vara utvärderas när ytterligare åtgärder fastställs. För situationer som avbryter eller avslutar anställningen bör handledaren samråda med personalresurserna innan disciplinära åtgärder genomförs.

Tidig och regelbunden närvaro är en prestationsförväntning för alla Vanderbilt-anställda. de anställda som har uppvisat otillfredsställande närvaro som resulterade i disciplinära åtgärder (skriftliga eller slutliga) under året ma y har beteendet dokumenterat i sin årliga utvärdering.

Förekomster

En händelse dokumenteras som frånvaro, långsam eller missad tidsklocka in / ut .Medan en frånvaro avser ett enda misslyckande att vara på jobbet, kan en händelse täcka på varandra följande dagar när en anställd är ute av samma anledning.

Följande rutnät är utformat för att ge riktlinjer för adressering av det totala antalet av händelser under en rullande tolvmånadersperiod, förutsatt att orsaken till en händelse inte är skyddad under FMLA eller ADAAA.

OBS: Det totala antalet dagar som en anställd inte är tillgänglig för arbete enligt schemalagd tid och det totala antalet händelser beaktas vid tillämpning av disciplin. Till exempel, vid steg 1 är det maximala antalet dagar som den anställde får vara otillgänglig för arbete innan han får en verbal coachning, 6, oavsett antalet händelser.

Ny anställningsperiod

En anställd inom sin orienteringsperiod som har två förekomster bör få en skriftlig varning; om den anställde har mer än två händelser inom orienteringsperioden kan anställningen avslutas; om orienteringsperioden förlängs gäller denna regel fortfarande.

Helgdagar

Om en anställd ringer från jobbet dagen innan, dagen för eller dagen efter en semester kommer chefen att granska omständigheterna för frånvaron. Baserat på den här granskningen har chefen möjlighet att avgöra om han ska räkna händelsen som en vanlig händelse eller gå direkt till att utfärda en skriftlig varning för semesteranropet. Om en anställd redan är på disciplin kan han gå vidare till nästa nivå.

VI. Process för godkännande av avdelningspolitiken

Vanderbilt-enheter kan utveckla en avdelningens närvaro / punktlighetspolicy som uppfyller avdelningens unika operativa behov. Om ledningen bestämmer att en avdelningspolicy behövs, kommer avdelningen att följa dess enhets godkännandeprocess för att fastställa den policy som kräver slutgiltigt godkännande från företagets ledande befattningshavare.

Denna policy är tänkt som en riktlinje för att hjälpa till med en konsekvent tillämpning av universitetets policyer och program för anställda. Policyn skapar inte ett underförstått eller uttryckt kontrakt med några Vanderbilt-medarbetare som är anställda efter behag. Vanderbilt förbehåller sig rätten att ändra denna policy helt eller delvis, när som helst, enligt universitetets gottfinnande.