Der Umzug aus geschäftlichen Gründen kann für einen Arbeitnehmer schwierig und teuer sein. Aus diesem Grund werden viele Umzugskosten von Arbeitgebern bezahlt. Hier sehen Sie, wie der Prozess der Zahlung von Umzugskosten für Mitarbeiter funktioniert, einschließlich dessen, was für Sie als Unternehmen abzugsfähig ist, wie Sie diese Zahlungen dokumentieren und wie Sie diese melden Ausgaben für Mitarbeiter-W-2-Formulare.

Änderungen des Steuergesetzes und Umzugskosten

Das Steuergesetz 2017 (Gesetz über Steuersenkungen und Arbeitsplätze) enthält einige Änderungen zu Abzügen für Umzugskosten für Mitarbeiter, gültig für das Steuerjahr 2018 bis 2025. Dieses Gesetz beseitigt den Abzug für nicht erstattete Geschäftskosten, einschließlich Umzugskosten. Dies bedeutet, dass diese Kosten für den Mitarbeiter gemäß Anhang A nicht mehr abzugsfähig sind. Diese Änderung Betrifft auch Eigentümer von C-Unternehmen und S-Unternehmen, die auch Mitarbeiter des Unternehmens sind.

Erstattungen Ihres Unternehmens an Mitarbeiter für Umzugskosten gelten als Nebenleistungen. Diese Leistungen sind steuerpflichtige Löhne für den Arbeitnehmer und müssen für die Quellensteuer, die FICA (Social Security / Medicare) und die Arbeitslosensteuer des Bundes einbezogen werden. Selbst wenn Sie eine Unternehmensrichtlinie haben, nach der Mitarbeiter Zahlungen nachverfolgen und überschüssige Beträge zurückgeben müssen, sind diese Zahlungen für den Mitarbeiter weiterhin steuerpflichtig.

Wenn Ihr Unternehmen Mitarbeiter behandelt Wenn Sie Ausgaben als steuerpflichtigen (W-2) Lohn für den Mitarbeiter verschieben, kann Ihr Unternehmen die Kosten dieser Ausgaben weiterhin als Geschäftskosten abziehen.

Um ganz klar zu sein: Ab 2018 bis 2025 sind alle von Ihrem Unternehmen an Mitarbeiter gezahlten Umzugskosten für Mitarbeiter steuerpflichtig. Nicht erstattete Umzugskosten eines Mitarbeiters können vom Mitarbeiter nicht als sonstige Kosten abgezogen werden. Ihr Unternehmen kann diese Zahlungen weiterhin als Geschäftskosten abziehen.

Wie Erstattung von Umzugskosten für Mitarbeiter

Im Allgemeinen ist jede Zahlung an Mitarbeiter steuerpflichtig, und die Zahlung von Umzugskosten für Mitarbeiter wird als steuerpflichtiger Vorteil angesehen. Das Steuergesetz von 2017 hat diese Steuersituation nicht geändert. Es wurde jedoch die Möglichkeit beseitigt, dass Arbeitgeber mithilfe eines (nachstehend erläuterten) verantwortlichen Plans eine Erstattung vornehmen können, um zu vermeiden, dass der Arbeitnehmer Einkommenssteuern auf diese Zahlungen zahlt.

Es ist eine gute Idee, den Prozess des verantwortlichen Plans zu befolgen, um die Erstattungen von Mitarbeitern zu dokumentieren, damit Sie Probleme bei einer Prüfung vermeiden können.

So funktioniert ein Erstattungsplan: Der Mitarbeiter zahlt die Kosten und Sie erstatten sie. Die Ausgaben müssen aufgeschlüsselt werden und es können nur bestimmte Ausgaben bezahlt werden. Die Ausgaben müssen auch geschäftlichen Zwecken dienen.

Der Mitarbeiter muss während der Erbringung von Dienstleistungen als Mitarbeiter Ihres Unternehmens Ausgaben bezahlt haben oder angefallen sein. Möglicherweise müssen Sie dokumentieren, dass der Umzug von Ihrem Unternehmen benötigt wird. Es gibt auch einige Buchhaltungsverfahren, die befolgt werden müssen.

• Der Mitarbeiter muss „diese Ausgaben innerhalb eines angemessenen Zeitraums angemessen bilanzieren“. Das heißt, der Mitarbeiter muss Ihnen Belege für alle Ausgaben geben.
• Wenn Sie dem Mitarbeiter einen Vorschuss auf diese Kosten gewähren, muss der Mitarbeiter überschüssiges Geld innerhalb eines angemessenen Zeitraums zurückgeben.

Nehmen wir zum Beispiel an, Sie zahlen 5.000 US-Dollar für Umzugskosten und der Mitarbeiter gibt Ihnen Quittungen über 3.650 US-Dollar. Der Mitarbeiter muss Ihnen einen Scheck über den Saldo (1.350 US-Dollar) ausstellen. Wenn nicht alle Kriterien für einen verantwortlichen Plan erfüllt sind erfüllt ist, ist der Plan kein rechenschaftspflichtiger Plan. Und „Erstattungen für nicht abzugsfähige Ausgaben“ (an den Mitarbeiter) und Zulagen für verschiedene oder nicht spezifizierte Ausgaben sind für den Mitarbeiter steuerpflichtig.

Lohnsteuern und Umzugskostenzahlungen an Mitarbeiter

Die von Ihrem Unternehmen gezahlten Umzugskosten für Mitarbeiter unterliegen, selbst wenn Sie einen verantwortlichen Plan haben, der Quellensteuer auf Bundeseinkommenssteuern, FICA-Steuern (Sozialversicherung und Medicare). und Bundesarbeitslosensteuern.

Sie müssen die Höhe dieser Leistung angeben, wenn Sie die jährliche W-2-Steuer r abschließen Bericht für den Mitarbeiter des Vorjahres.

Um zu verdeutlichen, wie diese Ausgaben auf dem W-2-Formular eines Mitarbeiters erfasst werden. Wir verwenden das obige Beispiel, in dem der Mitarbeiter 5.000 US-Dollar für Umzugskosten erhält, Quittungen für 3.650 US-Dollar hat und die restlichen 1.350 US-Dollar behält. Der Betrag, den der Mitarbeiter behält, ist für den Mitarbeiter steuerpflichtig. Wir gehen davon aus, dass diese Zahlung unter erfolgt die Anforderungen für einen verantwortlichen Plan, wie oben beschrieben:

• Die steuerpflichtigen 1.350 USD sind in Feld 1 des W-2 (und in den Feldern 3, 5 und) enthalten 16, wenn vom Staat oder der Stadt besteuert).
• Quellensteuer auf Bundes- und Landeseinkommen sowie FICA-Steuern müssen für die steuerpflichtigen 1.350 USD berechnet und in den entsprechenden Feldern auf der W-2 enthalten sein.
• Sie müssen die 3.650 USD (der Betrag, der dem begründeten Betrag entspricht (z. B. der nicht steuerpflichtige Teil)) in Feld 12 des Formulars W-2 mit dem Code „L“ angeben.

Weitere Informationen zur Funktionsweise finden Sie in IRS-Publikation 15 (Rundschreiben E).

Geben Sie einem Mitarbeiter zusätzliches Geld für den Umzug Ausgaben

Einige Unternehmen geben den Mitarbeitern einen festgelegten Betrag für die Umzugskosten, abhängig von der Art des Umzugs und der Entfernung. Die Zahlung kann möglicherweise weiterhin als Geschäftskosten für Ihr Unternehmen abgezogen werden.

Wenn Sie einem Mitarbeiter das Geld für Umzugskosten geben und den Mitarbeiter entscheiden lassen möchten, wie dieses Geld ausgegeben wird, haben Sie einen nicht rechenschaftspflichtigen Plan gemäß den IRS-Bestimmungen. In diesem Fall, wie oben angegeben Wenn Sie nicht möchten, dass der Mitarbeiter Quittungen vorlegen muss, ist die gesamte Zahlung für den Mitarbeiter als Leistung steuerpflichtig. Außerdem müssen die Bundeseinkommensteuer und die FICA-Steuer auf die Zahlung einbehalten werden.

In diesem Fall yo Möglicherweise möchten Sie der Zahlung einen zusätzlichen Betrag hinzufügen, um dem Mitarbeiter bei den zusätzlichen Steuern zu helfen, die gezahlt werden müssen. Dies wird als „Einlösen“ eines Schecks bezeichnet und dient dazu, dem Mitarbeiter den genauen Betrag der Zahlung nach Steuern mitzuteilen.

Zum Beispiel, wenn Sie Wenn Sie einem Mitarbeiter 2.000 USD an Umzugskosten zahlen, können Sie eine Bruttoberechnung durchführen, um mehr als 2.000 USD zur Deckung der zusätzlichen Steuern zu erhalten.

Umzugskosten für Mitarbeiter sind abzugsfähig

Die Zahlung von Umzugskosten für Mitarbeiter ist ein abzugsfähiger Geschäftsaufwand für Ihr Unternehmen.

Informieren der Mitarbeiter über den Erstattungsplan für Umzugskosten

Wie bei Bei allen anderen Leistungen an Arbeitnehmer müssen alle Mitarbeiter gleich behandelt werden. Sie können Kriterien für die Qualifizierung für den Plan nach Mitarbeitertyp festlegen (z. B. Gehalt oder Stundenlohn), aber Sie können nicht einem Mitarbeiter in derselben Klassifizierung mehr davon geben Nutzen als ein anderer.

Es ist immer eine gute Idee, diese Art von Nutzen schriftlich niederzulegen und in Ihre Kommunikation mit Mitarbeitern einzubeziehen. Ihr Mitarbeiter Handbuch oder Richtlinien und Proc Das Handbuch edures ist ein guter Ort, um den Plan zu beschreiben. Vergessen Sie nicht, Informationen über die steuerlichen Auswirkungen dieser Leistung anzugeben.

Unterstützung der Mitarbeiter bei ihren Umzugskostenabzügen

Es sei denn, Sie sind ein qualifizierter Steuerberater Ermutigen Sie Ihre Mitarbeiter, professionelle Steuerberatung zu erhalten oder professionelle Steuersoftware zu verwenden. Hier sind einige Dinge, die Sie tun können, um den Mitarbeitern zu helfen, diesen sich bewegenden Kostenvorteil zu verstehen und wie er sich auf ihre Steuern auswirkt :

• Geben Sie den Mitarbeitern ein Paket zur Arbeitsplatzverlagerung, in dem erläutert wird, wie und wann Umzugskosten von Ihrem Unternehmen erstattet werden.
• Geben Sie den Mitarbeitern die Möglichkeit dazu Ändern Sie ihre Quellensteuer (auf Formular W-4), um die Umzugsleistung und ihre Steuerschuld zu berücksichtigen.

IRS-Informationen zu Umzugskosten von Mitarbeitern

IRS-Publikation 521 – Umzugskosten

IRS-Publikation 15 – Rundschreiben E – Steuerleitfaden für Arbeitgeber

IR B Publikation 15b – Steuerleitfaden des Arbeitgebers zu Leistungen an Arbeitnehmer

Dieser Artikel und alle Informationen auf dieser Website enthalten allgemeine Informationen und sind nicht als Steuer- oder Rechtsberatung gedacht. Weitere Informationen finden Sie in den IRS-Veröffentlichungen. Jede Situation ist spezifisch; Fragen wenden Sie sich an Ihren Steuerberater.