Funcția departamentelor de resurse umane este administrativă și comună tuturor organizațiilor. Organizațiile pot avea procese de selecție, evaluare și salarizare formalizate. Managementul „capitalului uman” a progresat către un proces imperativ și complex. Funcția de resurse umane constă în urmărirea datelor existente despre angajați, care includ în mod tradițional istorii personale, abilități, capacități, realizări și salariu. Pentru a reduce volumul de lucru manual al acestor activități administrative, organizațiile au început să automatizeze electronic multe dintre aceste procese prin introducerea unor sisteme specializate de gestionare a resurselor umane.
Directorii de resurse umane se bazează pe profesioniști IT interni sau externi pentru a dezvolta și menține un HRMS integrat. . Înainte ca arhitecturile client-server să evolueze la sfârșitul anilor 1980, multe procese de automatizare a resurselor umane au fost retrogradate pe computere mainframe care ar putea gestiona cantități mari de tranzacții de date. Ca urmare a investiției mari de capital necesare pentru a cumpăra sau programa software proprietar, aceste HRMS dezvoltate intern s-au limitat la organizațiile care dețineau o cantitate mare de capital. Apariția client-server, a furnizorului de servicii de aplicații și a software-ului ca serviciu (SaaS) sau a sistemelor de gestionare a resurselor umane au permis un control administrativ mai ridicat al acestor sisteme. În prezent, sistemele de gestionare a resurselor umane tind să cuprindă:
- Păstrarea personalului
- Angajarea
- Onboarding & Offboarding
- Administrare
- Gestionarea salarizării
- Urmărirea și gestionarea beneficiilor angajaților
- Planificarea resurselor umane
- Managementul recrutării / învățării
- Managementul performanței și evaluări
- Autoservirea angajaților
- Programarea și gestionarea rotației
- Managementul absenței
- Concediu management
- Raportare și analize
- Reatribuirea angajaților
- Tratarea plângerilor urmând precedentele
Modulul de salarizare automatizează procesul de plată prin colectarea de date privind timpul și prezența angajaților, calcularea diferitelor deduceri și impozite și generarea de controale de plată periodice și rapoarte privind impozitele angajaților Datele sunt, în general, alimentate din resurse umane și module de cronometrare pentru a calcula capacitățile de depunere automată și verificarea manuală. Acest modul poate cuprinde toate tranzacțiile legate de angajați, precum și se poate integra cu sistemele de management financiar existente.
Modulul de timp și frecvență adună eforturi standardizate legate de timp și muncă. Cele mai avansate module oferă o flexibilitate largă în metodele de colectare a datelor, capacitățile de distribuție a forței de muncă și caracteristicile de analiză a datelor. Analiza costurilor și indicatorii de eficiență sunt funcțiile principale.
Modulul de administrare a beneficiilor oferă un sistem pentru organizații pentru a administra și urmări participarea angajaților la programele de beneficii. Acestea cuprind în mod obișnuit asigurarea, compensația, partajarea profitului și pensionarea.
Modulul de gestionare a resurselor umane este o componentă care acoperă multe alte aspecte ale resurselor umane, de la aplicare până la pensionare. Sistemul înregistrează date demografice și de adresă de bază, selecție, instruire și dezvoltare, gestionarea capacităților și abilităților, înregistrări de planificare a compensației și alte activități conexe. Sistemele de vârf oferă posibilitatea de a „citi” aplicațiile și de a introduce date relevante în câmpurile de baze de date aplicabile, de a notifica angajatorii și de a oferi managementul poziției și controlul poziției. Funcția de gestionare a resurselor umane implică recrutarea, plasarea, evaluarea, compensarea și dezvoltarea angajaților unei organizații. Inițial, întreprinderile foloseau sisteme informatice bazate pe computer pentru:
- să producă salarii și rapoarte de salarizare;
- să mențină evidența personalului;
- să urmărească gestionarea talentelor.
Recrutarea online a devenit una dintre metodele principale folosite de departamentele de resurse umane pentru a obține potențiali candidați pentru funcții disponibile în cadrul unei organizații. Sistemele de gestionare a talentelor sau modulele de recrutare oferă o soluție integrată de angajare pentru HRMS care cuprinde de obicei:
- analiza utilizării personalului în cadrul unei organizații;
- identificarea potențialilor solicitanți;
- recrutarea prin listări orientate către companie;
- recrutarea prin intermediul site-urilor de recrutare online sau al publicațiilor care se comercializează atât pentru recrutori, cât și pentru solicitanți;
- analize în cadrul procesului de angajare (timp pentru angajare, sursa de angajare, cifra de afaceri);
- managementul conformității pentru a se asigura că anunțurile de angajare și integrarea candidaților respectă reglementările guvernamentale.
Costul semnificativ suportat pentru menținerea unui efort organizat de recrutare -afișarea în cadrul și în cadrul panourilor generale sau specifice industriei și menținerea unei expuneri competitive a disponibilităților a dat naștere la dezvoltarea unui modul dedicat de urmărire a solicitanților (ATS).
Modulul de instruire oferă un sistem pentru organizații pentru a administra și urmări cursurile angajaților eforturi de dezvoltare și dezvoltare.Sistemul, denumit în mod normal „sistem de management al învățării” (LMS) dacă este un produs independent, permite resurselor umane să urmărească educația, calificările și abilitățile angajaților, precum și să prezinte ce cursuri de formare, cărți, CD-uri, învățare bazată pe web sau sunt disponibile materiale pentru dezvoltarea abilităților. Cursurile pot fi apoi oferite în sesiuni specifice datei, delegații și resursele de instruire fiind mapate și gestionate în cadrul aceluiași sistem. LMS-urile sofisticate permit managerilor să aprobe instruirea, bugetele și calendarele, alături de indicatorii de management al performanței și de evaluare.
Modulul de autoservire a angajaților permite angajaților să interogheze date legate de resurse umane și să efectueze unele tranzacții de resurse umane în sistem. Angajații își pot solicita înregistrarea de prezență din sistem fără a solicita informații personalului de resurse umane. Modulul permite, de asemenea, supraveghetorilor să aprobe O.T. solicitări din partea subordonaților lor prin intermediul sistemului, fără a suprasolicita sarcina departamentului de resurse umane.
Multe organizații au depășit funcțiile tradiționale și au dezvoltat sisteme informaționale de gestionare a resurselor umane, care sprijină recrutarea, selecția, angajarea, plasarea în locuri de muncă, performanța evaluări, analiza beneficiilor angajaților, sănătate, siguranță și securitate, în timp ce altele integrează un sistem de urmărire a solicitantului externalizat care cuprinde un subset al celor de mai sus.
Modulul de analiză permite organizațiilor să extindă valoarea unei implementări HRMS prin extragerea datelor legate de resurse umane pentru utilizare cu alte platforme de business intelligence. De exemplu, organizațiile combină valorile resurselor umane cu alte date de afaceri pentru a identifica tendințele și anomaliile numărului de angajați pentru a prevedea mai bine impactul fluctuației angajaților asupra producției viitoare.
Există acum multe tipuri de HRMS sau HRIS, unele dintre care sunt de obicei pachete software bazate pe mașini locale; celălalt tip principal este un sistem online bazat pe cloud care poate fi accesat printr-un browser web.
Modulul de instruire a personalului permite organizațiilor capacitatea de a intra, urmări și gestiona instruirea angajaților și a personalului. Fiecare tip de activitate poate fi înregistrat împreună cu datele suplimentare. Performanța fiecărui angajat sau membru al personalului este apoi stocată și poate fi accesată prin modulul Analytics.
Modulul de reatribuire a angajaților este o funcționalitate suplimentară recentă a HRMS. Acest modul are funcțiile de transfer, promovare, revizuire a plății, redesemnare, delegare, confirmare, modificare a modului de plată și formular scrisoare.
