Pentru ca întreprinderile să se uite înapoi la modul în care au făcut-o în trecut, trebuie să urmeze un anumit set de pași pentru a verifica dacă finanțele lor sunt corecte. Acești pași sunt denumiți în mod obișnuit ciclul contabil deoarece, după ce fiecare perioadă contabilă sa încheiat, companiile repetă aceiași pași de bază.

Scopul etapelor ciclului contabil este de a se asigura că fiecare cent care s-a schimbat de mâini în timpul perioadei contabile este contabilizat corespunzător și reflectat în situațiile financiare ale unei companii. Situațiile financiare servesc drept record istoric final pentru o afacere, iar miza este mare pentru a le face corect. Părțile externe, cum ar fi băncile, investitorii și IRS, vor analiza situațiile dvs. financiare pentru a decide lucruri cum ar fi dacă vă acordați un împrumut sau dacă ați plătit suma corectă în impozite.

Vă puteți gândi la ciclul contabil ca la o listă de verificare care trebuie completată la sfârșitul perioadei contabile. Atunci când toți pașii sunt bifați, puteți trece la următoarea perioadă contabilă cu o ardezie curată.

O perioadă contabilă poate fi o lună, un trimestru sau un an, în funcție de frecvența cu care afacerea dvs. are nevoie de rapoarte financiare.

Înainte de a trece prin fiecare pasul ciclului și termenii contabili asociați fiecăruia, este important să ne amintim că acest proces a avut loc atunci când contabilii au finalizat manual acești pași în registre majore și jurnale. Vom evidenția care dintre acești pași se întâmplă acum în culise datorită computerelor, dar vom parcurge fiecare pentru a avea o înțelegere deplină a procesului.

Pașii ciclului de contabilitate

În funcție de cine întrebați, pot exista de la șase la nouă pași în ciclul contabil. Unii preferă să consolideze câțiva pași într-unul, dar este într-adevăr o chestiune de preferință personală. Din motive de simplitate, vom începe prin a vă arăta versiunea lungă a ciclului contabil, cu fiecare pas repartizat clar.

Identificați tranzacțiile

Primul pas: adunați toate informațiile pe care le aveți cu privire la fiecare tranzacție care a avut loc în perioada respectivă. Sperăm că dvs. sau contabilul dvs. faceți acest lucru pe toată perioada, în loc să așteptați până la sfârșitul lunii și să vă grăbiți să găsiți chitanțe.

Amintiți-vă că atunci când recunoașteți veniturile și cheltuielile depinde de tipul de contabilitate pe care îl utilizați. Dacă folosiți contabilitate în numerar, veți căuta de fiecare dată când numerarul s-a schimbat în mâini în perioada respectivă. Dacă utilizați contabilitatea de acumulare, veți recunoaște tranzacțiile financiare numai atunci când sunt efectuate.

Înregistrați tranzacțiile

În trecut, înregistrarea unei tranzacții însemna notarea tranzacției în jurnalele corespunzătoare. Aceste jurnale, sau „cărți”, sunt modul în care contabilitatea și-a luat numele. Conform contabilității duble, fiecare tranzacție ar trebui să fie înregistrată atât ca credit, cât și ca debit în jurnale separate.

Acum, atâta timp cât clasificați tranzacția în software-ul dvs. de contabilitate, restul se va întâmpla mai mult sau mai puțin automat.

Postați în contabilitate

Un alt semn distinctiv al zilelor trecute este registrul general. listă principală a tuturor tranzacțiilor. Dacă a izbucnit un incendiu în back office, acesta ar fi lucrul de salvat. După înregistrarea unei tranzacții în jurnalele corespunzătoare, l-ați adăuga și în registrul general.

Datorită magiei internetului și a automatizării, registrul general trăiește în prezent în fundalul ciclului contabil de astăzi. Este trecut de la o carte fizică la o parte din cloud, iar contabilii nu trebuie să o atingă.

Calculați soldul de încercare neajustat

Primii trei pași ai ciclului contabil pot (o d) ar trebui să aibă loc pe toată perioada contabilă. Calcularea soldului de încercare neajustat este primul pas care poate avea loc numai după încheierea perioadei și toate tranzacțiile au fost identificate, înregistrate și înregistrate în registrul general.

Crearea unui sold de încercare neajustat este asemănător verificării temelor. Deoarece fiecare tranzacție este înregistrată ca un debit și un credit, obiectivul acestui pas este să vă asigurați că soldul dvs. total de debit și soldul total al creditului sunt egale. Dacă nu, ceva a fost ratat sau clasificat greșit. Este normal să descoperiți anomalii în acest stadiu. Facturile pe care v-ați așteptat să le plătiți (dar care nu au fost) le pot arunca. Plățile pe care v-ați așteptat să le încaseze furnizorii dvs. (dar nu le-ați făcut) pot provoca, de asemenea, probleme.

Oricare ar fi cazul, un sold de proces neajustat vă arată pur și simplu toate debitele și creditele într-un tabel.Și dacă nu se adaugă la aceeași sumă, puteți utiliza acest tabel pentru a începe să investigați de ce.

Efectuați ajustarea intrărilor de jurnal

Acest pas rezolvă pur și simplu orice anomalie găsită. Mai întâi, identificați ceea ce cauzează dezafectarea debitelor și creditelor. Apoi faceți intrări de jurnal pentru a le remedia.

Creați un sold de încercare ajustat

Apoi, este timpul să vă verificați din nou munca pentru ultima dată cu ajutorul unui sold de încercare ajustat. Acest tabel prezintă soldul de încercare neajustat, intrările de ajustare și sumele ajustate. Este ultimul pas înainte de a crea situații financiare, așa că merită să verificăm totul.

Creați situații financiare

Situațiile dvs. financiare sunt cel mai mare element livrabil pe care îl veți primi ca urmare a ciclului contabil. Declarația de venit și bilanțul contabil sunt înregistrări exacte a ceea ce sa întâmplat în afacerea dvs. în ultimul ciclu contabil. (Situația fluxului de numerar nu este obligatorie, dar vă recomandăm să creați și una dintre acestea.)

Sunt documente importante pentru oricine din afara afacerii dvs. care trebuie să poată compara afacerea dvs. cu altele ( investitori, creditori etc.), dar sunt, de asemenea, incredibil de valoroși pentru proprietarii de afaceri. Știind cum să citiți și să interpretați situațiile financiare vă poate ajuta să rămâneți la curent cu finanțele afacerii dvs. și să creați strategii pentru creștere.

Efectuați intrări de închidere

Ultimul pas din ciclul contabil este închiderea intrărilor și pregătirea afacerii dvs. pentru următorul ciclu contabil. Aceasta înseamnă închiderea conturilor temporare, cum ar fi veniturile și cheltuielile și împărțirea acestora în conturi permanente, cum ar fi veniturile reportate.

După finalizarea acestui pas final, puteți începe din nou întregul proces.

Ciclul contabil & Tehnologie

Am subliniat domeniile în care tehnologia a împins unele aspecte ale ciclului contabil în plan secund. Cu alte cuvinte, deși acești pași se desfășoară încă într-o anumită măsură, contabilitatea automatizată le-a făcut mai puțin relevante pentru contabili și proprietarii de afaceri care nu trebuie să ia măsuri directe pentru ca acești pași să fie finalizați.

Dacă ar fi să analizăm astăzi ciclul contabil prin prisma unui contabil, procesul ar arăta puțin diferit. De exemplu, registrul general nu există astăzi în aceeași formă, deci nu este nevoie să-i înregistrați tranzacții.

Chiar și ideea de ajustare a soldurilor de încercare este simplificată. Deși procesul este în mare parte același, software-ul de contabilitate poate ajuta la identificarea diferențelor și poate determina utilizatorii să ajute la reconcilierea acestora fără a crea solduri de probă explicite.

Ciclul contabil reflectă regulile și procesele pe care trebuie să le urmeze toate companiile pentru a avea numere exacte, deci este important să cunoașteți toți pașii – chiar și cei care se desfășoară în culise. Cu toate acestea, pe măsură ce tehnologia și contabilitatea continuă să se amestece, ciclul contabil continuă să devină mult mai puțin manual și semnificativ mai rapid.

Aflați cum ScaleFactor vă poate aduce practicile contabile în secolul XXI. Solicitați astăzi o demonstrație a software-ului nostru inovator.