A função dos departamentos de recursos humanos é administrativa e comum a todas as organizações. As organizações podem ter processos formalizados de seleção, avaliação e folha de pagamento. A gestão do “capital humano” evoluiu para um processo imperativo e complexo. A função de RH consiste em rastrear dados de funcionários existentes, que tradicionalmente incluem histórias pessoais, habilidades, capacidades, realizações e salários. Para reduzir a carga de trabalho manual dessas atividades administrativas, as organizações começaram a automatizar eletronicamente muitos desses processos, introduzindo sistemas especializados de gestão de recursos humanos.
Os executivos de RH contam com profissionais de TI internos ou externos para desenvolver e manter um HRMS integrado . Antes da evolução das arquiteturas cliente-servidor no final da década de 1980, muitos processos de automação de RH foram transferidos para computadores mainframe que podiam lidar com grandes quantidades de transações de dados. Em conseqüência do alto investimento de capital necessário para comprar ou programar software proprietário, esses HRMS desenvolvidos internamente eram limitados a organizações que possuíam uma grande quantidade de capital. O advento do cliente-servidor, provedor de serviços de aplicativo e software como serviço (SaaS) ou sistemas de gerenciamento de recursos humanos possibilitou um maior controle administrativo de tais sistemas. Atualmente, os sistemas de gestão de recursos humanos tendem a abranger:
- Retenção de pessoal
- Contratação
- Onboarding & Offboarding
- Administração
- Gerenciamento da folha de pagamento
- Rastreamento e gerenciamento de benefícios aos funcionários
- planejamento de RH
- Gerenciamento de recrutamento / aprendizagem
- Gestão de desempenho e avaliações
- Autoatendimento para funcionários
- Programação e gestão de escalas
- Gestão de ausências
- Licença gestão
- Relatórios e análises
- Reatribuição de funcionários
- Tratamento de reclamações seguindo precedentes
O módulo de folha de pagamento automatiza o processo de pagamento reunindo dados sobre o tempo e frequência dos funcionários, calculando várias deduções e impostos e gerando verificações de pagamento periódicas e relatórios de impostos dos funcionários. Os dados são geralmente fornecidos por recursos humanos e módulos de cronometragem para calcular o depósito automático e as capacidades de escrita manual de cheques. Este módulo pode abranger todas as transações relacionadas aos funcionários, bem como integrar-se aos sistemas de gestão financeira existentes.
O módulo de tempo e presença reúne tempo padronizado e esforços relacionados ao trabalho. Os módulos mais avançados fornecem ampla flexibilidade em métodos de coleta de dados, recursos de distribuição de trabalho e recursos de análise de dados. Análise de custos e métricas de eficiência são as funções principais.
O módulo de administração de benefícios fornece um sistema para que as organizações administrem e acompanhem a participação dos funcionários em programas de benefícios. Isso geralmente inclui seguro, remuneração, participação nos lucros e aposentadoria.
O módulo de gerenciamento de RH é um componente que cobre muitos outros aspectos de RH, desde a aplicação até a aposentadoria. O sistema registra dados demográficos básicos e de endereço, seleção, treinamento e desenvolvimento, gerenciamento de capacidades e habilidades, registros de planejamento de compensação e outras atividades relacionadas. Os sistemas de ponta fornecem a capacidade de “ler” aplicativos e inserir dados relevantes nos campos de banco de dados aplicáveis, notificar os empregadores e fornecer gerenciamento e controle de posição. A função de gerenciamento de recursos humanos envolve o recrutamento, colocação, avaliação, remuneração e desenvolvimento dos funcionários de uma organização. Inicialmente, as empresas usavam sistemas de informação baseados em computador para:
- produzir contracheques e relatórios de folha de pagamento;
- manter registros de pessoal;
- buscar gerenciamento de talentos.
O recrutamento online se tornou um dos principais métodos empregados pelos departamentos de RH para angariar candidatos em potencial para os cargos disponíveis em uma organização. Os sistemas de gestão de talentos, ou módulos de recrutamento, oferecem uma solução de contratação integrada para HRMS que normalmente inclui:
- análise do uso de pessoal dentro de uma organização;
- identificação de candidatos em potencial;
- recrutamento por meio de listagens voltadas para a empresa;
- recrutamento por meio de sites de recrutamento online ou publicações que comercializam para recrutadores e candidatos;
- análises dentro do processo de contratação (tempo de contratação, fonte de contratação, rotatividade);
- gerenciamento de conformidade para garantir que os anúncios de emprego e a integração do candidato sigam as regulamentações governamentais.
O custo significativo incorrido na manutenção de um esforço de recrutamento organizado, cruz -postagem dentro e através de quadros de empregos gerais ou específicos da indústria e manter uma exposição competitiva das disponibilidades deu origem ao desenvolvimento de um módulo de sistema de rastreamento de candidatos (ATS) dedicado.
O módulo de treinamento fornece um sistema para organizações para administrar e rastrear o treinamento de funcionários esforços de desenvolvimento e desenvolvimento.O sistema, normalmente chamado de “sistema de gestão de aprendizagem” (LMS) se for um produto autônomo, permite que o RH rastreie a educação, as qualificações e as habilidades dos funcionários, além de definir quais cursos de treinamento, livros, CDs, aprendizagem baseada na web ou materiais estão disponíveis para desenvolver quais habilidades. Os cursos podem ser oferecidos em sessões específicas para datas, com delegados e recursos de treinamento sendo mapeados e gerenciados dentro do mesmo sistema. LMSs sofisticados permitem que os gerentes aprovem treinamentos, orçamentos e calendários junto com o gerenciamento de desempenho e as métricas de avaliação.
O módulo de autoatendimento do funcionário permite que os funcionários consultem dados relacionados ao RH e realizem algumas transações de RH no sistema. Os funcionários podem consultar seu registro de presença no sistema sem solicitar as informações do pessoal de RH. O módulo também permite que os supervisores aprovem O.T. solicitações de seus subordinados por meio do sistema sem sobrecarregar a tarefa do departamento de RH.
Muitas organizações foram além das funções tradicionais e desenvolveram sistemas de informação de gestão de recursos humanos, que apoiam o recrutamento, seleção, contratação, colocação profissional, desempenho avaliações, análise de benefícios de funcionários, saúde, segurança e proteção, enquanto outros integram um sistema terceirizado de rastreamento de candidatos que engloba um subconjunto dos itens acima.
O módulo de análise permite que as organizações estendam o valor de uma implementação de HRMS por extração de dados relacionados a RH para uso com outras plataformas de inteligência de negócios. Por exemplo, as organizações combinam métricas de RH com outros dados de negócios para identificar tendências e anomalias no quadro de funcionários, a fim de prever melhor o impacto da rotatividade de funcionários na produção futura.
Existem agora muitos tipos de HRMS ou HRIS, alguns dos quais são tipicamente pacotes de software baseados em máquina local; o outro tipo principal é um sistema online baseado em nuvem que pode ser acessado por meio de um navegador da Web.
O módulo de treinamento de pessoal permite que as organizações entrem, rastreiem e gerenciem o treinamento de funcionários e funcionários. Cada tipo de atividade pode ser registrado junto com os dados adicionais. O desempenho de cada funcionário ou membro da equipe é armazenado e pode ser acessado por meio do módulo Analytics.
O módulo de reatribuição de funcionários é uma funcionalidade adicional recente do HRMS. Este módulo tem as funções de transferência, promoção, revisão salarial, redesignação, delegação, confirmação, mudança do modo de pagamento e forma de carta.
