Para que as empresas vejam como se saíam no passado, elas precisam seguir um determinado conjunto de etapas para verificar se seus dados financeiros estão corretos. Essas etapas são comumente chamadas de ciclo contábil porque, após o término de cada período contábil, as empresas repetem as mesmas etapas básicas.

O objetivo das etapas do ciclo contábil é garantir que cada centavo que mudou de mãos durante o período contábil seja contabilizado corretamente e refletido nas demonstrações financeiras de uma empresa. As demonstrações financeiras servem como o registro histórico definitivo de uma empresa, e as apostas são altas para que sejam feitas da maneira certa. Partes externas, como bancos, investidores e o IRS, examinarão suas demonstrações financeiras para decidir coisas como se você deve conceder um empréstimo ou se você pagou o valor correto em impostos.

Você pode pensar no ciclo contábil como uma lista de verificação que precisa ser concluída no final do período contábil. Quando todas as etapas são desmarcadas, você pode passar para o próximo período contábil sem problemas.

Um período contábil pode ser um mês, trimestre ou ano, dependendo da frequência com que sua empresa precisa de relatórios financeiros.

Antes de examinarmos cada um etapa do ciclo e os termos contábeis associados a cada um, é importante lembrar que esse processo se originou quando os contadores concluíram essas etapas manualmente em livros-razão físicos e diários. Destacaremos quais dessas etapas agora acontecem nos bastidores graças aos computadores, mas examinaremos cada uma para que você tenha um entendimento completo do processo.

Etapas do ciclo de contabilidade

Dependendo de para quem você perguntar, pode haver de seis a nove etapas no ciclo de contabilidade. Alguns preferem consolidar algumas etapas em uma, mas é realmente uma questão de preferência pessoal. Para simplificar, começaremos mostrando a versão longa do ciclo de contabilidade, com cada etapa dividida de forma clara.

Identificar transações

Etapa um: reúna todas as informações que você possui sobre todas as transações que ocorreram durante o período. Esperançosamente, você ou seu contador estão fazendo isso durante todo o período, em vez de esperar até o fim do mês e se esforçar para encontrar os recibos.

Lembre-se de que quando você reconhece receitas e despesas depende do tipo de contabilidade que você usa. Se você trabalha com contabilidade de caixa, irá verificar cada vez que o dinheiro mudou de mãos durante o período. Se você estiver usando a contabilidade de exercício, só reconhecerá as transações financeiras quando incorridas.

Transações de registro

Antigamente, registrar uma transação significava anotar a transação nos diários apropriados. Esses diários, ou “livros”, são como a contabilidade recebeu seu nome. De acordo com a contabilidade de partidas dobradas, cada transação deve ser registrada como crédito e débito em diários separados.

Agora, contanto que você classifique a transação em seu software de contabilidade, o resto acontecerá mais ou menos automaticamente.

Postar no Razão

Outra marca de dias passados é o razão geral. O razão geral era um lista mestra de todas as transações. Se ocorrer um incêndio em seu back office, é o que deve ser salvo. Depois de registrar uma transação nos diários apropriados, você também deve adicioná-la ao razão geral.

Graças à magia da Internet e da automação, o livro razão agora vive no fundo do ciclo contábil de hoje. Ele passou de um livro físico para uma parte da nuvem, e os contadores realmente não precisam mexer nele.

Calcular balancete não ajustado

As três primeiras etapas do ciclo contábil podem (um d deve) ocorrer durante todo o período contábil. O cálculo do balancete não ajustado é a primeira etapa que só pode ocorrer depois que o período termina e todas as transações são identificadas, registradas e lançadas no razão geral.

Criar um balancete não ajustado é semelhante a verificar sua lição de casa. Como cada transação é registrada como um débito e um crédito, o objetivo desta etapa é garantir que o saldo devedor total e o saldo credor total sejam iguais. Caso contrário, algo foi perdido ou classificado incorretamente. É normal descobrir anomalias nesta fase. As faturas que você esperava serem pagas (mas não foram) podem prejudicá-lo. Os pagamentos que você esperava que seus fornecedores recebessem (mas não cobraram) também podem causar problemas.

Seja qual for o caso, um balancete não ajustado simplesmente mostra todos os seus débitos e créditos em uma tabela.E se eles não somarem a mesma quantidade, você pode usar esta tabela para começar a investigar o porquê.

Faça lançamentos de ajuste no diário

Esta etapa simplesmente resolve quaisquer anomalias encontradas. Primeiro, você identifica o que está causando o desalinhamento dos débitos e créditos. Em seguida, você faz lançamentos de diário para corrigi-los.

Crie um balancete ajustado

Em seguida, é hora de verificar seu trabalho uma última vez com a ajuda de um balancete ajustado. Esta tabela mostra seu balancete não ajustado, suas entradas de ajuste e seus valores ajustados. É a etapa final antes de criar as demonstrações financeiras, então vale a pena verificar tudo três vezes.

Crie demonstrações financeiras

Suas demonstrações financeiras são a maior entrega que você receberá como resultado do ciclo contábil. A declaração de renda e o balanço patrimonial são registros precisos do que aconteceu em sua empresa durante o último ciclo contábil. (O demonstrativo de fluxo de caixa não é obrigatório, mas recomendamos fazer um deles também.)

Eles são documentos importantes para qualquer pessoa fora de sua empresa que precisa ser capaz de comparar sua empresa com outras ( investidores, credores, etc.), mas também são extremamente valiosos para proprietários de empresas. Saber como ler e interpretar suas demonstrações financeiras pode ajudá-lo a ficar no controle das finanças de sua empresa e traçar estratégias para o crescimento.

Faça lançamentos de fechamento

A última etapa do ciclo contábil é fazer lançamentos de fechamento e preparar sua empresa para o próximo ciclo de contabilidade. Isso significa fechar contas temporárias como receitas e despesas e dobrá-las em contas permanentes, como lucros retidos.

Assim que esta etapa final for concluída, você pode iniciar todo o processo novamente.

O ciclo de contabilidade & Tecnologia

Indicamos áreas em que a tecnologia colocou alguns aspectos do ciclo contábil em segundo plano. Em outras palavras, embora essas etapas ainda estejam acontecendo até certo ponto, a contabilidade automatizada as tornou menos relevantes para contadores e proprietários de empresas que não precisam tomar ações diretas para que essas etapas sejam concluídas.

Se olhássemos para o ciclo contábil pelas lentes de um contador hoje, o processo seria um pouco diferente. Por exemplo, a contabilidade geral não existe da mesma forma hoje, então não há necessidade de lançar transações nela.

Até a ideia de ajustar os balancetes é simplificada. Embora o processo seja basicamente o mesmo, o software de contabilidade pode ajudar a identificar variações e solicitar que os usuários ajudem a reconciliá-las sem criar balancetes explícitos.

O ciclo de contabilidade reflete as regras e processos que todas as empresas devem seguir para ter números precisos, por isso é importante conhecer todas as etapas, mesmo aquelas que ocorrem nos bastidores. No entanto, como tecnologia e contabilidade continuam a se misturar, o ciclo de contabilidade continua a se tornar muito menos manual e significativamente mais rápido.

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