O que é um aplicativo de colaboração?

Os aplicativos de colaboração estão mudando a forma como as pessoas trabalham – e já era hora. Um aplicativo de colaboração é qualquer software que ajude as pessoas a trabalharem juntas. Esses aplicativos nos poupam de ter que enviar e-mails uns aos outros, bater em portas e deixar mensagens de voz sempre que finalizamos algum trabalho e o passamos para outra pessoa. Eles permitem as pessoas sabem sobre as atividades no trabalho que lhes dizem respeito. Eles garantem que as pessoas certas tenham acesso aos ativos de que precisam. Esses aplicativos de produtividade enfatizam e permitem o trabalho em equipe, especialmente o trabalho remoto, uma função extremamente importante agora que tantos de nós estamos trabalhando em casa e sem poder simplesmente falar com nossos colegas de trabalho pessoalmente.

A tendência atual em aplicativos de colaboração é usar software baseado em nuvem que várias pessoas acessam por meio de seus próprios logins, semelhante a qualquer aplicativo de mídia social que você possa usar . Caramba, até o Facebook pode ser considerado um aplicativo de colaboração se você usá-lo com outras pessoas para realizar algo, como planejar uma festa ou coletar fotos para um álbum de recortes. Na verdade, existe uma versão específica do trabalho do Facebook chamada Workplace by Facebook.

Uma palavra sobre categorias sobrepostas

“Software de colaboração” não é exatamente uma categoria bem definida porque ele se sobrepõe a muitas outras categorias de software também, de aplicativos de mensagens de equipe como o Slack a serviços de videoconferência como o Zoom.

Para o propósito deste artigo, incluímos aplicativos de categorias bastante sobrepostas, como projeto software de gerenciamento, aplicativos de lista de tarefas (contanto que tenham amplos recursos de compartilhamento e colaboração) e aplicativos kanban.

Melhores aplicativos de gerenciamento de projetos para colaboração

Dessas categorias sobrepostas, o software de gerenciamento de projetos é o mais competitivo. PCMag tem três escolhas dos editores nessa categoria, todas as quais chegaram a esta lista dos melhores aplicativos de colaboração. São elas:

• LiquidPlanner para organizações muito grandes que precisam gerenciar projetos e recursos,

• Zoho Projects para pequenas empresas em crescimento com orçamento limitado e

• Trabalho em equipe (anteriormente, Teamwork Projects ) para empresas de pequeno e médio porte que precisam iniciar o gerenciamento de projetos rapidamente.

Vários funcionários de alto desempenho na categoria de gerenciamento de projetos foram marginalizados, no entanto, e merecem uma honra menção. Eles são: Wrike, ProofHub, Celoxis, TeamGantt e GanttPRO.

Melhores aplicativos multiuso

Algumas das entradas nesta lista não se encaixam perfeitamente em nenhuma categoria . De certa forma, é isso que os torna especiais. Eles são ferramentas flexíveis, personalizáveis e multifuncionais.

O Podio é um deles. É um hub online onde qualquer organização ou equipe pode realizar qualquer tipo de trabalho e comunicação feita. Ao criar uma conta, você escolhe que tipos de aplicativos deseja ter em uma variedade de finalidades de negócios, como RH, gerenciamento, vendas, TI e assim por diante. Se não houver um aplicativo que atenda às suas necessidades, você pode construí-lo ou simplesmente usar um dos aplicativos existentes como ponto de partida e alterar partes dele.

Outro exemplo é o Asana. O Asana começou como uma ferramenta de gerenciamento de tarefas, mas cresceu para incluir opções excelentes para o gerenciamento de fluxos de trabalho, ideias, projetos e muito mais.

O Basecamp também pertence a Melhores aplicativos multiuso. É um dos aplicativos mais poderosos quando se trata de balanceando gerenciamento de trabalho e comunicação. Além disso, há muita flexibilidade sobre a finalidade de uso do Basecamp. Você pode gerenciar projetos ou trabalho não relacionado ao projeto. É também um ótimo lugar para ter discussões assíncronas com colegas internos e também com parceiros externos, como contratados e clientes. Tudo depende do que você precisa que a ferramenta faça.

Melhor Lista de tarefas colaborativa

Todoist é o vencedor da lista de tarefas dos editores PCMag, mas também é uma ferramenta de colaboração altamente valiosa se sua equipe precisa de uma ferramenta barata que ajude um grupo de pessoas anote, priorize e gerencie tudo o que eles precisam fazer.

O que torna Todoist melhor do que outros aplicativos de tarefas colaborativos? Para começar, ele tem aplicativos para todas as plataformas principais que funcionam de forma confiável e sincronizam sem esforço. Além disso, Todoist oferece uma tonelada de ferramentas para organizar tarefas, como classificações de prioridade e rótulos, sem criar uma interface desordenada. Isso mantém o aplicativo fácil de usar e altamente acessível para iniciantes.

Melhor para trabalhar com Bancos de dados

Dois aplicativos nesta lista são especializados em mudar a maneira como você gerencia e interage com h bancos de dados relacionais. Eles são Airtable e Smartsheet.

Antes que a palavra “banco de dados” o afaste, saiba que Airtable é uma ferramenta de colaboração totalmente acessível com uma variedade de usos. Você pode configurá-lo para gerenciar informações, como um calendário editorial ou qualquer tipo de coleção, como um inventário ou uma coleção pessoal de discos de vinil.Você pode usá-lo para rastrear e monitorar o trabalho à medida que ele passa por um processo ou fluxo de trabalho, onde uma parte do trabalho passa de uma pessoa para outra para edições ou aprovações e assim por diante. É surpreendentemente fácil de usar, altamente personalizável e totalmente versátil.

O Smartsheet é outro aplicativo que permite trabalhar com bancos de dados relacionais, embora seja um pouco mais robusto do que o Airtable. Na PCMag, na verdade, listamos o Smartsheet no software de gerenciamento de projeto porque ele também pode fazer isso. O que torna o Smartsheet poderoso, no entanto, é seu suporte para automações, algo como “quando X ocorrer, faça Y.” Por exemplo, “quando novas informações chegarem por meio de um formulário de recebimento de clientes, alerte o gerente da equipe e atribua automaticamente ao membro da equipe júnior uma tarefa para acompanhar o novo cliente em três dias”. Usando este exemplo, você pode configurar uma regra no Smartsheet para que, assim que um formulário de registro de cliente chegar, o resto aconteça automaticamente. Quando você automatiza tarefas rotineiras, economiza o tempo de toda a equipe, que pode ser gasto em trabalhos mais importantes.

Melhor para Kanban

Kanban é um sistema de trabalho usado em uma variedade de campos , embora seja especialmente popular entre desenvolvedores de software e outros tipos de trabalhadores técnicos. Sem explicar o kanban muito profundamente, ele usa um quadro e cartões nesse quadro para representar tarefas ou ideias. O quadro contém colunas e cada coluna é (geralmente) uma etapa ou etapa do processo de trabalho. Portanto, você pode ter um quadro com as colunas A Fazer, Fazer, Concluído. Você anota todas as tarefas que precisam ser realizadas e as coloca na coluna A Fazer. Ao iniciar uma tarefa (simbolizado por um cartão que contém o nome da tarefa e outros detalhes sobre ela), você move o cartão para a coluna Fazendo. Ao terminar, coloque o cartão na coluna Concluído.

Trello é um dos as ferramentas kanban mais amigáveis do mercado. Qualquer pessoa pode se inscrever em uma conta e começar a usá-la rapidamente. Não é especialmente rico em recursos ou pronto para uso, mas com uma conta paga, você pode escolher powerups ou recursos complementares para torná-lo mais poderoso.

Muitos aplicativos de colaboração começaram a adicionar visualizações kanban para que você sempre tenha a opção de trabalhe no Kanban se quiser. Asana, Zoho Projects, Teamwork e até Todoist têm algum tipo de recurso de quadro agora.

Culture Is Key

Um ponto importante sobre todas as ferramentas de colaboração e comunicação é que elas devem ter uma cultura da empresa por trás deles. Jogar uma nova ferramenta em um grupo de pessoas e dizer a elas para usá-la em vez de e-mail não funciona. Para começar a usar uma ferramenta de colaboração com sucesso, todos os principais jogadores da equipe precisam aceitá-la. Ela precisa se tornar parte de a cultura.

Quando você está pronto para usar um aplicativo de colaboração que atende às suas necessidades e tudo começa a funcionar, você pode se surpreender com o quanto sua equipe se tornou mais produtiva e organizada.