Martha trabalha para um advogado que usa muito o recurso Rastrear alterações ao trabalhar com clientes. Ele fica irritado por ter que desligar a formatação de trilhas o tempo todo. (Ele não quer que alterações de formatação simples sejam rastreadas.) Além disso, quando ele passa o documento para um cliente (via e-mail), se ele não souber como desativar o rastreamento de alterações de formatação, o documento retornado é sempre cheio de mudanças de formatação rastreadas. Martha se pergunta se há uma maneira de desligar o rastreamento de alterações de formatação para sempre.

Quando você ativa o recurso Rastrear alterações no Word, o programa rastreia muitas alterações feitas. Uma categoria de alterações que ele pode rastrear são as alterações de formatação. Felizmente, você pode controlar os tipos de alterações que o Word realmente controla. Isso é o que Martha faz – ela desativa uma categoria específica de alterações (formatação) para que o Word não as controle; ele apenas controla outros tipos de alterações.

Como você ajusta as categorias de alterações que o Word as faixas variam de acordo com a versão do Word que você está usando. Para desativar o controle de formatação, siga estas etapas se estiver usando o Word 2007 ou Word 2010:

1. Certifique-se de que a guia Revisar da faixa de opções é exibida.
2. Clique na seta para baixo na ferramenta Controlar alterações (no grupo Rastreamento) e, a seguir, clique em Opções de rastreamento de alterações.O Word exibe a caixa de diálogo Opções de rastreamento de alterações (consulte a Figura 1. )



Figura 1. A caixa de diálogo Track Changes Options.

3. Desmarque a caixa de seleção Track Formatting .
4. Clique em OK.

Se você estiver usando o Word 2013, siga estas etapas:

1. Certifique-se de que a guia Revisão de a faixa de opções é exibida.
2. Clique no pequeno ícone no canto inferior direito do Tr grupo acking. O Word exibe a caixa de diálogo Opções de controle de alterações.
3. Clique no botão Opções avançadas. O Word exibe a caixa de diálogo Opções avançadas de controle de alterações. (Veja a Figura 2.)



Figura 2. A caixa de diálogo Opções avançadas de controle de alterações no Word 2013.

4. Desmarque a caixa de seleção Track Formatting.
5. Clique em OK para fechar a caixa de diálogo Opções Avançadas de Track Changes.
6. Clique em OK para fechar a caixa de diálogo Track Changes Options.

Finalmente, se você estiver usando o Word 2016 ou uma versão posterior do programa (incluindo a versão fornecida com o Office 365), siga estas etapas:

1. Certifique-se de que o A guia Revisão da faixa de opções é exibida.
2. Clique na ferramenta Rastreamento. O Word exibe as opções do grupo Rastreamento.
3. Clique no pequeno ícone no canto inferior direito do grupo Rastreamento. O Word exibe a caixa de diálogo Opções de controle de alterações.
4. Clique no botão Opções avançadas. O Word exibe a caixa de diálogo Opções avançadas de controle de alterações. (Consulte a Figura 3.)



Figura 3. A caixa de diálogo Opções avançadas de controle de alterações no Word 2016.

5. Desmarque a caixa de seleção Track Formatting.
6. Clique em OK para fechar a caixa de diálogo Opções Avançadas de Track Changes.
7. Clique em OK para fechar a caixa de diálogo Track Changes Options.

Até agora, tudo bem. Direita? Bem, na verdade não. O problema é que essa configuração nem sempre é fixa. Algumas pessoas dizem que a alteração acompanhará o documento; outras dizem que não. Outros ainda dizem que a alteração será redefinida se você desligar o controle de alterações e ligá-lo novamente.

Pelo que fui capaz de determinar, a persistência desta configuração irá variar com base na versão do Word que você está usando. Assim, se a alteração for persistente para documentos em seu sistema, uma vez que você enviar o documento para outra pessoa e se ela usar uma versão diferente do Word, você pode receber de volta um documento com a configuração ativada e todas as alterações de formatação são marcadas. Isso pode ser muito frustrante.

Na minha experiência, você precisa realizar uma abordagem em três vertentes. Primeiro, você precisa abrir seu modelo Normal e desmarcar a caixa de seleção Controlar formatação Depois de fazer a alteração e salvar o modelo Normal, todos os documentos futuros criados com base nesse modelo não rastrearão as alterações de formatação quando o Controle de Alterações estiver ativado. (Isso só se aplica, é claro, se sua versão do Word não zera a caixa de seleção Controlar formatação quando você ativa e desativa Controlar alterações.)

A segunda coisa que você precisa fazer é abrir qualquer documentos existentes e certifique-se de que a configuração esteja desativada para esses documentos. (A alteração feita no modelo Normal não afetará nenhum documento criado anteriormente; ela apenas afetará os novos documentos criados após a alteração.) Obviamente, esta etapa pode demore um pouco para fazer se você tiver alguns documentos.

A terceira coisa que você precisa fazer é se livrar de quaisquer alterações de formatação rastreadas que podem aparecer quando você recebe um documento de outra pessoa.Isso é necessário, novamente, porque você não tem controle sobre como o sistema dessa pessoa é configurado. Você pode se livrar apenas da formatação rastreada seguindo estas etapas:

1. Exibir a guia Revisão da faixa de opções.
2. No grupo Rastreamento, clique na lista suspensa Mostrar marcação. O Word exibe uma lista de categorias de alterações que pode mostrar.
3. Desmarque tudo, exceto formatação .
4. Clique na seta para baixo na ferramenta Aceitar, no grupo Alterações. O Word exibe algumas maneiras diferentes de aceitar as alterações.
5. Escolha Aceitar todas as alterações exibidas. Todas as alterações de formatação (que é tudo o que é mostrado por causa da etapa 3) são aceitos. (Não selecione Aceitar todas as alterações no documento; isso aceitaria todas as alterações, quer sejam mostradas ou não.)
6. Novamente, clique em a lista suspensa Mostrar marcação.
7. Certifique-se de que todas as caixas de seleção estejam selecionadas.

O resultado dessas etapas é que você só verá no documento todas as mudanças exceto f ormatting mudanças – como você deseja. A desvantagem disso é que você “precisará fazer isso em todos os documentos que receber de outras pessoas, agora e para sempre.

Existem abordagens baseadas em macro que você pode seguir, se desejar. Adicionar um AutoOpen simples macro para todos os seus documentos pode economizar muito tempo a longo prazo:

Sub AutoOpen() ActiveDocument.TrackFormatting = FalseEnd Sub

Esta macro simples desativa o rastreamento da formatação sempre que o documento é aberto. funcionará até mesmo com documentos que você envia para outras pessoas, desde que não desabilitem macros ao abrir o documento.

Você precisará de uma macro diferente para se livrar de qualquer formatação controlada que possa aparecer em documentos que você receber de outros. O seguinte fará o truque:

Sub AcceptChangedFormatting() Dim r As Revision For Each r In ActiveDocument.Revisions If Left(r.FormatDescription, 10) = "Formatted:" Then r.Accept Next rEnd Sub

Você pode atribuir esta macro a uma tecla de atalho ou a um botão no QAT. Quando for chamado, todas as alterações de formatação no documento são imediatamente aceitas e você pode continuar a trabalhar com outras alterações que foram rastreadas no documento.