No negócio mundo, um relacionamento profissional pode trazer parceria de longo prazo ou ajudá-lo a aumentar a fidelidade do cliente. Quando se trata de escrever cartas comerciais, espera-se que você comece com uma saudação apropriada. A maioria das pessoas sabe que termina uma carta com “sinceramente” ou “melhores votos”, mas como você começa uma? Quer você envie uma carta de apresentação ou mensagem de e-mail, a saudação profissional deve sempre ser incluída!
Para ajudá-lo a endereçar uma carta comercial, seja formal ou informal, preparamos uma lista de dicas e truques usados por profissionais profissionais de marketing por e-mail, CIOs e funcionários de escritório. Uma carta comercial formal será diferente de uma pessoal de várias maneiras que iremos examinar. Vamos começar com algumas recomendações úteis sobre como lidar com um envelope comercial.
Essa comunicação comercial seria mais pessoal como um telefonema? Confira nosso artigo sobre como falar profissionalmente ao telefone.
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5 coisas que você precisa incluir para endereçar uma carta corretamente
Desejo garantir que sua carta de agradecimento chegue ao destinatário esperado? Então, você deve endereçar o envelope corretamente. Existem várias regras padrão a serem seguidas, especialmente quando você envia uma carta para uma grande empresa com vários departamentos.
Se você deseja que o envelope chegue até a pessoa de que você precisa, inclua todas as informações necessárias seguindo os próximos passos:
1. Dados de contato. Caso você não use envelopes pré-impressos, coloque seu nome , nome da empresa, cargo e endereço no canto superior esquerdo.
2. O nome do destinatário. Imprima-o na linha superior do bloco de endereço. Ele deve ser centralizado no meio do envelope, algumas linhas abaixo do seu endereço.
3. Título. Se você souber o cargo da pessoa, escreva na próxima linha. Caso você não tenha essas informações, coloque o nome do departamento.
4. Nome da empresa. Na próxima linha, mencione o nome da empresa ou organização onde a pessoa trabalha. Sem essas informações no envelope, sua carta pode parecer menos profissional ou pode não ser entregue ao destinatário.
5. Endereço exato. O endereço da empresa deve ser colocado em uma única linha. Se for muito longo, escreva o endereço em duas linhas diferentes. Neste caso, coloque o nome da rua na primeira linha de endereço.
( 805S – Unidade; Arlington boulevard – Nome da rua; Apt 1A – Apartamento; Arlington – Cidade; VA – Estado da Virgínia)
Encontre mais alguns exemplos de endereçamento de envelopes e treine para escrever seu endereço para entender em que pontos você pode cometer erros. Claro, poucas pessoas hoje enviam cartas em envelopes; no entanto, a correspondência comercial ainda depende disso.
Siga estas dicas inteligentes sobre como endereçar uma carta profissionalmente.
Como endereçar uma carta formal
Aqui está um guia passo a passo que irá ajudá-lo a dominar a arte da correspondência oficial e melhorar suas habilidades de escrita. Descubra como escolher a melhor saudação por carta comercial.
Coloque suas informações de contato no topo
Se você quiser que um destinatário descubra rapidamente quem você é e como responder, não se esqueça de adicionar suas informações de contato. Isso é extremamente importante, especialmente se você não quiser perder nenhuma oportunidade de ouvir a resposta da pessoa a quem você escreve.
Existem muitas pessoas que não prestam a atenção necessária para endereçar uma carta de apresentação corretamente. Eles percebem tarde demais quando a chance de conseguir o emprego dos sonhos é perdida.
Mencione a data
É uma etapa super fácil. Basta verificar uma agenda mais uma vez e não se enganar.
Escreva o endereço do destinatário
É um detalhe simples, mas ainda assim crucial. Coloque o endereço da pessoa no canto superior esquerdo da carta, algumas linhas abaixo da data limite.Aqui está um exemplo útil que você pode usar para formatar sua carta comercial adequadamente:
Faça uma saudação
Quer você prepare uma carta de referência ou escreva um e-mail comercial, saudações formais são essenciais para todos os tipos de correspondência online e offline. Então, vamos dar uma olhada em alguns dos principais problemas que você pode enfrentar ao escolher a saudação certa.
Em primeiro lugar, mantenha esta parte o mais simples possível. Não use “Ei!” Informal, em vez disso, opte por cumprimentos comprovados em cartas comerciais:
“Prezado Senhor ou Senhora,…”
“Prezado Sr. ou Sra.,…”
“Olá,…”
“Oi,…”
Embora “Querido” pareça muito formal e um pouco antiquado hoje em dia, ainda é perfeito para uma carta de demissão, CV ou carta de interesse. Se você souber o gênero do destinatário, use “Caro” seguido do título da pessoa (Sr., Sra.) E seu sobrenome:
“Prezada Sra. Partridge,…”
Se você souber apenas um nome completo, use-o sem um título. É formal e neutro em relação ao gênero:
“Querida Monica Partridge,…”
Como se dirigir a uma mulher se você não sabe se ela é casada? A resposta é simples: evite títulos que especificam o estado civil. Em vez de “Sra.”, sempre use “Sra.” Se uma mulher tiver um título profissional – Dra., Prof., Oficial, etc., escolha-o.
Quer se manter atualizado com as últimas tendências em cartas comerciais? Consulte nosso artigo “5 Negócios Profissionais Mais Populares Formatos de letras ”.
Como você envia um e-mail para alguém que mal conhece? O nome do destinatário pode não ser diferente, principalmente se você escrever para alguém que trabalha na organização para a qual nunca trabalhou. Para descobrir quem deve ler sua carta, faça uma pequena investigação.
Você sempre pode ligar para a empresa e solicitar essas informações. Outra abordagem prática é pesquisar online via Facebook ou LinkedIn. O que funcionar melhor para você, evite usar estas saudações irritantes por e-mail comercial:
“A quem possa interessar, …”
“Prezado senhor / senhora, …”.
Se você está se perguntando como enviar uma carta de agradecimento a vários destinatários, opte por “Olá a todos …”. É sempre uma saudação excelente para qualquer formato de carta comercial. Afinal, você deseja causar uma boa primeira impressão .
Não se esqueça de dois pontos ou vírgulas
Ao escrever uma saudação, coloque a vírgula ou dois pontos no final. Algumas pessoas pensam que a vírgula funciona melhor em correspondência comercial. Outros preferem colocar os dois pontos. O que é melhor escolher? Depende apenas de você.
Conclusão
Existem muitos formatos de letras formais com diferentes estruturas e objetivos. Mas quando se trata de endereçar uma carta comercial, todas são semelhantes. Com o envelope bem formatado e a saudação feita sob medida, você está prestes a se corresponder como um profissional.
Quer um pouco mais de ajuda sobre o resto do documento? Chec Leia nosso guia para formatação de cartas comerciais aqui. Além disso, escrevemos outro guia sobre como começar uma carta para ajudá-lo a descobrir o assunto e as primeiras linhas.
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