Dział zasobów ludzkich ma charakter administracyjny i jest wspólny dla wszystkich organizacji. Organizacje mogą mieć sformalizowane procesy selekcji, oceny i płac. Zarządzanie „kapitałem ludzkim” stało się koniecznym i złożonym procesem. Funkcja HR polega na śledzeniu istniejących danych pracowników, które tradycyjnie obejmują historie osobiste, umiejętności, możliwości, osiągnięcia i wynagrodzenie. Aby zmniejszyć ilość ręcznej pracy związanej z tymi czynnościami administracyjnymi, organizacje zaczęły elektronicznie automatyzować wiele z tych procesów, wprowadzając wyspecjalizowane systemy zarządzania zasobami ludzkimi.
Kierownicy HR polegają na wewnętrznych lub zewnętrznych specjalistach IT, którzy opracowują i utrzymują zintegrowany system zarządzania zasobami ludzkimi. . Zanim architektury klient-serwer rozwinęły się pod koniec lat 80-tych, wiele procesów automatyzacji HR zostało zdegradowanych do komputerów typu mainframe, które mogły obsługiwać duże ilości transakcji danych. W wyniku wysokich inwestycji kapitałowych koniecznych do zakupu lub zaprogramowania własnego oprogramowania te wewnętrznie opracowane ZZL ograniczały się do organizacji, które posiadały duży kapitał. Pojawienie się klienta-serwera, dostawcy usług aplikacji i oprogramowania jako usługi (SaaS) lub systemów zarządzania zasobami ludzkimi umożliwiło większą kontrolę administracyjną nad takimi systemami. Obecnie systemy zarządzania zasobami ludzkimi zwykle obejmują:
- Zatrzymywanie personelu
- Zatrudnianie
- Wdrażanie & Offboarding
- Administracja
- Zarządzanie listami płac
- Śledzenie świadczeń pracowniczych i zarządzanie nimi
- Planowanie kadrowe
- Zarządzanie rekrutacją / szkoleniem
- Zarządzanie wydajnością i oceny
- Samoobsługa pracowników
- Planowanie i zarządzanie rotacjami
- Zarządzanie nieobecnościami
- Urlop zarządzanie
- Raportowanie i analityka
- Zmiana przydziału pracowników
- Obsługa skarg według precedensów
Moduł płac automatyzuje proces płacowy poprzez gromadzenie danych dotyczących czasu pracy i obecności pracowników, obliczanie różnych odliczeń i podatków oraz generowanie okresowych kontroli płac i raportów podatkowych pracowników. Dane są generalnie pobierane z zasobów ludzkich i modułów pomiaru czasu w celu obliczenia automatycznego depozytu i możliwości ręcznego wypisywania czeków. Moduł ten może obejmować wszystkie transakcje związane z pracownikami, a także integrować się z istniejącymi systemami zarządzania finansami.
Moduł czasu i obecności gromadzi znormalizowany czas i wysiłki związane z pracą. Najbardziej zaawansowane moduły zapewniają dużą elastyczność w metodach gromadzenia danych, możliwościach dystrybucji pracy i funkcjach analizy danych. Analiza kosztów i mierniki wydajności to podstawowe funkcje.
Moduł zarządzania świadczeniami zapewnia organizacjom system do administrowania i śledzenia udziału pracowników w programach świadczeń. Zwykle obejmują one ubezpieczenie, wynagrodzenie, udział w zyskach i emeryturę.
Moduł zarządzania zasobami ludzkimi jest elementem obejmującym wiele innych aspektów HR, od aplikacji po emeryturę. System rejestruje podstawowe dane demograficzne i adresowe, selekcję, szkolenie i rozwój, zarządzanie zdolnościami i umiejętnościami, zapisy planowania wynagrodzeń i inne powiązane działania. Najnowocześniejsze systemy zapewniają możliwość „czytania” wniosków i wprowadzania odpowiednich danych do odpowiednich pól baz danych, powiadamiania pracodawców oraz zarządzania i kontroli pozycji. Funkcja zarządzania zasobami ludzkimi obejmuje rekrutację, staż, ocenę, wynagrodzenie i rozwój pracowników organizacji. Początkowo firmy korzystały z komputerowych systemów informatycznych do:
- tworzenia wypłat i raportów płacowych;
- prowadzenia dokumentacji kadrowej;
- zarządzania talentami.
Rekrutacja online stała się jedną z podstawowych metod stosowanych przez działy HR do pozyskiwania potencjalnych kandydatów na dostępne stanowiska w organizacji. Systemy zarządzania talentami lub moduły rekrutacyjne oferują zintegrowane rozwiązanie do rekrutacji dla HRMS, które zazwyczaj obejmuje:
- analizę wykorzystania personelu w organizacji;
- identyfikację potencjalnych kandydatów;
- rekrutacja za pośrednictwem list firmowych;
- rekrutacja za pośrednictwem internetowych witryn rekrutacyjnych lub publikacji przeznaczonych zarówno dla rekruterów, jak i kandydatów;
- analizy w procesie rekrutacji (czas na zatrudnienie, źródło zatrudnienia, obrót);
- zarządzanie zgodnością w celu zapewnienia, że ogłoszenia o pracę i wdrażanie kandydatów są zgodne z przepisami rządowymi.
Znaczne koszty związane z utrzymaniem zorganizowanej rekrutacji, – publikowanie w ramach ogólnych lub branżowych tablic ogłoszeń o pracę i utrzymywanie konkurencyjności w zakresie dostępności doprowadziło do opracowania dedykowanego modułu systemu śledzenia kandydatów (ATS).
Moduł szkoleniowy zapewnia system organizacje do administrowania i śledzenia szkoleń pracowników ning i wysiłki rozwojowe.System, zwykle nazywany „systemem zarządzania nauką” (LMS), jeśli jest samodzielnym produktem, umożliwia działowi HR śledzenie wykształcenia, kwalifikacji i umiejętności pracowników, a także określa, jakie kursy szkoleniowe, książki, płyty CD, nauka przez Internet lub dostępne są materiały umożliwiające rozwinięcie określonych umiejętności. Kursy mogą być następnie oferowane w sesjach z określonymi datami, z delegatami i zasobami szkoleniowymi mapowanymi i zarządzanymi w ramach tego samego systemu. Zaawansowane systemy LMS umożliwiają menedżerom zatwierdzanie szkoleń, budżetów i kalendarzy, a także zarządzanie wydajnością i metryki oceny.
Moduł samoobsługi pracowników umożliwia pracownikom przeszukiwanie danych związanych z HR i wykonywanie niektórych transakcji HR w systemie. Pracownicy mogą sprawdzać swoje listy obecności z systemu bez pytania o informacje od personelu HR. Moduł pozwala również przełożonym na zatwierdzanie O.T. zapytania od podwładnych przez system bez przeciążania zadań działu HR.
Wiele organizacji wyszło poza tradycyjne funkcje i rozwinęło systemy informacyjne zarządzania zasobami ludzkimi, które wspierają rekrutację, selekcję, zatrudnianie, pośrednictwo pracy, wydajność oceny, analiza korzyści dla pracowników, zdrowie, bezpieczeństwo i ochrona, podczas gdy inne integrują zewnętrzny system śledzenia kandydatów, który obejmuje podzbiór powyższych.
Moduł analityczny umożliwia organizacjom zwiększenie wartości wdrożenia HRMS o wyodrębnianie danych związanych z zasobami ludzkimi do wykorzystania z innymi platformami analizy biznesowej. Na przykład organizacje łączą wskaźniki HR z innymi danymi biznesowymi, aby zidentyfikować trendy i anomalie w liczbie pracowników, aby lepiej przewidzieć wpływ rotacji pracowników na przyszłe wyniki.
Obecnie istnieje wiele typów HRMS lub HRIS, niektóre z których są zazwyczaj pakiety oprogramowania na komputerach lokalnych; drugi główny typ to internetowy system oparty na chmurze, do którego można uzyskać dostęp za pośrednictwem przeglądarki internetowej.
Moduł szkolenia personelu umożliwia organizacjom wprowadzanie, śledzenie i zarządzanie szkoleniami pracowników i personelu. Każdy rodzaj aktywności może być rejestrowany wraz z dodatkowymi danymi. Wyniki każdego pracownika lub członka personelu są następnie przechowywane i można uzyskać do nich dostęp za pośrednictwem modułu Analytics.
Moduł ponownego przypisania pracowników to ostatnia dodatkowa funkcja HRMS. Ten moduł ma funkcje przelewu, promocji, zmiany wynagrodzenia, ponownego wyznaczenia, delegacji, potwierdzenia, zmiany trybu płatności i formularza listowego.
