Aby firmy mogły spojrzeć wstecz na to, jak radziły sobie w przeszłości, muszą wykonać określony zestaw kroków, aby sprawdzić, czy ich dane finansowe są prawidłowe. Te kroki są powszechnie określane jako cykl rozliczeniowy, ponieważ po zakończeniu każdego okresu rozliczeniowego przedsiębiorstwa powtarzają te same podstawowe kroki.

Celem etapów cyklu księgowego jest zapewnienie, że każdy cent, który zmienił właściciela w okresie rozliczeniowym, został prawidłowo zaksięgowany i odzwierciedlony w sprawozdaniach finansowych firmy. Sprawozdania finansowe służą jako ostateczny zapis historyczny dla firmy, a stawka jest wysoka, aby je naprawić. Strony zewnętrzne, takie jak banki, inwestorzy i IRS, przeanalizują Twoje sprawozdania finansowe, aby zdecydować, czy udzielić Ci pożyczki, czy też zapłaciłeś odpowiednią kwotę podatków.

Cykl rozliczeniowy można traktować jako listę kontrolną, którą należy wypełnić pod koniec okresu rozliczeniowego. Po odznaczeniu wszystkich kroków możesz przejść do następnego okresu rozliczeniowego z czystym kontem.

Okres rozliczeniowy może obejmować miesiąc, kwartał lub rok, w zależności od tego, jak często Twoja firma potrzebuje raportów finansowych.

Zanim przejdziemy przez każdy krok cyklu i związane z nimi warunki księgowe, należy pamiętać, że proces ten zapoczątkował, gdy księgowi wykonali te kroki ręcznie w księgach fizycznych i dziennikach. Podkreślimy, które z tych kroków mają teraz miejsce za kulisami dzięki komputerom, ale przejdziemy przez każdy z nich, aby w pełni zrozumieć proces.

Kroki cyklu rozliczeniowego

W zależności od tego, kogo zapytasz, cykl rozliczeniowy może obejmować od sześciu do dziewięciu etapów. Niektórzy wolą połączyć kilka kroków w jeden, ale tak naprawdę jest to kwestia osobistych preferencji. Dla uproszczenia zaczniemy od pokazania długiej wersji cyklu rozliczeniowego, w którym każdy krok zostanie wyraźnie rozłożony.

Zidentyfikuj transakcje

Krok pierwszy: zbierz wszystkie informacje o każdej transakcji, która miała miejsce w danym okresie. Miejmy nadzieję, że Ty lub Twój księgowy robicie to przez cały okres, zamiast czekać do końca miesiąca i szukać pokwitowań.

Pamiętaj, że kiedy rozpoznajesz dochody i wydatki, zależy to od rodzaju używanej rachunkowości. Jeśli prowadzisz księgowość kasową, będziesz sprawdzać za każdym razem, gdy w danym okresie pieniądze zmieniały właściciela. Jeśli korzystasz z rachunkowości memoriałowej, transakcje finansowe będą rozpoznawane tylko w momencie ich poniesienia.

Rejestrowanie transakcji

W dawnych czasach rejestrowanie transakcji oznaczało zapisywanie transakcji w odpowiednich dziennikach. Te dzienniki lub „księgi” to sposób, w jaki księgowość ma swoją nazwę. Zgodnie z rachunkowością podwójnego zapisu każda transakcja powinna być rejestrowana jako uznanie i obciążenie w oddzielnych dziennikach.

Teraz, o ile sklasyfikować transakcję w oprogramowaniu księgowym, reszta nastąpi mniej więcej automatycznie.

Księgowanie w księdze głównej

Inną cechą charakterystyczną minionych dni jest księga główna. Księga główna była główna lista wszystkich transakcji. Gdyby na Twoim zapleczu wybuchł pożar, należałoby to zapisać. Po zarejestrowaniu transakcji w odpowiednich dziennikach należy ją również dodać do księgi głównej.

Dzięki magii internetu i automatyzacji księga główna znajduje się obecnie w tle cyklu księgowego. Została przeniesiona z fizycznej książki do części chmury, a księgowi tak naprawdę nie muszą jej dotykać.

Oblicz nieskorygowane saldo próbne

Pierwsze trzy kroki cyklu rozliczeniowego mogą ( d powinno) mieć miejsce przez cały okres rozliczeniowy. Obliczenie nieskorygowanego salda próbnego jest pierwszym krokiem, który można wykonać dopiero po zakończeniu okresu i zidentyfikowaniu, zarejestrowaniu i zaksięgowaniu wszystkich transakcji w księdze głównej.

Tworzenie nieskorygowanego salda próbnego przypomina sprawdzanie pracy domowej. Ponieważ każda transakcja jest rejestrowana jako debet i uznanie, celem tego kroku jest zapewnienie równości całkowitego salda debetowego i całkowitego salda kredytu. Jeśli nie, coś zostało pominięte lub błędnie sklasyfikowane. Na tym etapie wykrywanie anomalii jest normalne. Faktury, które spodziewałeś się zapłacić (ale nie były), mogą to zepsuć. Płatności, których pobrania od dostawców oczekiwałeś (ale tego nie zrobili), mogą również powodować problemy.

W każdym razie nieskorygowane saldo próbne po prostu pokazuje wszystkie Twoje obciążenia i kredyty w tabeli.A jeśli suma nie jest taka sama, możesz skorzystać z tej tabeli, aby rozpocząć badanie przyczyny.

Dokonaj korekty wpisów do dziennika

Ten krok po prostu rozwiązuje wszelkie znalezione anomalie. Najpierw należy zidentyfikować, co powoduje, że obciążenia i kredyty nie są wyrównane. Następnie tworzysz wpisy do dziennika, aby je naprawić.

Utwórz skorygowany bilans próbny

Następnie czas, aby po raz ostatni dwukrotnie sprawdzić swoją pracę za pomocą skorygowanego salda próbnego. Ta tabela przedstawia nieskorygowane saldo próbne, wpisy korygujące i skorygowane kwoty. To ostatni krok przed utworzeniem sprawozdań finansowych, dlatego warto sprawdzić wszystko trzykrotnie.

Utwórz zestawienia finansowe

Twoje zestawienia finansowe są największym produktem, jaki otrzymasz w wyniku cyklu księgowego. Rachunek zysków i strat i bilans to dokładne zapisy tego, co wydarzyło się w Twojej firmie w ostatnim cyklu księgowym. (Rachunek przepływów pieniężnych nie jest obowiązkowy, ale zalecamy również sporządzenie jednego z nich).

Są to ważne dokumenty dla każdego spoza Twojej firmy, który musi mieć możliwość porównania Twojej firmy z innymi ( inwestorzy, pożyczkodawcy itp.), ale są również niezwykle cenne dla właścicieli firm. Umiejętność czytania i interpretowania sprawozdań finansowych może pomóc w kontrolowaniu finansów firmy i opracowywaniu strategii rozwoju.

Dokonaj wpisów końcowych

Ostatnim krokiem w cyklu księgowym jest dokonanie zapisów zamknięcia i przygotowanie firmy do nadchodzącego cyklu księgowego. Oznacza to zamknięcie kont tymczasowych, takich jak przychody i wydatki, i złożenie ich na konta stałe, takie jak zyski zatrzymane.

Po zakończeniu tego ostatniego kroku możesz rozpocząć cały proces od nowa.

Cykl księgowy & Technologia

Wskazaliśmy obszary, w których technologia zepchnęła niektóre aspekty cyklu księgowego na drugi plan. Innymi słowy, chociaż te kroki nadal są w pewnym stopniu wykonywane, zautomatyzowana księgowość sprawiła, że są mniej istotne dla księgowych i właścicieli firm, którzy nie muszą podejmować bezpośrednich działań, aby te kroki zostały ukończone.

Gdybyśmy dzisiaj spojrzeli na cykl księgowy przez pryzmat księgowego, proces ten wyglądałby trochę inaczej. Na przykład księga główna nie istnieje obecnie w tej samej formie, więc nie ma potrzeby księgowania w niej transakcji.

Nawet pomysł dostosowywania sald próbnych jest uproszczony. Chociaż proces jest w większości taki sam, oprogramowanie księgowe może pomóc zidentyfikować odchylenia i zachęcić użytkowników do ich uzgodnienia bez tworzenia jawnych sald próbnych.

Cykl księgowy odzwierciedla zasady i procesy, których muszą przestrzegać wszystkie firmy, aby mieć dokładne liczby, dlatego ważne jest, aby znać wszystkie kroki – nawet te, które mają miejsce za kulisami. Jednak w miarę jak technologia i rachunkowość nadal mieszają się, cykl rozliczeniowy staje się znacznie mniej ręczny i znacznie szybszy.

Dowiedz się, jak ScaleFactor może wprowadzić Twoje praktyki księgowe w XXI wiek. Poproś o demo naszego innowacyjnego oprogramowania już dziś.