Die Funktion der Personalabteilungen ist administrativ und allen Organisationen gemeinsam. Organisationen haben möglicherweise formalisierte Auswahl-, Bewertungs- und Abrechnungsprozesse. Das Management des „Humankapitals“ hat sich zu einem zwingenden und komplexen Prozess entwickelt. Die HR-Funktion besteht aus der Verfolgung vorhandener Mitarbeiterdaten, die traditionell persönliche Historien, Fähigkeiten, Fähigkeiten, Leistungen und Gehälter umfassen. Um den manuellen Arbeitsaufwand für diese Verwaltungsaktivitäten zu verringern, begannen Unternehmen, viele dieser Prozesse durch die Einführung spezialisierter Personalmanagementsysteme elektronisch zu automatisieren.
HR-Führungskräfte verlassen sich auf interne oder externe IT-Experten, um ein integriertes HRMS zu entwickeln und aufrechtzuerhalten . Bevor sich Ende der 1980er Jahre Client-Server-Architekturen entwickelten, wurden viele HR-Automatisierungsprozesse auf Mainframe-Computer verwiesen, die große Datenmengen verarbeiten konnten. Infolge der hohen Kapitalinvestitionen, die zum Kauf oder Programmieren von proprietärer Software erforderlich sind, waren diese intern entwickelten HRMS auf Organisationen beschränkt, die über eine große Kapitalmenge verfügten. Das Aufkommen von Client-Server, Anwendungsdienstanbietern und Software as a Service (SaaS) oder Personalverwaltungssystemen ermöglichte eine bessere administrative Kontrolle solcher Systeme. Derzeit umfassen Personalmanagementsysteme in der Regel Folgendes:
- Mitarbeiterbindung
- Einstellung
- Onboarding & Offboarding
- Verwaltung
- Verwaltung der Gehaltsabrechnung
- Nachverfolgung und Verwaltung der Leistungen an Arbeitnehmer
- Personalplanung
- Personalbeschaffung / Lernmanagement
- Leistungsmanagement und Beurteilungen
- Self-Service für Mitarbeiter
- Zeitplanung und Rotationsmanagement
- Abwesenheitsmanagement
- Urlaub Management
- Berichterstellung und Analyse
- Neuzuweisung von Mitarbeitern
- Behandlung von Beschwerden anhand der folgenden Präzedenzfälle
Das Abrechnungsmodul automatisiert den Vergütungsprozess durch Sammeln von Daten zur Zeit und Anwesenheit der Mitarbeiter, Berechnen verschiedener Abzüge und Steuern sowie Erstellen regelmäßiger Gehaltsüberprüfungen und Mitarbeitersteuerberichte. Die Daten werden im Allgemeinen von Personal- und Zeitnehmungsmodulen eingespeist, um die automatische Einzahlung und das manuelle Schreiben von Schecks zu berechnen. Dieses Modul kann alle mitarbeiterbezogenen Transaktionen umfassen sowie in vorhandene Finanzmanagementsysteme integriert werden.
Das Zeiterfassungsmodul erfasst standardisierte zeit- und arbeitsbezogene Anstrengungen. Die fortschrittlichsten Module bieten eine breite Flexibilität bei Datenerfassungsmethoden, Arbeitsverteilungsfunktionen und Datenanalysefunktionen. Kostenanalyse und Effizienzmetriken sind die Hauptfunktionen.
Das Leistungsverwaltungsmodul bietet Unternehmen ein System zur Verwaltung und Verfolgung der Teilnahme von Mitarbeitern an Leistungsprogrammen. Diese umfassen in der Regel Versicherungen, Vergütungen, Gewinnbeteiligungen und den Ruhestand.
Das HR-Management-Modul ist eine Komponente, die viele andere HR-Aspekte von der Bewerbung bis zum Ruhestand abdeckt. Das System zeichnet grundlegende demografische Daten und Adressdaten, Auswahl, Schulung und Entwicklung, Management von Fähigkeiten und Fertigkeiten, Aufzeichnungen zur Vergütungsplanung und andere damit verbundene Aktivitäten auf. Führende Systeme bieten die Möglichkeit, Anwendungen zu „lesen“ und relevante Daten in entsprechende Datenbankfelder einzugeben, Arbeitgeber zu benachrichtigen und Positionsmanagement und Positionskontrolle bereitzustellen. Die Personalmanagementfunktion umfasst die Einstellung, Vermittlung, Bewertung, Vergütung und Entwicklung der Mitarbeiter einer Organisation. Anfänglich verwendeten Unternehmen computergestützte Informationssysteme, um:
- Gehaltsschecks und Gehaltsabrechnungen zu erstellen,
- Personalakten zu führen,
- Talentmanagement zu betreiben / li>
Online-Rekrutierung ist zu einer der wichtigsten Methoden der Personalabteilungen geworden, um potenzielle Kandidaten für verfügbare Positionen innerhalb eines Unternehmens zu gewinnen. Talent Management Systeme oder Rekrutierungsmodule bieten eine integrierte Einstellungslösung für HRMS, die in der Regel Folgendes umfasst:
- Analyse des Personalverbrauchs innerhalb eines Unternehmens;
- Identifizierung potenzieller Bewerber;
- Rekrutierung über unternehmensbezogene Listings;
- Rekrutierung über Online-Rekrutierungsseiten oder Veröffentlichungen, die sowohl an Personalvermittler als auch an Bewerber vermarktet werden;
- Analyse innerhalb des Einstellungsprozesses (Zeit bis zur Einstellung, Quelle der Einstellung, Umsatz);
- Compliance-Management, um sicherzustellen, dass Stellenanzeigen und Onboarding von Kandidaten den behördlichen Vorschriften entsprechen.
Die erheblichen Kosten, die bei der Aufrechterhaltung eines organisierten Rekrutierungsaufwands anfallen, sind unterschiedlich Die Veröffentlichung innerhalb und zwischen allgemeinen oder branchenspezifischen Jobbörsen und die Aufrechterhaltung einer wettbewerbsfähigen Verfügbarkeit von Verfügbarkeiten hat zur Entwicklung eines speziellen ATS-Moduls (Bewerber Tracking System) geführt.
Das Schulungsmodul bietet ein System für Organisationen zur Verwaltung und Verfolgung von Mitarbeiterschulungen Entwicklungs- und Entwicklungsbemühungen.Das System, das normalerweise als „Learning Management System“ (LMS) bezeichnet wird, wenn es sich um ein eigenständiges Produkt handelt, ermöglicht es der Personalabteilung, die Ausbildung, Qualifikationen und Fähigkeiten der Mitarbeiter zu verfolgen und darzulegen, welche Schulungen, Bücher, CDs, webbasiertes Lernen oder Materialien stehen zur Verfügung, um welche Fähigkeiten zu entwickeln. Die Kurse können dann in datumsspezifischen Sitzungen angeboten werden, wobei Delegierte und Schulungsressourcen im selben System zugeordnet und verwaltet werden. Mit hoch entwickelten LMS können Manager neben Leistungsmanagement- und Bewertungsmetriken auch Schulungen, Budgets und Kalender genehmigen.
Mit dem Self-Service-Modul für Mitarbeiter können Mitarbeiter HR-bezogene Daten abfragen und einige HR-Transaktionen über das System ausführen. Mitarbeiter können ihre Anwesenheitsliste über das System abfragen, ohne die Informationen des HR-Personals anzufordern. Mit dem Modul können Supervisoren auch O.T. genehmigen. Anfragen von ihren Untergebenen über das System, ohne die Aufgabe der Personalabteilung zu überlasten.
Viele Organisationen haben die traditionellen Funktionen überschritten und Informationssysteme für das Personalmanagement entwickelt, die die Einstellung, Auswahl, Einstellung, Arbeitsvermittlung und Leistung unterstützen Beurteilungen, Analyse der Leistungen an Arbeitnehmer, Gesundheit, Sicherheit und Schutz, während andere ein ausgelagertes Bewerber-Tracking-System integrieren, das eine Teilmenge der oben genannten Aspekte umfasst.
Mit dem Analysemodul können Unternehmen den Wert einer HRMS-Implementierung um steigern Extrahieren von HR-bezogenen Daten zur Verwendung mit anderen Business Intelligence-Plattformen. Beispielsweise kombinieren Unternehmen HR-Kennzahlen mit anderen Geschäftsdaten, um Trends und Anomalien bei der Mitarbeiterzahl zu identifizieren und die Auswirkungen der Mitarbeiterfluktuation auf die zukünftige Leistung besser vorherzusagen.
Es gibt mittlerweile viele Arten von HRMS oder HRIS, einige davon davon sind typischerweise lokale maschinenbasierte Softwarepakete; Der andere Haupttyp ist ein Cloud-basiertes Online-System, auf das über einen Webbrowser zugegriffen werden kann.
Mit dem Personalschulungsmodul können Unternehmen Mitarbeiter- und Mitarbeiterschulungen eingeben, verfolgen und verwalten. Jede Art von Aktivität kann zusammen mit den zusätzlichen Daten aufgezeichnet werden. Die Leistung jedes Mitarbeiters oder Mitarbeiters wird dann gespeichert und kann über das Analytics-Modul abgerufen werden.
Das Modul zur Neuzuweisung von Mitarbeitern ist eine neue Funktion von HRMS. Dieses Modul hat die Funktionen Überweisung, Beförderung, Lohnrevision, Neubenennung, Deputation, Bestätigung, Änderung des Zahlungsmodus und Briefform.
