Om ervoor te zorgen dat bedrijven kunnen terugkijken op hoe ze het in het verleden hebben gedaan, moeten ze een aantal stappen volgen om te verifiëren dat hun financiële gegevens kloppen. Deze stappen worden gewoonlijk de boekhoudcyclus genoemd, omdat bedrijven na afloop van elke boekhoudperiode dezelfde basisstappen herhalen.

Het doel van de stappen in de boekhoudcyclus is ervoor te zorgen dat elke cent die tijdens de boekhoudperiode van eigenaar is veranderd, correct wordt verantwoord en weergegeven in de financiële overzichten van een bedrijf. Jaarrekeningen dienen als het ultieme historische record voor een bedrijf en er staat veel op het spel om ze goed te krijgen. Externe partijen zoals banken, investeerders en de IRS zullen uw financiële overzichten bekijken om te beslissen of u u een lening wilt verstrekken of dat u het juiste bedrag aan belastingen hebt betaald.

U kunt de boekhoudcyclus zien als een checklist die moet worden ingevuld aan het einde van de boekhoudperiode. Als alle stappen zijn afgevinkt, kunt u met een schone lei doorgaan naar de volgende afrekenperiode.

Een boekhoudperiode kan een maand, kwartaal of jaar zijn, afhankelijk van hoe vaak uw bedrijf financiële rapporten nodig heeft.

Voordat we elk doornemen stap van de cyclus en de daarbij behorende boekhoudkundige termen, is het belangrijk om te onthouden dat dit proces is ontstaan toen accountants deze stappen handmatig voltooiden in fysieke grootboeken en dagboeken. We zullen aangeven welke van deze stappen nu achter de schermen plaatsvinden dankzij computers, maar we zullen ze allemaal doorlopen zodat u een volledig begrip van het proces krijgt.

Boekhoudkundige cyclusstappen

Afhankelijk van wie u het vraagt, kunnen er zes tot negen stappen in de boekhoudcyclus zijn. Sommigen geven er de voorkeur aan om een paar stappen samen te voegen, maar het is echt een kwestie van persoonlijke voorkeur. Om het eenvoudig te houden, laten we u eerst de lange versie van de boekhoudcyclus zien, waarbij elke stap duidelijk wordt uitgesplitst.

Identificeer transacties

Stap één: verzamel alle informatie die u heeft over elke transactie die tijdens de periode heeft plaatsgevonden. Hopelijk doen jij of je boekhouder dit gedurende de hele periode in plaats van te wachten tot de maand voorbij is en te klauteren om bonnetjes te vinden.

Onthoud dat wanneer u inkomsten en uitgaven erkent, afhangt van het soort boekhouding dat u gebruikt. Als u een kasboekhouding gebruikt, zult u elke keer dat het geld tijdens de periode van eigenaar is veranderd, opzoeken. Als u een boekhouding op transactiebasis gebruikt, herkent u financiële transacties alleen wanneer ze plaatsvinden.

Transacties registreren

Vroeger betekende het registreren van een transactie het opschrijven van de transactie in de juiste journalen. Deze tijdschriften, of ‘boeken’, zijn hoe de boekhouding zijn naam kreeg. Volgens de dubbele boekhouding moet elke transactie worden geregistreerd als zowel een krediet als een afschrijving in afzonderlijke tijdschriften.

Nu, zolang u classificeer de transactie in uw boekhoudsoftware, de rest zal min of meer automatisch gebeuren.

Post to General Ledger

Een ander kenmerk van vervlogen dagen is het grootboek. Het grootboek was een hoofdlijst van alle transacties. Als er brand uitbreekt in uw backoffice, kunt u dit opslaan. Nadat u een transactie in de juiste dagboeken heeft geregistreerd, voegt u deze ook toe aan het grootboek.

Dankzij de magie van internet en automatisering leeft het grootboek nu op de achtergrond van de boekhoudcyclus. Het is overgezet van een fysiek boek naar een deel van de cloud, en accountants hoeven het niet echt aan te raken.

Bereken niet-aangepaste proefbalans

De eerste drie stappen van de boekhoudcyclus kunnen (een d zou moeten plaatsvinden gedurende de hele verslagperiode. Het berekenen van de niet-gecorrigeerde proefbalans is de eerste stap die alleen kan plaatsvinden als de periode is afgelopen en alle transacties zijn geïdentificeerd, geregistreerd en geboekt in het grootboek.

Het creëren van een niet-aangepaste proefbalans is vergelijkbaar met het nakijken van uw huiswerk. Omdat elke transactie wordt geregistreerd als een debet en een credit, is het doel van deze stap ervoor te zorgen dat uw totale debetsaldo en uw totale creditsaldo gelijk zijn. Zo niet, dan is er iets gemist of verkeerd geclassificeerd. Het is normaal om in dit stadium anomalieën te ontdekken. Facturen waarvan u verwachtte dat ze zouden worden betaald (maar niet waren), kunnen dit van de hand doen. Betalingen waarvan u verwachtte dat uw leveranciers ze zouden innen (maar niet), kunnen ook problemen veroorzaken.

Hoe het ook zij, een niet-gecorrigeerde proefbalans toont u eenvoudig al uw afschrijvingen en tegoeden in een tabel.En als ze niet hetzelfde bedrag zijn, kunt u deze tabel gebruiken om te onderzoeken waarom.

Aanpassende journaalboekingen maken

Deze stap lost eenvoudig alle anomalieën op die worden gevonden. Eerst identificeert u waardoor de afschrijvingen en tegoeden niet goed worden uitgelijnd. Vervolgens maakt u journaalboekingen om ze op te lossen.

Creëer een aangepaste proefbalans

Vervolgens is het tijd om uw werk nog een laatste keer te controleren met behulp van een aangepaste proefbalans. Deze tabel toont uw niet-gecorrigeerde proefbalans, uw correctieboekingen en uw gecorrigeerde bedragen. Het is de laatste stap voordat u financiële overzichten maakt, dus het is de moeite waard om alles driemaal te controleren.

Maak financiële overzichten

Uw financiële overzichten zijn het grootste resultaat dat u zult ontvangen als resultaat van de boekhoudcyclus. De resultatenrekening en balans zijn nauwkeurige gegevens van wat er in uw bedrijf is gebeurd tijdens de laatste boekhoudcyclus. (Het kasstroomoverzicht is niet verplicht, maar we raden u aan er ook een te maken.)

Het zijn belangrijke documenten voor iedereen buiten uw bedrijf die uw bedrijf met anderen moet kunnen vergelijken ( investeerders, geldschieters, etc.), maar ze zijn ook ongelooflijk waardevol voor ondernemers. Als u weet hoe u uw financiële overzichten moet lezen en interpreteren, kunt u op de hoogte blijven van de financiën van uw bedrijf en een strategie voor groei opzetten.

Afsluitende boekingen maken

De laatste stap in de boekhoudcyclus is het maken van afsluitende boekingen en het voorbereiden van uw bedrijf op de komende boekhoudcyclus. Dit betekent het afsluiten van tijdelijke rekeningen, zoals inkomsten en uitgaven, en deze in vaste rekeningen zetten, zoals ingehouden winsten.

Zodra deze laatste stap is voltooid, kunt u het hele proces opnieuw starten.

De boekhoudcyclus & Technologie

We hebben gebieden aangewezen waar technologie sommige aspecten van de boekhoudcyclus naar de achtergrond heeft geduwd. Met andere woorden, hoewel die stappen tot op zekere hoogte nog plaatsvinden, heeft geautomatiseerde boekhouding ze minder relevant gemaakt voor accountants en bedrijfseigenaren die geen directe actie hoeven te ondernemen om die stappen te voltooien.

Als we de boekhoudcyclus vandaag door de lens van een accountant zouden bekijken, zou het proces er een beetje anders uitzien. Het grootboek bestaat bijvoorbeeld vandaag niet in dezelfde vorm, dus het is niet nodig om er transacties naar te boeken.

Zelfs het idee van het aanpassen van proefbalansen is vereenvoudigd. Hoewel het proces grotendeels hetzelfde is, kan boekhoudsoftware helpen verschillen te identificeren en gebruikers ertoe aanzetten om ze te verzoenen zonder expliciete proefbalansen te creëren.

De boekhoudcyclus weerspiegelt de regels en processen die alle bedrijven moeten volgen om nauwkeurige cijfers te hebben, dus het is belangrijk om alle stappen te kennen, zelfs die achter de schermen. Naarmate technologie en boekhouding zich blijven vermengen, wordt de boekhoudcyclus echter veel minder handmatig en aanzienlijk sneller.

Ontdek hoe ScaleFactor uw boekhoudpraktijken naar de 21e eeuw kan brengen. Vraag vandaag nog een demo aan van onze innovatieve software.