De functie van de personeelsafdelingen is administratief en gemeenschappelijk voor alle organisaties. Organisaties hebben mogelijk geformaliseerde selectie-, evaluatie- en salarisadministratieprocessen. Het beheer van “menselijk kapitaal” is geëvolueerd tot een noodzakelijk en complex proces. De HR-functie bestaat uit het bijhouden van bestaande werknemersgegevens, die traditioneel persoonlijke geschiedenissen, vaardigheden, capaciteiten, prestaties en salaris omvatten. Om de handmatige werklast van deze administratieve activiteiten te verminderen, begonnen organisaties veel van deze processen elektronisch te automatiseren door gespecialiseerde human resource management-systemen te introduceren.
HR-managers vertrouwen op interne of externe IT-professionals om een geïntegreerd HRMS te ontwikkelen en te onderhouden . Voordat client-server-architecturen eind jaren tachtig evolueerden, werden veel HR-automatiseringsprocessen gedegradeerd tot mainframecomputers die grote hoeveelheden datatransacties aankonden. Als gevolg van de hoge kapitaalinvestering die nodig was om eigen software te kopen of te programmeren, waren deze intern ontwikkelde HRMS beperkt tot organisaties die over een groot kapitaalbedrag beschikten. De komst van client-server, application service provider en software as a service (SaaS) of human resource management-systemen maakten een hogere administratieve controle van dergelijke systemen mogelijk. Momenteel omvatten systemen voor personeelsbeheer meestal:
- Personeel behouden
- inhuren
- Onboarding & Offboarding
- Administratie
- Salarisadministratie beheren
- Personeelsbeloningen volgen en beheren
- HR-planning
- Wervings- / leerbeheer
- Prestatiebeheer en beoordelingen
- Zelfbediening van werknemers
- Planning en roosterbeheer
- Verzuimbeheer
- Verlof beheer
- Rapportage en analyse
- Herplaatsing van werknemers
- Behandeling van klachten volgens precedenten
De loonmodule automatiseert het betalingsproces door gegevens te verzamelen over de tijd en aanwezigheid van werknemers, verschillende inhoudingen en belastingen te berekenen en periodieke looncontroles en belastingrapporten voor werknemers te genereren. Gegevens worden over het algemeen gevoed vanuit human resources en tijdregistratiemodules om automatische stortingen en handmatige schrijfmogelijkheden voor cheques te berekenen. Deze module kan alle werknemergerelateerde transacties omvatten en kan ook worden geïntegreerd met bestaande financiële beheersystemen.
De tijd- en aanwezigheidsmodule verzamelt gestandaardiseerde tijd- en werkgerelateerde inspanningen. De meest geavanceerde modules bieden een brede flexibiliteit in methoden voor gegevensverzameling, arbeidsverdelingsmogelijkheden en gegevensanalysefuncties. Kostenanalyse en efficiëntiecijfers zijn de belangrijkste functies.
De module voor vergoedingenbeheer biedt een systeem voor organisaties om de deelname van werknemers aan vergoedingsprogramma’s te beheren en bij te houden. Deze omvatten doorgaans verzekering, compensatie, winstdeling en pensionering.
De HR-beheermodule is een component die vele andere HR-aspecten omvat, van aanvraag tot pensionering. Het systeem registreert demografische basis- en adresgegevens, selectie, training en ontwikkeling, beheer van capaciteiten en vaardigheden, gegevens over compensatieplanning en andere gerelateerde activiteiten. Toonaangevende systemen bieden de mogelijkheid om applicaties te “lezen” en relevante gegevens in te voeren in toepasselijke databasevelden, werkgevers op de hoogte te stellen en positiebeheer en positiecontrole te bieden. De functie voor personeelsbeheer omvat de werving, plaatsing, evaluatie, compensatie en ontwikkeling van de werknemers van een organisatie. Aanvankelijk gebruikten bedrijven computergebaseerde informatiesystemen om:
- salarisstrookjes en salarisrapporten op te stellen;
- personeelsdossiers bij te houden;
- talentmanagement na te streven.
Online rekruteren is een van de belangrijkste methoden geworden die door HR-afdelingen worden gebruikt om potentiële kandidaten te verzamelen voor beschikbare posities binnen een organisatie. Talentmanagementsystemen of wervingsmodules bieden een geïntegreerde wervingsoplossing voor HRMS die doorgaans het volgende omvat:
- het analyseren van personeelsgebruik binnen een organisatie;
- het identificeren van potentiële kandidaten;
- rekrutering via bedrijfsgerelateerde vermeldingen;
- rekrutering via online rekruteringssites of publicaties die gericht zijn op zowel rekruteerders als sollicitanten;
- analyses binnen het rekruteringsproces (tijd om te huren, bron van aanwerving, omzet);
- nalevingsbeheer om ervoor te zorgen dat vacatures en het onboarding van kandidaten voldoen aan overheidsvoorschriften.
De aanzienlijke kosten die worden gemaakt om een georganiseerde wervingsinspanning te behouden, -posten binnen en tussen algemene of branchespecifieke vacaturesites en het behouden van een competitieve blootstelling aan beschikbaarheid heeft geleid tot de ontwikkeling van een speciale module voor het volgen van sollicitanten (ATS).
De trainingsmodule biedt een systeem voor organisaties om het personeelstraject te beheren en te volgen ning en ontwikkelingsinspanningen.Het systeem, normaal gesproken een ‘leerbeheersysteem’ (LMS) genoemd als het een op zichzelf staand product is, stelt HR in staat de opleiding, kwalificaties en vaardigheden van de werknemers te volgen, evenals te schetsen welke trainingen, boeken, cd’s, webgebaseerd leren of materialen zijn beschikbaar om welke vaardigheden te ontwikkelen. Cursussen kunnen dan worden aangeboden in datumspecifieke sessies, waarbij afgevaardigden en trainingsbronnen in kaart worden gebracht en beheerd binnen hetzelfde systeem. Geavanceerde LMS’en stellen managers in staat om trainingen, budgetten en agenda’s goed te keuren, naast prestatiebeheer en beoordelingsstatistieken.
Met de selfservicemodule voor werknemers kunnen werknemers HR-gerelateerde gegevens opvragen en enkele HR-transacties via het systeem uitvoeren. Werknemers kunnen hun aanwezigheidsregistratie opvragen vanuit het systeem zonder de informatie van HR-personeel te vragen. Met de module kunnen supervisors ook O.T. verzoeken van hun ondergeschikten via het systeem zonder de taak van de HR-afdeling te overbelasten.
Veel organisaties zijn verder gegaan dan de traditionele functies en hebben informatiesystemen voor personeelsbeheer ontwikkeld die werving, selectie, aanwerving, arbeidsbemiddeling en prestaties ondersteunen beoordelingen, analyse van personeelsbeloningen, gezondheid, veiligheid en beveiliging, terwijl andere een uitbesteed volgsysteem voor sollicitanten integreren dat een subset van het bovenstaande omvat.
Met de analysemodule kunnen organisaties de waarde van een HRMS-implementatie vergroten door HR-gerelateerde gegevens extraheren voor gebruik met andere business intelligence-platforms. Organisaties combineren bijvoorbeeld HR-statistieken met andere bedrijfsgegevens om trends en anomalieën in het personeelsbestand te identificeren om de impact van personeelsverloop op toekomstige output beter te voorspellen.
Er zijn nu veel soorten HRMS of HRIS, sommige waarvan typisch op lokale machines gebaseerde softwarepakketten; het andere hoofdtype is een online cloudgebaseerd systeem dat toegankelijk is via een webbrowser.
De module voor personeelstraining stelt organisaties in staat om training van medewerkers en personeel in te voeren, te volgen en te beheren. Elk type activiteit kan samen met de aanvullende gegevens worden geregistreerd. De prestaties van elke werknemer of personeelslid worden vervolgens opgeslagen en zijn toegankelijk via de Analytics-module.
De module voor het opnieuw toewijzen van medewerkers is een recente aanvullende functionaliteit van HRMS. Deze module heeft de functies overboeking, promotie, loonherziening, herbenoeming, deputatie, bevestiging, wijziging van betalingswijze en briefvorm.
