Overweeg een scenario waarin u zijn op reis voor je werk, dus je moet een hotel boeken. U kiest de keten van uw voorkeur met een locatie dicht bij het kantoor of de conferentieruimte, sluit uw bedrijfscode aan en voltooit de boeking.
Je komt aan in het hotel en praat met de medewerker over een mogelijke upgrade, voordat je naar de kamer gaat om je op te frissen voor je eerste vergadering van de dag.
Onderweg herinnert u zich dat u zich die ochtend had verslapen en was vergeten uw werkbadge of visitekaartje mee te nemen tijdens de reis, maar gelukkig is de man van inchecken heeft nooit gevraagd om het te zien, anders zou je op een beetje een ongemakkelijke plek zijn geweest en je uit de situatie moeten praten, of zoiets.
Het lijkt erop dat het vrij vaak voorkomt, toch? Hoe werken deze hotelbedrijfscodes eigenlijk eigenlijk? Wie heeft het recht om ze te gebruiken, hoeveel korting verdienen ze en hoe strikt controleren hotels of ze in aanmerking komen?
Houd er rekening mee dat dit artikel bedoeld is als louter informatief in plaats van een goedkeuring van praktijken, laten we het hebben over hotelbedrijfscodes en hoe deze werken. Hoewel we ons hier op hotels concentreren, kunnen dezelfde principes ook worden toegepast op autoverhuur (hoewel het boeken van vluchten tegen zakelijke tarieven vaak een complexere onderneming is).
Wat zijn bedrijfscodes voor hotels?
Bedrijfscodes van hotels, simpel gezegd, verwijzen naar een speciale boekingscode die een hotelketen beschikbaar stelt aan bepaalde bedrijven als middel om groothandelsprijzen voor hotelkamers aan te bieden. Als een bedrijf regelmatig werknemers of aannemers op zakenreis stuurt, kunnen ze rechtstreeks onderhandelen met de hotelketen van hun voorkeur, of zelfs met meerdere hotelketens, om nachttarieven veilig te stellen die lager zijn dan de openbaar beschikbare tarieven.
Wanneer een werknemer, contractant of een andere geautoriseerde medewerker van een bepaald bedrijf bij die hotelketen verblijft, betalen ze het bedrijfstarief: het speciale onderhandelde tarief tussen hun bedrijf en het hotel.
Deze tarieven kunnen aanzienlijk in prijs variëren en zijn volledig afhankelijk van verschillende factoren, zoals het bedrijf, de hotelketen en de locatie van het hotel.
Sommige bedrijfstarieven zijn een kortingspercentage op het best beschikbare tarief, terwijl andere een vast bedrag zijn, ongeacht wat het hotel anders in rekening brengt. Omdat sommige bedrijfstarieven een vaste prijs kunnen zijn, zullen er vaak momenten zijn waarop het laagste openbaar beschikbare tarief zelfs lager is dan het bedrijfstarief, dus u moet altijd controleren en vergelijken om er zeker van te zijn dat u het goedkoopste beschikbare tarief boekt. Als u dit afschrijft als bedrijfskosten, geeft u wellicht meer of minder om de bijzonderheden.
Inmiddels heeft u zich waarschijnlijk gerealiseerd dat bedrijfstarieven tussen verschillende bedrijven aanzienlijk van elkaar kunnen verschillen. Buiten de specifieke korting die ze bieden, kunnen ze ook variëren tussen welke kamers in aanmerking komen voor dit tarief. Bij sommige hotels wordt de capaciteit gecontroleerd en beperkt tot de kamer op het basisniveau, terwijl er bij andere hotels zakelijke kortingen zijn op clubkamers, standaard suites en zelfs hogere suites.
Bovendien zullen sommige bedrijven onderhandelen over tarieven die het hele jaar door in aanmerking komen, terwijl de tarieven van andere bedrijven alleen van toepassing zijn tijdens de maandag – vrijdag werkweek. En sommige tarieven staan zowel privéreizen als zakenreizen toe, terwijl andere het gebruik beperken tot alleen zakenreizen.
Het is zeker de moeite waard om vertrouwd te raken met het bedrijfstarief van uw bedrijf als u er toegang toe heeft, aangezien dit de sleutel kan zijn om hotelkamers te ontgrendelen voor de helft van de normale prijs.
Waarom zou iemand bedrijfstarieven gebruiken?
Het voor de hand liggende antwoord is natuurlijk dat het u aardig wat geld kan besparen als het bedrijfstarief goedkoper is dan het openbare tarief. Laten we ter illustratie een voorbeeld bekijken.
Hier zijn de openbare tarieven bij St. Regis Toronto van donderdag 17 september tot en met vrijdag 18 september.
En hier is dezelfde ruimte in een bedrijfsruimte:
Zoals u kunt zien, vertegenwoordigt dit een aanzienlijke korting van $ 440, of 58% op het laagste openbaar beschikbare tarief. Houd er rekening mee dat bedrijfstarieven doorgaans ook flexibele annuleringsvoorwaarden bieden (zakenreizigers wijzigen hun plannen tenslotte vaak op het laatste moment), dus stel u de mogelijkheden voor als u uw hotelbudget tijdens elk verblijf 50-75% verder zou kunnen uitbreiden en tegelijkertijd kunt profiteren van flexibele annuleringsvoorwaarden.
(Laten we ook even de tijd nemen en het vinkje “Toon tarieven met belastingen en alle toeslagen” bewonderen, dat een functie lijkt te zijn die Marriott onlangs aan hun website heeft toegevoegd. Waar is deze functie mijn hele leven geweest ?!)
Maar onthoud dat bedrijfstarieven niet altijd een korting vertegenwoordigen, zoals te zien is in dit voorbeeld:
Voor een bedrijfscode is het tarief 184 AED ($ 70) of 25% duurder, dus u kunt in dit geval veel beter het normale flexibele tarief boeken:
Zoals gezegd variëren de bedrijfstarieven enorm; in dit geval was dezelfde bedrijfscode goedkoper dan het openbare tarief bij de meeste andere hotels in Dubai, maar deze niet.
De reden hiervoor kan koken tot alles, van een gebrek aan onderhandeling in dit specifieke hotel, tot het hotel dat een tijdelijke verkoop aanbiedt tegen de openbare tarieven, tot de code die eenvoudigweg een laag tarief biedt in de maand oktober. Het is belangrijk om te controleren aan de hand van het openbare tarief in plaats van blindelings uw bedrijfscode in te pluggen, ervan uitgaande dat deze goedkoper zal zijn.
In de meeste gevallen kunt u met bedrijfstarieven nog steeds hotel loyaliteitspunten van uw verblijf, het verzamelen van elite-kwalificerende nachten en het profiteren van uw elite-statusvoordelen.
Er kunnen zich enkele uitzonderingen voordoen als u via een specifiek reisbureau moet boeken via uw bedrijf, dat deze voordelen al dan niet verleent, maar in de meeste gevallen kunt u verwachten volledig te profiteren van de elitestatus, aangezien frequente zakenreizigers tot de meest gewaardeerde klanten van een hotel behoren.
De exacte codes die worden gebruikt om naar bedrijfstarieven te zoeken, zijn meestal eigendomsinformatie. Daarom heb ik de exacte bedrijven en codes die in de bovenstaande voorbeelden worden gebruikt, verborgen .
Als hint voor het vinden van het goedkoopste tarief kunt u echter altijd kijken welke kantoren van bedrijven zich fysiek dicht bij het hotel bevinden, aangezien het bedrijf hebben meer kans om in deze hotels betere deals te sluiten.
Het kan ook nuttig zijn om te erkennen dat alleen omdat informatie eigendomsrechtelijk beschermd is, dit niet betekent dat deze op enigerlei wijze goed beschermd is. Inderdaad, u kunt waarschijnlijk raden wat de Marriott-bedrijfscode voor een bepaalde Big 5-bank die wordt afgekort met drie letters, zou kunnen zijn (hint: het is ook drie letters lang).
Wat u moet weten bij het gebruik van bedrijfscodes
Laten we de olifant in de kamer aanpakken: is het acceptabel voor een reiziger om zakelijke tarieven te gebruiken? waarvoor ze technisch niet in aanmerking komen? Net als veel andere niche-exploits in deze game die we spelen, valt deze praktijk zeker in een ethisch grijs gebied, dus alleen de reiziger zelf kan de vraag beantwoorden en beslissen waar hij zich prettig bij voelt.
Het valt niet te ontkennen dat iedereen die bedrijfscodes gebruikt waar ze geen recht op hebben, de pool van legitiem gebruik van die code zal verwateren, waardoor de duurzaamheid op lange termijn wordt aangetast van dat tariefniveau, en zichzelf in wezen een paar dollar besparen op hun hotelverblijf, terwijl ze die kosten opleggen aan toekomstige legitieme gebruikers van de code.
Desalniettemin denk ik dat het verstandig is om iedereen die deze grappige ideeën koestert te waarschuwen voor mogelijke problemen die ze kunnen tegenkomen.
Een oppervlakkig risico is dat een hotel ruimschoots het recht heeft om bij de receptie een bewijs te vragen dat hij in aanmerking komt voor de specifieke speciale boekingscode.
Voor een bedrijfscode kan dit de vorm aannemen van een bedrijfsbadge of een visitekaartje – je weet wel, een van die eenvoudige, in massa geproduceerde kaartjes voorraadpapier met uw naam en de naam van uw bedrijf erop.
Als de reiziger niet kan aantonen dat hij in aanmerking komt, zal hij u het normale tarief in rekening brengen , dat meestal veel duurder is dan het laagste publiek beschikbare tarief dat in de app of op de website wordt vermeld. En als uw annuleringsdeadline inmiddels is verstreken, wordt u gedwongen om ofwel het normale tarief voor uw verblijf te betalen, ofwel de annuleringsvergoeding te betalen en een alternatieve accommodatie voor de nacht te zoeken.
Op een serieuzer niveau, als het bedrijfscode-tarief van het bedrijf alleen mag worden gebruikt voor zakenreizen, maar de reiziger het voor zijn vrije tijd gebruikt, dan is het het recht van het hotel om het contract te controleren en mogelijk te melden terug naar het bedrijf. Of ze dat wel of niet doen, is hun voorrecht, maar dit is een risico dat ik persoonlijk niet zou nemen.
Dan is er natuurlijk altijd de kans dat een hotel loyaliteitsprogramma kan actie ondernemen tegen een accounthouder op basis van de gebruikspatronen van de bedrijfscode tijdens hun verblijf. Wat is tenslotte de kans dat iemand tegelijk voor Apple, Dell, Deloitte, IBM en General Electric werkt?
In grote lijnen zou ik zeggen dat de kans dat een hotel het bedrijfs-ID controleert, is gemiddeld vrij laag, vooral als een reiziger lijkt te passen bij de gemiddelde zakelijke klantenkring van het hotel.
Bijvoorbeeld als u verblijft in een hotel in een grote stad waar veel zakenreizen plaatsvinden, dan is de kans groot dat het hotel uw zakelijke tarief niet eens een tweede blik werpt vanwege het grote aantal zakenreizigers dat ze krijgen, vooral als je verschijnt netjes gekleed in zakelijke kleding.
Er is echter altijd een kans, hoe klein ook, dat een bewijs van geschiktheid wordt gevraagd bij het inchecken of op enig moment tijdens het verblijf. houd rekening met de individuele risicotolerantie en ethische grenzen van elke reiziger om te beslissen of bedrijfscodes van hotels ooit meer dan een academische kwestie worden tijdens hun reizen.
Conclusie
Met bedrijfscodes van hotels kunnen bedrijven kamers boeken voor hun werknemers, aannemers of andere medewerkers (zoals zakelijke gasten of geïnterviewden op locatie) tegen een gereduceerd tarief, en ze kunnen vaak kortingen geven van 50-75% op de laagste openbare beschikbaar tarief voor een hotelverblijf.
Het boeken van kamers met bedrijfscodes die men toevallig tegenkwam via een simpele Google-zoekopdracht lijkt op het eerste gezicht een lucratieve strategie, maar dat is het wel komen niet zonder een zeker risico, aangezien hotels bij het inchecken altijd om een bewijs van geschiktheid voor de code kunnen vragen.
Daarom is het altijd belangrijk om de voorwaarden van een bedrijfscode wanneer u er een gebruikt, en om altijd bereid te zijn om uw bewijs van geschiktheid elke keer te tonen.
