Martha werkt voor een advocaat die het bijhouden van wijzigingen veel gebruikt bij het werken met klanten. Hij ergert zich aan het feit dat hij de opmaak van nummers altijd moet uitschakelen. (Hij wil niet dat eenvoudige opmaakwijzigingen worden bijgehouden.) Bovendien, wanneer hij het document doorgeeft aan een klant (via e-mail) en deze niet weten hoe ze het bijhouden van opmaakwijzigingen moeten uitschakelen, wordt het geretourneerde document altijd vol met bijgehouden opmaakwijzigingen. Martha vraagt zich af of er een manier is waarop ze het bijhouden van opmaakwijzigingen voor altijd kan uitschakelen.

Als je Wijzigingen bijhouden in Word inschakelt, houdt het programma veel wijzigingen bij die je aanbrengt. Een categorie van wijzigingen die het kan volgen, zijn wijzigingen in de opmaak. Gelukkig kunt u bepalen welke soorten wijzigingen Word daadwerkelijk bijhoudt. Dit is wat Martha doet – ze schakelt een specifieke categorie van wijzigingen uit (opmaak) zodat Word die niet bijhoudt; het houdt alleen andere soorten wijzigingen bij.

Hoe u de categorieën van wijzigingen aanpast dat Word tracks varieert afhankelijk van de versie van Word die u gebruikt. Als u het bijhouden van opmaak wilt uitschakelen, volgt u deze stappen als u Word 2007 of Word 2010 gebruikt:

1. Zorg ervoor dat het tabblad Controleren van het lint wordt weergegeven.
2. Klik op de pijl-omlaag onder de tool Wijzigingen bijhouden (in de groep Tracking) en klik vervolgens op Trackingopties wijzigen. Het woord geeft het dialoogvenster Wijzigingen bijhouden-opties weer. (zie Figuur 1. )



Figuur 1. Het dialoogvenster Track Changes Options.

3. Schakel het selectievakje Track Formatting uit .
4. Klik op OK.

Als je Word 2013 gebruikt, volg dan deze stappen:

1. Zorg ervoor dat het tabblad Herzien van het lint wordt weergegeven.
2. Klik op het kleine pictogram in de rechterbenedenhoek van de Tr acking groep. Het woord geeft het dialoogvenster Wijzigingen bijhouden-opties weer.
3. Klik op de knop Geavanceerde opties. Het woord geeft het dialoogvenster Geavanceerde opties voor wijzigingen bijhouden. (Zie Figuur 2.)



Figuur 2. Het dialoogvenster Geavanceerde opties voor bijhouden van wijzigingen in Word 2013.

4. Schakel het selectievakje Trackopmaak uit.
5. Klik op OK om het dialoogvenster Geavanceerde opties voor trackwijzigingen te sluiten.
6. Klik op OK om het dialoogvenster Trackwijzigingsopties te sluiten.

Tot slot, als u Word 2016 of een latere versie van het programma gebruikt (inclusief de versie die bij Office 365 wordt geleverd), volg dan deze stappen:

1. Zorg ervoor dat de Het tabblad Review van het lint wordt weergegeven.
2. Klik op de trackingtool. Word geeft de opties voor de trackinggroep weer.
3. Klik op het kleine pictogram in de rechterbenedenhoek van de trackinggroep. Het woord geeft het dialoogvenster Wijzigingen bijhouden-opties weer.
4. Klik op de knop Geavanceerde opties. Het woord geeft het dialoogvenster Geavanceerde opties voor wijzigingen bijhouden. (Zie Figuur 3.)



Figuur 3. Het dialoogvenster Geavanceerde opties voor bijhouden van wijzigingen in Word 2016.

5. Schakel het selectievakje Trackopmaak uit.
6. Klik op OK om het dialoogvenster Geavanceerde opties voor trackwijzigingen te sluiten.
7. Klik op OK om het dialoogvenster Trackwijzigingsopties te sluiten.

Tot zover, zo goed. Rechtsaf? Nou niet echt. Het probleem is dat het maken van deze instelling niet altijd plakkerig is. Sommige mensen zeggen dat de wijziging met het document meegaat, anderen zeggen dat dit niet het geval is. Weer anderen zeggen dat de wijziging wordt gereset als je Wijzigingen bijhouden uitschakelt en vervolgens weer inschakelt.

Van wat ik heb kunnen vaststellen, zal de persistentie van deze instelling variëren op basis van de versie van Word dat u gebruikt. Dus als de wijziging blijvend is voor documenten op uw systeem, als u het document eenmaal naar iemand anders heeft verzonden en deze een andere versie van Word gebruiken, krijgt u mogelijk een document terug waarvoor de instelling weer is ingeschakeld. en alle opmaakwijzigingen zijn gemarkeerd. Dit kan erg frustrerend zijn.

Mijn ervaring is dat u een drieledige aanpak moet volgen. Eerst moet u uw normale sjabloon openen en het selectievakje Opmaak bijhouden wissen Zodra u de wijziging aanbrengt en de normale sjabloon opslaat, zullen toekomstige documenten die u maakt en die op die sjabloon zijn gebaseerd, de opmaakwijzigingen niet bijhouden wanneer Wijzigingen bijhouden is ingeschakeld. (Dit is natuurlijk alleen van toepassing als uw versie van Word het selectievakje Trackopmaak niet reset wanneer u Wijzigingen bijhouden in- en uitschakelt.)

Het tweede dat u moet doen, is een bestaande documenten en zorg ervoor dat de instelling is uitgeschakeld voor die documenten. (de wijziging die u aanbrengt in de sjabloon Normaal heeft geen invloed op eerder gemaakte documenten; het is alleen van invloed op nieuwe documenten die zijn gemaakt nadat u de wijziging hebt aangebracht.) het duurt even als je heel wat documenten hebt.

Het derde dat je moet doen, is alle bijgehouden opmaakwijzigingen verwijderen die kunnen verschijnen wanneer je een document van iemand anders ontvangt.Dit is nogmaals nodig omdat je geen controle hebt over hoe het systeem van die persoon is geconfigureerd. Je kunt alleen de bijgehouden opmaak verwijderen door deze stappen te volgen:

1. Geef het tabblad Beoordeling weer van het lint.
2. Klik in de groep Volgen op de vervolgkeuzelijst Markeringen weergeven. Word geeft een lijst met categorieën van wijzigingen weer die het kan weergeven.
3. Schakel alles uit behalve Opmaak .
4. Klik op de pijl-omlaag onder de tool Accepteren, in de groep Wijzigingen. Word geeft een aantal verschillende manieren weer waarop u wijzigingen kunt accepteren.
5. Kies Accepteer alle weergegeven wijzigingen. Alle opmaakwijzigingen (dat is alles wat wordt weergegeven vanwege stap 3) worden geaccepteerd. (Selecteer niet Alle wijzigingen in document accepteren; dat zou alle wijzigingen accepteren, ongeacht of ze worden weergegeven of niet.)
6. Klik nogmaals op de vervolgkeuzelijst Markeringen weergeven.
7. Zorg ervoor dat alle selectievakjes zijn geselecteerd.

Het resultaat van deze stappen is dat u ‘alleen in het document zult zien alle wijzigingen behalve f ormatting-wijzigingen – precies zoals u wilt. Het nadeel hiervan is dat u dit moet doen voor alle documenten die u van anderen ontvangt, nu en voor altijd.

Er zijn macrogebaseerde benaderingen die u kunt volgen, als u dat wilt. Een eenvoudige AutoOpen toevoegen macro voor al uw documenten kan op de lange termijn een enorme tijdbesparing opleveren:

Sub AutoOpen() ActiveDocument.TrackFormatting = FalseEnd Sub

Deze eenvoudige macro schakelt het bijhouden van opmaak uit wanneer het document wordt geopend. werkt zelfs met documenten die u naar anderen verzendt, op voorwaarde dat ze macro’s niet uitschakelen wanneer ze uw document openen.

U heeft een andere macro nodig om de bijgehouden opmaak te verwijderen die in documenten die u ontvangen van anderen. Het volgende is voldoende:

Sub AcceptChangedFormatting() Dim r As Revision For Each r In ActiveDocument.Revisions If Left(r.FormatDescription, 10) = "Formatted:" Then r.Accept Next rEnd Sub

U kunt deze macro toewijzen aan een sneltoets of aan een knop op de QAT. Als dat zo is aangeroepen, worden alle opmaakwijzigingen in het document onmiddellijk geaccepteerd en kunt u verder werken met andere wijzigingen die in het document werden bijgehouden.