Er was een tijd dat kantoren werden vroeger een beetje razend bij het horen van de toon van een faxapparaat: het betekende dat er iets dringends en belangrijks was gekomen. Maar de tijden zijn veranderd, en daarmee ook de manier waarop we faxen verzenden en ontvangen.
Hoewel faxen nog steeds even betrouwbaar en veilig is als altijd, heeft de komst van internet de manier waarop het proces werkt veranderd. Tegenwoordig kunt u een fax via internet verzenden zonder te vertrouwen op die zware machines uit vervlogen tijden die aan telefoonlijnen zijn gekoppeld.
In dit artikel bespreken we en leren we over:
- Hoe Google-faxnummers te krijgen
- Hoe te faxen vanuit Gmail
- Hoe te faxen vanuit Google Documenten en Spreadsheets
- Hoe te faxen via andere e-mailserviceproviders (Outlook, Yahoo enz.)
Hoe Google-faxnummers te krijgen
Het gebruik van een online service is nu de meest populaire manier om faxberichten te verzenden. Hiervoor heeft u echter een online faxnummer nodig. Dit kan worden gekoppeld aan uw Google-account, waardoor u faxen kunt verzenden binnen Gmail, Documenten, Drive en Spreadsheets, en faxen rechtstreeks in uw inbox kunt ontvangen.
Google-faxnummers worden niet daadwerkelijk door Google gegenereerd, maar aan u toegewezen door online faxdiensten zoals CocoFax. Alle faxberichten die naar uw nummer worden verzonden, worden afgeleverd op de servers van de provider, vervolgens geconverteerd naar pdf en naar uw inbox verzonden.
U moet zich aanmelden bij een externe serviceprovider om een Google Faxnummer. Deze serviceprovider zorgt ervoor dat alle gegevens die via zijn servers worden verzonden, versleuteld en beveiligd zijn.
Fax verzenden in Gmail
Faxen via e-mail verzenden is net zo eenvoudig als het verzenden van een e-mail , maar met een paar simpele extra stappen. Als je CocoFax als voorbeeld gebruikt, hoef je alleen maar een fax te verzenden vanuit Gmail:
- Open je Gmail-account
- Klik op Opstellen
- Voer een onderwerpregel en e-mailtekst in.
- Voeg het document toe dat u wilt faxen vanaf uw lokale schijf of Google Drive.
- Voer in het veld ‘Aan’ de faxnummer, uitgedrukt als landcode + [email protected], bijvoorbeeld [email protected]
- Druk op Verzenden
Als u slechts af en toe documenten moet faxen vanuit Gmail kunt u gebruik maken van de gratis proefperiode van 30 dagen aangeboden door online faxdiensten zoals CocoFax om gratis faxen te verzenden.
Als u een fax via Gmail wilt ontvangen, geeft u gewoon uw online faxnummer aan de afzender. U ontvangt de fax in de vorm van een pdf-bestand, dat vervolgens eenvoudig op elke computer kan worden bekeken.
Hoe u een fax verzendt in Google Documenten en Spreadsheets
Velen van ons slaan onze belangrijke documenten op in de cloud, waardoor we ons niet zorgen hoeven te maken over gegevensverlies. Als u Google Drive gebruikt om Google Docs en Sheets-documenten op te slaan, is het mogelijk om deze als faxberichten rechtstreeks vanuit Drive te verzenden.
- Open Google Drive in uw browser
- Klik op het tabblad ‘Toevoegen op’ in de rechterzijbalk.
- Selecteer de add-on van uw faxserviceprovider en installeer deze
- Na de installatie wordt u gevraagd om de koppeling tussen de fax en uw Google-accounts
- Selecteer en open het document / blad dat u per fax wilt verzenden
- Selecteer de fax-add-on in de zijbalk
- Vul de verplichte velden in en druk op Verzenden
- Zodra de gegevens zijn verzonden, stuurt de serviceprovider een bevestigingsmail naar je inbox
Faxen vanuit Google Drive is meer dan handig. Het stelt u ook in staat om inkomende faxen te delen met andere Google-accounts, en het is goedkoper dan traditionele faxmethoden. Bovendien kunt u faxback-ups veilig opslaan in de cloud.
Fax verzenden via Outlook, Yahoo en andere e-mailserviceproviders
Het is mogelijk om faxen te verzenden via andere e-mailclients dan Gmail. Het proces is hetzelfde, behalve het allereerste deel.
- Kies een faxserviceprovider, zoals CocoFax
- Registreer een account om uw online faxnummer te ontvangen
- Geef tijdens het registratieproces uw Outlook- of Yahoo e-mail-ID
- Open uw e-mail en stel een e-mail op met het document dat u wilt faxen als bijlage.
- Vul het veld “Aan” in zoals eerder
- Klik op Verzenden
- U ontvangt een melding om de aflevering van de fax te bevestigen.
Veelgestelde vragen
Kan de fax rechtstreeks vanuit Google Drive worden verzonden?
Ja, met de hulp van een betrouwbare online faxserviceprovider.
Welke bestandsindelingen kunnen via online fax worden verzonden?
Afhankelijk van uw serviceprovider kunt u doorgaans .docx, .pdf, .xls, .xlsx, .png en. jpg-bestanden.
Waar ontvang ik mijn faxen?
U ontvangt faxen in uw inbox van het geregistreerde e-mailaccount. Bijvoorbeeld Gmail, Outlook of Yahoo.
Het online verzenden van een fax is een gemakkelijke en veilige manier om belangrijke en urgente zakelijke documenten te delen.Het is gemakkelijk, snel en probleemloos. Het enige dat u hoeft te doen, is u aanmelden bij een betrouwbare serviceprovider en u bent klaar om te gaan.
