Verhuizen om zakelijke redenen kan voor een werknemer moeilijk (en duur) zijn. Daarom worden veel verhuiskosten van werknemers betaald door werkgevers. Hier volgt een blik op hoe het proces van het betalen van verhuiskosten voor werknemers werkt, inclusief wat voor u als bedrijf aftrekbaar is, hoe u deze betalingen kunt documenteren en hoe u deze kunt rapporteren. onkosten op W-2-formulieren voor werknemers.

Wijzigingen in de belastingwetgeving en verhuiskosten

De belastingwet van 2017 (de wet op belastingverminderingen en banen) bevat enkele wijzigingen op aftrek voor verhuiskosten voor werknemers, van kracht voor het belastingjaar 2018 tot en met 2025. Deze wet heft de aftrek voor niet-terugbetaalde bedrijfskosten, inclusief verhuiskosten, op. Dat betekent dat deze kosten niet langer aftrekbaar zijn voor de werknemer op schema A. Deze wijziging treft ook eigenaren van C-bedrijven en S-bedrijven die ook werknemers van het bedrijf zijn.

Vergoedingen door uw bedrijf aan werknemers voor verhuiskosten worden beschouwd als secundaire arbeidsvoorwaarden. Deze voordelen zijn belastbaar loon voor de werknemer, en ze moeten worden opgenomen voor de inhouding van de federale inkomstenbelasting, VAIS (sociale zekerheid / Medicare) en de federale werkloosheidsbelasting. Zelfs als u een bedrijfsbeleid heeft dat vereist dat werknemers betalingen bijhouden en teveel betaalde bedragen teruggeven, zijn deze betalingen nog steeds belastbaar voor de werknemer.

Als uw bedrijf werknemers behandelt verhuiskosten als belastbaar (W-2) loon voor de werknemer, kan uw bedrijf de kosten van deze kosten nog steeds aftrekken als bedrijfskosten.

Voor alle duidelijkheid: met ingang van 2018 tot en met 2025 zijn alle verhuiskosten van werknemers die uw bedrijf aan werknemers betaalt, belastbaar voor de werknemer. Niet-vergoede verhuiskosten van werknemers kunnen door de werknemer niet als diverse kosten worden afgetrokken. Uw bedrijf kan deze betalingen nog steeds als bedrijfskosten in mindering brengen.

Hoe Verhuiskosten aan werknemers vergoeden

In het algemeen is elke betaling die u aan werknemers doet belastbaar en het betalen van verhuiskosten voor werknemers wordt beschouwd als een belastbaar voordeel. De belastingwet van 2017 heeft deze belastingsituatie niet gewijzigd. Maar het nam de mogelijkheid weg dat werkgevers geld konden terugbetalen met behulp van een verantwoordelijk plan (hieronder uitgelegd) om te voorkomen dat de werknemer inkomstenbelasting moest betalen over deze betalingen.

Het is een goed idee om het verantwoordelijke planproces te volgen om de vergoedingen van werknemers te documenteren, zodat u problemen bij een audit kunt voorkomen.

Zo werkt een vergoedingsplan: de werknemer betaalt de kosten en jij vergoedt ze. De uitgaven moeten worden gespecificeerd en er mogen alleen specifieke uitgaven worden betaald. De uitgaven moeten ook zakelijk zijn.

De werknemer moet kosten hebben betaald of gemaakt tijdens het uitvoeren van diensten als werknemer van uw bedrijf. Mogelijk moet u documenteren dat de verhuizing vereist is voor uw bedrijf. Er zijn ook enkele boekhoudkundige procedures die moeten worden gevolgd.

• De werknemer moet “deze uitgaven binnen een redelijke termijn afdoende verantwoorden”. Dat wil zeggen, de werknemer moet u bonnen voor alle uitgaven geven.
• Als u de werknemer een voorschot op deze uitgaven geeft, moet de werknemer het teveel aan geld binnen een redelijke termijn terugbetalen.

Stel dat u $ 5.000 voorschot voor verhuiskosten en de werknemer geeft u bonnen voor $ 3.650. De werknemer moet u een cheque geven voor het saldo ($ 1.350). Als niet alle criteria voor een verantwoord plan zijn voldaan is, is het plan geen verantwoord plan. En “vergoedingen voor niet-aftrekbare kosten” (aan de werknemer) en vergoedingen voor diverse of niet-gespecificeerde uitgaven zijn belastbaar voor de werknemer.

Loonheffingen en verhuiskostenbetalingen aan werknemers

Verhuiskosten voor werknemers die door uw bedrijf worden betaald, zelfs als u een plan heeft dat verantwoordelijk is, zijn onderworpen aan bronbelasting voor federale inkomstenbelastingen, VAIS-belastingen (sociale zekerheid en Medicare), en federale werkloosheidsbelastingen.

U moet het bedrag van deze uitkering aangeven wanneer u de W-2 jaarlijkse belasting r eport voor de werknemer voor het voorgaande jaar.

Om te verduidelijken hoe deze kosten worden ingevoerd op het W-2-formulier van een werknemer. We gebruiken het bovenstaande voorbeeld, waarin de werknemer $ 5.000 ontvangt voor verhuiskosten, kwitanties heeft van $ 3.650 en de resterende $ 1.350 houdt. Het bedrag dat de werknemer houdt, is belastbaar voor de werknemer. We gaan ervan uit dat deze betaling wordt gedaan onder de vereisten voor een verantwoord plan, zoals hierboven beschreven:

• De belastbare $ 1.350 is opgenomen in Box 1 van de W-2 (en in boxen 3, 5 en 16, indien belast door de staat of stad).
• Federale en nationale bronbelasting en VAIS-belastingen moeten worden berekend over de belastbare $ 1.350 en worden opgenomen in de juiste vakken op de W-2.
• U moet $ 3.650 (het bedrag dat gelijk is aan het onderbouwde bedrag (bijvoorbeeld het niet-belastbare deel) opnemen in vak 12 van formulier W-2 met behulp van code “L.”.

Voor meer details over hoe dit werkt, zie IRS-publicatie 15 (circulaire E).

Een werknemer extra geld geven om te verhuizen Onkosten

Sommige bedrijven geven werknemers een vast bedrag aan verhuiskosten, afhankelijk van het type verhuizing en de afstand. De betaling is mogelijk nog steeds aftrekbaar van uw bedrijf als bedrijfskosten.

Als u een werknemer het geld wilt geven voor verhuiskosten en de werknemer wilt laten beslissen hoe dit geld zal worden besteed, heeft u een niet-verrekenbaar plan, volgens de IRS-voorschriften. In dit geval, zoals hierboven vermeld , als u niet wilt dat de werknemer kwitanties hoeft te tonen, is alle betaling aan de werknemer belastbaar als een voordeel. Bovendien moeten er federale inkomstenbelasting en VAIS-belasting worden ingehouden op de betaling.

In dit geval yo Wellicht wilt u een extra bedrag aan de uitkering toevoegen om de werknemer te helpen met de extra belastingen die moeten worden betaald. Dit wordt een cheque “extraheren” genoemd en wordt gedaan om de werknemer het exacte bedrag van de betaling te geven, na belastingen.

Als u bijvoorbeeld een werknemer $ 2.000 aan verhuiskosten betaalt, kunt u een brutoberekening maken om meer dan $ 2.000 te geven om de extra belastingen te dekken.

Verhuiskosten van werknemers zijn aftrekbaar

Betaling van verhuiskosten van werknemers is een aftrekbare bedrijfskost voor uw bedrijf.

Medewerkers informeren over het vergoedingsplan voor verhuiskosten

Net als bij voor elk ander personeelsbeloningen, moeten alle werknemers hetzelfde worden behandeld. U kunt criteria instellen om in aanmerking te komen voor het plan per type werknemer (bijvoorbeeld salaris versus uurloon), maar u kunt één werknemer niet meer in dezelfde classificatie geven voordeel dan een ander.

Het is altijd een goed idee om dit soort voordelen schriftelijk vast te leggen en op te nemen in uw communicatie met werknemers. Uw werknemer handboek of beleid en proc edures manual is een goede plek om het plan te beschrijven. Vergeet niet informatie op te nemen over de belastingimplicaties van dit voordeel.

Werknemers helpen met hun aftrek van verhuiskosten

Tenzij u een gekwalificeerde belastingvoorbereider bent , mag u werknemers geen belastingadvies geven over inkomstenbelastingen. Moedig uw werknemers aan om professioneel belastingadvies in te winnen of professionele belastingsoftware te gebruiken. Hier zijn enkele dingen die u kunt doen om werknemers inzicht te geven in dit verhuiskostenvoordeel en hoe dit van invloed is op hun belastingen :

• Geef werknemers een relocatiepakket waarin wordt uitgelegd hoe en wanneer verhuiskosten door uw bedrijf worden vergoed.
• Geef werknemers de kans om hun inhouding wijzigen (op formulier W-4) om rekening te houden met het relocatievoordeel en hun belastingverplichting.

IRS-informatie over verhuiskosten van werknemers

IRS-publicatie 521 – Verhuiskosten

IRS-publicatie 15 – Circulaire E – Belastinggids voor werkgevers

IR B Publicatie 15b – Belastinggids voor werkgeversvoordelen voor werkgevers

Dit artikel en alle informatie op deze site bevat algemene informatie en is niet bedoeld als fiscaal of juridisch advies. Raadpleeg IRS-publicaties voor meer details. Elke situatie is specifiek; verwijs vragen naar uw belastingadviseur.