De prikklok is een integraal onderdeel van de meeste bedrijven. Het helpt bij het bijhouden van werkuren, zodat u werknemers dienovereenkomstig kunt betalen. Of uw bedrijf nu één of 100 werknemers heeft, u heeft een tijdklok nodig die past bij de unieke behoeften van uw bedrijf.

Helaas worden niet alle tijdklokken op dezelfde manier gemaakt. De oplossing die geschikt is voor een groot bedrijf, werkt misschien niet goed voor een klein bedrijf.

Gelukkig zijn de experts van Sling hier om u te helpen de beste tijdklok te vinden die aan de unieke behoeften van uw bedrijf voldoet.

Onderweg bespreken we:

• Handmatige tijdklokken.
• Combinatie handmatige en computertijdklokken.
• Software-prikklokken.

We laten je ook zien waarom een planningsapp met een geïntegreerde werkurentracker voor werknemers is vaak de beste tijdklok voor kleine bedrijven.

Waarom een tijdklok essentieel is voor bedrijven van elke omvang

1) Zorgt voor een nauwkeurige loonlijst

Een nauwkeurige loonlijst is essentieel voor het succes van uw bedrijf en de betrokkenheid van uw teamleden. Maar al te vaak schiet de nauwkeurigheid van de salarisadministratie van werknemers tekort vanwege verwarrend beleid, menselijke fouten of bankproblemen.

Door een tijdklok in de workflow van uw bedrijf op te nemen, wordt de kans dat u deze problemen ondervindt drastisch verkleind.

Met veel tijdklokken voor werknemers kunt u uw loonbeleid in de machine zelf programmeren, zodat hij – niet jij – moet variabelen bijhouden zoals:

• Vakantietijd
• Betaalde vrije tijd
• Geen oproep, afwezigheid zonder show
• Ploegendienst
• Parttime vs. fulltime

Als u uw tijdklok toestaat al deze informatie te verzamelen, betekent dit dat u minder tijd aan salarisadministratie en meer tijd voor taken die uw bedrijf als geheel verbeteren.

Een speciale tijdklok elimineert ook dure handmatige berekeningsfouten (wat u tot 7% van uw loonkosten kan besparen) en kan eenvoudig worden geïntegreerd met automatische directe storting van loonstrookjes van werknemers.

2) Waarschuwt u voor aanwezigheidskwesties

Mo Met de moderne tijdklokken kunt u rapporten maken op basis van de “punch in” en “punch out” -informatie die de klokken registreren. Deze rapporten geven u inzicht in aanwezigheidsproblemen zoals:

• Regelmatige, herhaalde afwezigheid (bijv. Werknemer A meldt zich drie vrijdagen per maand ziek)
• Traagheid
• Lange pauzes
• Vroege klok -ins
• Late uitklokken
• Niet-goedgekeurde accumulatie van overuren

Door dit soort aanwezigheidsproblemen te beheersen, kan uw bedrijf tot 21% van de jaarlijkse loonkosten besparen. Dat is een aanzienlijke besparing.

Een andere manier waarop een prikklok u helpt bij aanwezigheidsproblemen, heeft te maken met onderbrekingen in uw workflow die u geld kunnen kosten. Afwezigheid (gepland of anderszins) verstoort de voortgang van uw projecten en kan een aanzienlijke impact hebben op de productiviteit van uw team.

Een softwarepakket voor tijdklokken kan u waarschuwen wanneer teamleden afwezig zijn en u helpen de werklast dienovereenkomstig te herverdelen.

Ten slotte voorkomt een tijdklok voor werknemers dat aanwezigheidsproblemen het moreel van werknemers aantasten. Gewone afwezigheid van dezelfde werknemer betekent dat andere, betrouwbaardere werknemers het extra werk moeten opnemen.

Te veel daarvan, en uw betrouwbare werknemers kunnen de afwezige werknemer kwalijk nemen omdat hij de hele tijd weg is, en u omdat hij het toestaat.

De informatie die wordt gegenereerd door de prikklok van een werknemer kan u helpen de motivatie hoog te houden.

3) Bespaart uw bedrijfstijd en geld

Een van de belangrijkste redenen dat een prikklok essentieel is voor bedrijven van elke omvang, is omdat het u tijd en geld zal besparen.

Allereerst , het vermindert de tijd die nodig is om de tijdkaarten van werknemers te verwerken en de loonlijst te berekenen. In plaats van dat u of uw boekhouder uren besteedt aan het bijhouden van de gewerkte uren, het toepassen van inhoudingen en het berekenen van belastingen, doet de tijdkloksoftware het voor u. De tijd die u bespaart, kan dan beter worden besteed aan activiteiten die de bedrijfsresultaten verbeteren.

Tijdklokken kunnen uw bedrijf ook geld besparen.Ze doen dit door:

• Verzameling en berekening te automatiseren
• Fouten te verminderen
• Prikkaartfraude voorkomen
• De verantwoordelijkheid voor het bijhouden van werkuren verschuiven naar de werknemer

Naast die grote besparingen, vermindert (of zelfs elimineert) een speciale tijdklok de behoefte aan dure verbruiksartikelen zoals tijdkaarten en berekeningsformulieren.

Dit lijken misschien geen significante besparingen , maar op de lange termijn kunnen ze behoorlijk oplopen.

4) Biedt realtime informatie over loonkosten

Het is één ding om een nauwkeurige rapportage te hebben over aanwezigheidskwesties en andere kosten. Het is iets heel anders om realtime informatie te hebben over alle variabelen die van invloed zijn op de manier waarop uw bedrijf de tijd bijhoudt.

Een moderne prikklok voor medewerkers geeft dat inzicht.

Met de juiste prikklok is het detailniveau met betrekking tot arbeidskosten verbluffend. U kunt bijvoorbeeld zien:

• Welke werknemers en afdelingen u het meeste overuren kosten
• Welke werknemers, functies en afdelingen gebruiken de meeste tijd om een taak te voltooien
• Hoe de arbeidstijd en kosten per uur van uw bedrijf zich verhouden tot de normen in uw industrie
• Hoe uw productie zich verhoudt tot de tijd die u aan het werk besteedt

Diepgaande gegevens zoals deze voorkomen gissen en schatten en geven u strengere controle over productie- en arbeidskosten.

5) Handhaaft billijkheid voor alle werknemers

Eerlijkheid is een groot probleem in uw bedrijf, zelfs als u noch uw werknemers ooit strikt het.

Uw teamleden kijken hoe u de dingen doet, en als iedereen eerlijk wordt behandeld, zullen het vertrouwen, de verantwoordelijkheid en het plezier toenemen.

Door een prikklok toe te voegen, stelt u uw medewerkers gerust dat niemand krijgt een speciale behandeling – voorkeuren, vooroordelen en zelfs vooroordelen worden volledig geëlimineerd. Het enige dat overblijft zijn de koude, harde gegevens die iedereen op een gelijk speelveld plaatsen.

Aan het eind van de dag kan niemand de prikklok beschuldigen van ongepastheid en vriendjespolitiek.

Extra voordelen van een software- of cloudgebaseerde tijdklok

1) Verbetert de productiviteit

Het handmatig bijhouden en berekenen van de werkuren van uw team kost veel tijd van uw dag.

U moet de tijdkaarten verzamelen, hun nauwkeurigheid verifiëren en alle gegevens invoeren in uw salarissysteem. Dat kan elke betalingsperiode enkele uren (zo niet meer) duren.

Een tijdverlies van die omvang kost uw bedrijf geld dat het zich misschien niet kan veroorloven.

Met een hoogwaardig, cloudgebaseerd, geïntegreerd tijdregistratiesysteem zoals Sling, een proces dat u meestal uren kost, duurt slechts enkele minuten. Hierdoor kunt u zich concentreren op andere, belangrijkere zaken.

2) Elimineert menselijke fouten

Menselijke fouten – zowel die van u als die van uw medewerkers – zijn alomtegenwoordig als het gaat om klokken in, uitklokken en berekenen van al die cijfers voor de loonlijst.

Handmatige volgsystemen zijn wijdverbreid met de kans op fouten. U, de manager, moet de cijfers voor al uw werknemers handmatig berekenen, tabelleren en invoeren. Dat opent de deur naar typefouten, wiskundige fouten en zelfs leesfouten die uw berekeningen ver weg kunnen gooien.

En dan is er de kans op in- / uitklokfouten – per ongeluk of opzettelijk – bij uw werknemers ‘deel, zoals:

• Vergeten in te klokken
• Vergeten uit te klokken
• De verkeerde kaart gebruiken
• Ponsen in een vriend, ook al zijn ze niet aan het werk

Met een op software gebaseerde tijdklok en tijdbeheersysteem zijn menselijke fouten zo goed als geëlimineerd.

De software slaat alle gegevens op één plaats op, zet ze in tabellen en produceert rapporten die u kunt gebruiken om het salarisadministratieproces te vereenvoudigen. Door een computer het werk voor u te laten doen, vermindert de kans op fouten die optreden bij het handmatig invoeren van alle cijfers.

Wat uw werknemers betreft, maakt een softwaregebaseerd prikkloksysteem het vrijwel onmogelijk voor ze fouten maken bij het in- en uitklokken en het valse inklokken volledig overbodig maken.

3) Garandeert de veiligheid van uw werknemersgegevens

Wanneer u een softwaregebaseerde tijd kiest klok – of zelfs een combinatie van handmatige en computertijdklok – u garandeert de veiligheid van uw werknemersgegevens.

Ten eerste slaan computergebaseerde systemen gevoelige werknemersinformatie op (zoals adres, sofinummer, loontarief en gewerkte uren) in digitaal formaat in plaats van in een fysieke archiefkast.

Met de juiste beveiligingsmaatregelen is digitale opslag veel veiliger dan op papier en wordt voorkomen dat dieven toegang krijgen tot gevoelige gegevens.

Ten tweede is alle relevante informatie die u nodig hebt om de salarisadministratie te verwerken op één plek te vinden. U hoeft niet meer door meerdere bestanden te zoeken om het te vinden. Het is allemaal binnen handbereik.

4) Geeft u de mogelijkheid om uw team op afstand te beheren

Een computergebaseerde restauranttijdklok geeft u de mogelijkheid om uw team op afstand te beheren.

Als voordeel voor drukke managers is deze factor bijna onvervangbaar. U hoeft niet fysiek ter plaatse te zijn om ervoor te zorgen dat uw medewerkers op tijd aankomen, hun hele dienst draaien en vertrekken wanneer ze zouden moeten.

Met een modern tijdkloksysteem kunt u beslissen welk teamlid wat doet, hen specifieke taken en instructies toewijzen en hun voortgang gedurende de dag bijhouden.

Nu we hebben besproken waarom uw bedrijf een prikklok nodig heeft, gaan we de beste bespreken prikklokken voor kleine bedrijven.

10 prikklokken voor kleine bedrijven

Prikklokken voor kleine bedrijven kunnen vele vormen aannemen. Van traditionele klokken die tijd-in-en-uit-tijd afdrukken op een papieren kaart tot hightech biometrische tijdklokken die hun gegevens in de cloud opslaan, er is een oplossing voor elk bedrijf. We beginnen met de meest eenvoudige: de handmatige prikklok.

1) Handmatige prikklok

Bron: Lathem.com

De eenvoudigste en meest gebruikte oplossing voor kleine bedrijven is de handmatige prikklok. Of je nu kiest voor een analoog model of een digitaal model, het concept is hetzelfde: werknemers gebruiken dikke papieren kaarten om in en uit te ponsen. De klok drukt de respectievelijke tijd af.

Handmatige prikklokken bestaan al heel lang en zijn gemakkelijk te gebruiken door medewerkers. Maar er is veel werk aan de achterkant.

U moet de kaarten verzamelen, de gegevens naar een ander programma overbrengen en vervolgens de werkuren en het loon van de werknemer berekenen.

Dit systeem laat veel ruimte voor fouten. Daarom is een planningspakket met tools met een geïntegreerde tijdklok, zoals Sling, vaak de beste oplossing voor kleine bedrijven. We bespreken de voordelen van deze tool voor personeelsbeheer in een later gedeelte.

2) Amano Atomic Time Clock

Bron: Amano.com

De Amano Pix-75 is een andere handmatige prikklokoplossing voor kleine bedrijven. Het heeft een groot, gemakkelijk af te lezen digitaal display en een verlicht, doorzichtig printvenster voor nauwkeurige uitlijning en stempelen.

Andere functies zijn onder meer:

• Atomic Clock-synchronisatie.
• Militaire of normale afdrukstijl.
• Minuten, honderdsten en tienden afdrukken voor nauwkeurige berekeningen.
• 13 vooraf ingestelde berichten zoals verzonden, gearchiveerd en ontvangen.

Net als de hierboven genoemde analoge tijdklok, brengt deze eenheid aanzienlijk back-end werk met zich mee. U moet bijvoorbeeld controleren of uw werknemers volgens hun ploegenschema hebben gewerkt.

De tijdklokfunctie van Sling is geïntegreerd in de planningssoftware, zodat u snel en gemakkelijk kunt controleren of iedereen op zijn best heeft gewerkt. verschuivingen.

3) Acroprint BioTouch-tijdklok

Bron: AcroPrintStore.com

De Acroprint BioTouch-tijdklok is een unieke oplossing die zowel handmatige als softwarefuncties biedt. Gegevens en instellingen kunnen via een USB-stick worden overgedragen tussen de klok en uw pc.

Werknemers kunnen in- en uitklokken met hun vingerafdrukken, een pincode of een RFID-proximitybadge of -sleutelhanger. Andere kenmerken zijn:

• Accommodatie voor maximaal 500 werknemers.
• Opslag voor maximaal 200.000 transacties.
• Mogelijkheid om vijf ploegen weer te geven (inclusief ’s nachts).
• Vroege en late stemmingen afgedrukt in een andere kleur voor eenvoudige berekening.
• Toegang tot bestanden met Microsoft Excel op uw computer.

Salarisadministratie, planningsverificatie, en het vastleggen van gegevens wordt gemakkelijker gemaakt met deze oplossing dankzij USB-compatibiliteit en eenvoudige software-integratie.

Maar deze optie biedt nog steeds niet de tools die nodig zijn om de planning, urenregistratie en salarisadministratieprocessen zoals de tijdklok- en shiftfuncties die worden aangeboden door Sling.

4) Pictogram RTC-1000

Bron: IconTime.com

De Icon RTC-1000-tijdklok is een andere combinatie van handmatige / softwaretool die kan worden voordelig voor zowel grote als kleine bedrijven.

Met behulp van een ID-nummer dat instelbaar is van drie tot negen cijfers, kunnen werknemers in- en uitklokken en het aantal gewerkte uren per dag of week bekijken.

Managers kunnen zelfs unieke betalingsperioden instellen, zoals wekelijks, tweewekelijks, halfmaandelijks en maandelijks, voor eenvoudige loonberekening. Andere functies zijn onder meer:

• Drie niveaus van overuren: dagelijks, wekelijks, opeenvolgende dagen (dwz overuren in Californië).
• Betaalde pauze, lunchaftrek en vakantie-uren bijhouden.
• Aangepaste waarschuwingen waarmee u ongeoorloofd overwerk en aanwezigheid kunt controleren.
• Volgen tot 250 werknemers.
• Gegevensexport naar ADP-, CSV- en API-indelingen.

Deze combinatie handmatige / software-prikklokken worden steeds meer een echte tijdbesparende oplossing, maar ze zijn er nog niet helemaal.

5) FingerTec

Bron: FingertecUSA.com

De FingerTec TA200 Plus is een softwaregebaseerde tijdklok waarmee u de werktijdgegevens van werknemers snel en effectief kunt beheren via software die op uw desktop, laptop of mobiele apparaat is geladen.

De FingerTec TA200 Plus kan ook worden gebruikt om ongeautoriseerde toegang tot beperkte gebieden te voorkomen. Andere kenmerken zijn:

• Touchscreen-display.
• Mogelijkheid om berichten naar iedereen gebruikers.
• Weergave op het scherm van korte privéberichten voor een enkele gebruiker.
• Configureerbare werkcodes waarmee gebruikers om redenen voor het in- / uitklokken in te voeren.
• Gebruikerscapaciteit van 10.000 werknemers.

De capaciteit van de gebruiker is mogelijk niet rekening houden met de meeste kleine bedrijven, maar zal uw bedrijf voor altijd “klein” blijven? Zou het niet fijn zijn als u de mogelijkheid zou hebben om uw prikklokoplossing uit te breiden voor een willekeurig aantal gebruikers?

En terwijl 10.000 werknemers veel, het is nog steeds beperkt. Het kan even duren om 10.000 werknemers op meerdere locaties te bereiken, maar wat gebeurt er daarna?

De beste tijdklok voor kleine bedrijven (of grote bedrijven trouwens) moet een onbeperkt aantal werknemers mogelijk maken.

Sling doet dat. Geen zorgen meer Of uw nieuwe aanwerving de maximale gebruikerslimiet zal overschrijden. U kunt geen prijs stellen op gemoedsrust.

6) Icon TotalPass Proximity Time Clock

Bron: IconTime.com

De Icon TotalPass-tijdklok gebruikt nabijheidssensoren om de aanwezigheid van werknemers op afstand te registreren. Medewerkers zwaaien gewoon met hun badge over de voorkant van de unit om in en uit te klokken.

De Icon TotalPass accepteert ook pincodes en zelfs biometrische gegevens (met een optionele add-on).

De Icon TotalPass maakt verbinding met uw computersysteem via USB, lokaal netwerk of Wi-Fi -Fi om inklokinformatie vast te leggen voor maximaal 500 werknemers. U kunt zelfs tot 32 tijdklokken via LAN, WAN, VPN of internet koppelen voor meer flexibiliteit en bruikbaarheid.

Dit geeft bedrijfseigenaren een effectief hulpmiddel om de prestaties te optimaliseren. De units zijn op zichzelf staand en ontworpen voor kleine bedrijven, en ze bevatten alle software die u nodig heeft, ingebouwd in het apparaat. Dat betekent dat u nooit meer software hoeft te installeren.

De tijdklokken detecteren zelfs onmiddellijk Wi-Fi-netwerken tijdens het opstarten, zodat u binnen enkele seconden verbinding kunt maken.

Bovendien bevat de TotalPass-software rapportageopties die eenvoudig uit te voeren zijn en wijzigen. En dankzij de technologie voor zelfinschrijving kunnen werknemers gebruikersinformatie invoeren zonder de hulp van een manager.

7) Pyramid 3500-tijdklok en documentstempel

Bron: PyramidTimeSystems.com

Als u zowel documenten als tijdkaarten moet afstempelen, is de Pyramid 3500 Time Clock & Documentstempel is wellicht de oplossing die u zoekt.

De 3500-tijdklok & Documentstempel houdt het overzicht van arbeidskosten; registreert de tijd en aanwezigheid van werknemers; en stempelt de datum, tijd en maximaal 14 voorgeprogrammeerde berichtopties op tijdgevoelige documenten, zoals

• Inkomende e-mail
• Aanwezigheidslogboeken
• Juridisch papierwerk
• Records
• Bestanden

De 3500 biedt ook een tijdkaart aan de zijkant en een documentinvoer voor het afdrukken naar links of rechts.

En dankzij de automatische tijdaanpassingsfunctie hoeft u de klok niet opnieuw in te stellen voor korte maanden, schrikkeljaren of zomertijd.

8) UPunch HN3000

Bron: uPunch.com

De uPunch HN3000 is ontworpen met uw kleine bedrijven in gedachten. Met een standaardcapaciteit van zes stoten per dag, is deze tijdklok een betaalbare en nauwkeurige manier om stoten en aanwezigheid van werknemers bij te houden.

U kunt de uPunch gebruiken als een zelfstandige tijdklok of deze koppelen aan hun cloudgebaseerde software voor een nog eenvoudigere oplossing voor het bijhouden van uren en het maken van rapporten.

De uPunch HN3000 identificeert onmiddellijk late werknemers door hun inschakeltijd in rood te markeren. Zo weet u in één oogopslag wie er op tijd is geweest en wie te laat is.

U kunt zelfs tot 12 alarmen per dag plannen om pauzes en maaltijden aan te geven of om het einde van de werkdag aan te kondigen.

En met de mogelijkheid om de tijdkaart van de werknemer handmatig in te voeren gegevens in een gratis online account dat toegankelijk is vanaf elk apparaat met internetverbinding, u hebt de mogelijkheid om overal en altijd te werken met slechts één klik op de knop.

Nadat u klaar bent met het invoeren van de tijdkaartgegevens, kunt u de geavanceerde betalingsperiode-rapporten, dagelijkse en wekelijkse overurenregistratie en de mogelijkheid om te exporteren naar salarissystemen gebruiken om uw tijdregistratie-activiteiten verder te stroomlijnen.

9) Lathem FR650

Bron: Lathem.com

De Lathem FR650 maakt gebruik van onfeilbare gezichtsherkenningstechnologie om werknemers te identificeren zonder de noodzaak van pincodes, ID-nummers of RFID-badges die kunnen worden vergeten of verloren.

Werknemers staan gewoon voor de unit en wachten een paar seconden totdat hun gezicht is gescand. De computer doet de rest. Andere kenmerken zijn:

• Hygiënisch, aanraakvrij alternatief voor vingerafdruklezers.
• Ondersteuning voor 500 werknemers.
• Mogelijkheid om te linken naar desktopsoftware voor bewerking en rapportage
• Bescherming tegen frauduleuze controle ins en checkouts.

Gezichtsherkenning is een unieke functie, maar is het absoluut noodzakelijk voor uw kleine onderneming? Waarschijnlijk niet. De Lathem FR650 stroomlijnt de achterkant als het gaat om de berekening van de werkuren van werknemers, maar het vermindert de tijd die wordt besteed aan het plannen en controleren of werknemers werkten op het juiste moment.

Slechts één oplossing helpt u plant werknemers, houdt hun werktijden bij en bereidt al die informatie voor op de loonlijst.

De beste tijdklok voor kleine bedrijven is slingeren

De tijdklokken op deze lijst zijn goed in wat dat doen ze, maar geen van hen maakt uw werkleven gemakkelijker dan Sling. Sling is ontworpen als een full-service personeelsmanagementsysteem. Met krachtige tools voor het plannen, bijhouden van werkuren en loonberekening, is Sling echt uw one-stop-oplossing voor het beheren van één werknemer of 1 miljoen (of meer) werknemers.

Sling heeft vijf hoofdkenmerken:

• Shifts.
• Tijdklok.
• Berichten.
• Nieuwsfeed.
• Taken.

De functie Sling Shifts bevat alle intuïtieve en tijdbesparende tools die u zou verwachten van een app die is toegewijd aan planning.

De Sling AI biedt begeleiding, suggesties en minuut-tot-minuut verlofverzoeken en beschikbaarheid. Sling stelt u zelfs op de hoogte als u de ploegen van een werknemer hebt overlapt of dubbel hebt geboekt.

Met de functie Sling Time Clock kunnen uw medewerkers in- en uitklokken voor hun ploegen op een centrale computer, of zelfs rechtstreeks vanaf hun telefoons.

Bezorgd over vroege inklokken? Stel een geofence in om te voorkomen dat werknemers in- en uitschakelen voordat ze zouden moeten inloggen.

The Sling Messages and Newsfeed functies maken communicatie-teamgenoten een fluitje van een cent. U hoeft niet te vertrouwen op telefoontjes, e-mail of andere apps van derden om in contact te blijven.

U kunt rechtstreeks communiceren met uw werknemers (en uw werknemers kunnen met u communiceren) op Sling via pushmeldingen en verschillende berichtcategorieën. U kunt zelfs bestanden, foto’s, video’s en koppelingen met iedereen of slechts één persoon delen.

Dat is krachtige communicatie die u niet de hele dag aan uw bureau zal vasthouden.

Met de functie Sling Tasks kunt u taken toewijzen aan individuen of groepen en hun voortgang volgen.

Met Taken kunt u takenlijsten maken en deze delen op naam, groep, locatie of positie. U kunt zelfs vervaldatums instellen en herinneringen sturen als deadlines naderen.

Sling is echt een begin-tot-eindoplossing voor personeelsbeheer. Het gaat verder dan elke andere tijdklok voor kleine bedrijven door de problemen op te lossen die uw werknemers dagelijks beïnvloeden.

Stop met proberen om meerdere programma’s voor planning, tijdregistratie en salarisadministratie samen te laten werken. Download de enige app die alles kan. Koop een Sling.