Tenk på et scenario der du du reiser på jobb, så du må bestille hotell. Du velger din foretrukne kjede som har en beliggenhet nær kontoret eller konferansestedet, plugger inn bedriftskoden og fullfører bestillingen.

Du ankommer hotellet og prater medarbeideren for en potensiell oppgradering, før du tar deg opp i rommet og friske deg opp til ditt første møte for dagen.

Underveis husker du at du hadde sovnet den morgenen og glemt å ta med deg arbeidsmerket eller visittkortet ditt på turen, men heldigvis fyren kl. innsjekking spurte aldri om å se den, ellers hadde du vært litt vanskelig og måtte snakke deg ut av situasjonen, eller noe.

Virker som om det kan være en ganske vanlig forekomst, ikke sant? Hvordan fungerer disse hotellkodene egentlig uansett? Hvem har rett til å bruke dem, hvor mye rabatt tjener de, og hvor strengt sjekker hotell om de er kvalifiserte?

Husk at denne artikkelen er ment å være rent informativt snarere enn en godkjenning av noen praksis, la oss snakke om hotellbedriftskoder og hvordan de fungerer. Mens vi fokuserer på hotell her, kan de samme prinsippene også generaliseres til bilutleie (selv om det å bestille flyreiser til bedriftspriser har en tendens til å være en mer kompleks oppgave).

Hva er hotellkodene?

Hotellkodene, enkelt sagt, refererer til en spesiell bookingkode som en hotellkjede stiller til rådighet for visse selskaper som et middel til å tilby engrospriser på hotellrom. Hvis et selskap ofte sender ansatte eller entreprenører til å reise på forretningsreise, kan de forhandle direkte med sin foretrukne hotellkjede, eller til og med flere hotellkjeder, for å sikre nattpriser som er lavere enn de offentlig tilgjengelige prisene.

Når en ansatt, entreprenør eller annen autorisert tilknytning til et bestemt selskap overnatter hos hotellkjeden, betaler de selskapssatsen: den spesielle forhandlede satsen mellom deres selskap og hotellet.

Disse prisene kan variere i pris betydelig, og vil helt avhenge av flere faktorer som selskapet, hotellkjeden og hotellets beliggenhet.

Noen bedriftspriser er en prosentvis rabatt på den beste tilgjengelige prisen, mens andre er en fast pris uavhengig av hva hotellet ellers tar. Fordi noen bedriftspriser kan være en fast pris, vil det ofte være tider når den laveste offentlig tilgjengelige prisen faktisk er lavere enn bedriftssatsen, så du bør alltid sjekke og sammenligne for å sikre at du bestiller den billigste prisen som er tilgjengelig. Selvfølgelig, hvis du avskriver dette som en selskapskostnad, bryr du deg kanskje mer eller mindre om opplysningene.

Nå har du sannsynligvis innsett at selskapspriser mellom forskjellige selskaper kan variere betydelig fra hverandre. Utenom den spesifikke rabatten de tilbyr, kan de også variere mellom hvilke rom som er kvalifiserte under denne prisen. På noen hoteller vil det være kapasitetsstyrt og begrenset til rommet på basenivå, mens det på andre vil være rabatter på klubbrom, standard suiter og enda høyere suitetyper.

I tillegg vil noen selskaper forhandle om priser som er kvalifiserte hele året, mens andre selskapers priser bare gjelder i løpet av arbeidsuken mandag – fredag. Og noen priser tillater både personlige reiser og forretningsreiser, mens andre begrenser bruken til forretningsreiser.

Det er absolutt verdt å bli kjent med selskapets bedriftspris hvis du har tilgang til en, da de kan være nøkkelen til å låse opp hotellrom til halvparten av den vanlige prisen.

Hvorfor kan noen bruke selskapspriser?

Det åpenbare svaret er selvfølgelig at det kan spare deg for en del kontanter hvis bedriftsrenten er billigere enn den offentlige satsen. La oss se på et eksempel som skal illustreres.

Her er de offentlige prisene på St. Regis Toronto fra torsdag 17. september til fredag 18. september.

Og her er det samme rommet i et bedriftsrom:

Som du kan se, representerer dette en betydelig rabatt på $ 440, eller 58% på den laveste offentlig tilgjengelige prisen. Husk at bedriftspriser vanligvis også tilbyr fleksible avbestillingsregler (forretningsreisende endrer ofte planene sine i siste liten, tross alt), så forestill deg muligheten hvis du kan strekke hotellbudsjettet 50–75% lenger over hvert opphold mens du drar nytte av det fra fleksible avbestillingsregler.

(La oss også ta et øyeblikk og beundre «Vis priser med skatter og avgifter», som ser ut til å være en funksjon som Marriott nylig la til på nettstedet deres. Hvor har denne funksjonen vært hele mitt liv ?!)

Men husk at bedriftspriser ikke alltid representerer en rabatt, som det fremgår av dette eksemplet:

På en firmakode er prisen 184 AED ($ 70) eller 25% dyrere, så det er mye bedre å bestille den normale fleksible prisen i dette tilfellet:

Som nevnt varierer bedriftens priser enormt. I dette tilfellet var den samme bedriftskoden billigere enn den offentlige prisen på de fleste andre Dubai-hoteller, men ikke denne.

Årsaken til dette kan koke ned til alt fra mangel på forhandlinger på dette hotellet, til hotellet som tilbyr et midlertidig salg på de offentlige prisene, til koden som ganske enkelt tilbyr en dårlig pris i løpet av oktober måned. Det er viktig å sjekke mot offentlig sats i stedet for å koble til bedriftskoden din, forutsatt at den blir billigere.

I de fleste tilfeller tillater bedriftspriser fortsatt å tjene hotell lojalitetspoeng fra oppholdet ditt, akkumulering av kvalifiserende netter til eliten og utnyttelse av fordelene dine med elitestatus.

Noen unntak kan oppstå hvis du må bestille gjennom et bestemt reisebyrå via firmaet ditt, som kanskje eller ikke kan gi disse fordelene, men i de fleste tilfeller kan du forvente å dra full nytte av elitestatus siden hyppige forretningsreisende er blant et hotells mest verdsatte klientell.

De nøyaktige kodene som brukes til å søke etter bedriftspriser, har en tendens til å være proprietær informasjon, og derfor har jeg skjult de eksakte selskapene og kodene som er brukt i eksemplene ovenfor .

Som et hint for å finne den billigste prisen, kan du imidlertid alltid se på hvilke selskaps kontorer som ligger fysisk nær hotellet, siden selskapet ville være mer sannsynlig å forhandle om bedre tilbud på disse hotellene.

Det kan også være nyttig å erkjenne at bare fordi informasjonen er proprietær, betyr det ikke at den nødvendigvis er beskyttet på noen måte. Du kan sannsynligvis gjette hva Marriott-bedriftskoden for en bestemt Big 5-bank som følger forkortelsen på tre bokstaver, kan være (hint: den er også tre bokstaver lang).

Ting å vite når du bruker bedriftskoder

La oss takle elefanten i rommet: er det en akseptabel praksis for en reisende å bruke bedriftspriser at de ikke teknisk kvalifiserer for? Som mange andre nisjeutnyttelser i dette spillet vi spiller, faller denne praksisen definitivt inn i et etisk grått område, så bare reisende selv kan svare på spørsmålet og bestemme hva de er komfortable med.

Det kan ikke benektes at alle som bruker bedriftskoder som de ikke har rett til, vil fortynne bassenget av lovlig bruk av den koden og ødelegge den langsiktige bærekraften av dette nivået, og i hovedsak spare seg for noen få dollar på hotelloppholdet mens de pålegger den kostnaden for fremtidige legitime brukere av koden.

Likevel synes jeg det er forsvarlig å advare alle som kan underholde disse morsomme ideene om potensielle problemer de kan støte på.

En risiko på overflaten er at et hotell vil være godt innenfor deres rettigheter til å be om bevis for å være kvalifisert for den spesifikke spesielle bookingkoden i resepsjonen.

For en firmakode kan dette ta form av et bedriftsmerke eller et visittkort – du vet, en av de enkle, masseproduserte kortbitene papir som inneholder navnet ditt og firmanavnet ditt.

Hvis den reisende ikke kan bevise at de er kvalifiserte, vil de belaste deg for oppstartshastigheten , som vanligvis er langt dyrere enn den laveste offentlig tilgjengelige prisen som er oppført i appen eller på nettstedet. Og hvis avbestillingsfristen har gått nå, vil du bli tvunget til å enten betale rack-rate for oppholdet ditt, eller betale avbestillingsstraffen og finne alternative overnattingssteder for natten.

På et mer seriøst nivå, hvis selskapets bedriftskode bare er tillatt å bruke på forretningsreiser, men den reisende bruker den til fritid, er det innenfor hotellets rettigheter å sjekke kontrakten og potensielt rapportere tilbake til selskapet. Hvorvidt de gjør det eller ikke, er deres privilegium, men dette er en risiko jeg personlig ikke ville tatt.

Så er det selvfølgelig alltid sjansen for at et hotell lojalitetsprogram kan iverksette tiltak mot en kontoinnehaver basert på bruksmønstrene for bedriftskoden på tvers av oppholdet. Tross alt, hva er sjansene for at noen jobber for Apple, Dell, Deloitte, IBM og General Electric på en gang?

Generelt sett vil jeg si det sjansene for at et hotell som ser etter bedrifts-ID i gjennomsnitt er ganske lave, spesielt hvis en reisende ser ut til å passe inn i hotellets gjennomsnittlige bedriftskunder.

For eksempel hvis du bor på et hotell i en større by hvor det er mange forretningsreiser, så er det ganske sannsynlig at hotellet ikke en gang vil gi bedriftens pris et nytt blikk på grunn av mengden forretningsreisende de får, spesielt hvis du dukker opp kledd i forretningsantrekk.

Imidlertid er det alltid en sjanse, uansett hvor slank, det kreves bevis på kvalifisering ved innsjekking eller når som helst under oppholdet, så det vil være opp til hver reisendes egen individuelle risikotoleranse og etiske grenser for å avgjøre om hotellkoder noen gang blir mer enn en akademisk sak under turene.

Konklusjon

Hotellbedriftskoder tillater selskaper å reservere rom for sine ansatte, entreprenører eller andre tilknyttede selskaper (som bedriftsgjester eller stedets intervjuobjekter) til en nedsatt pris, og de kan ofte gi 50–75% rabatt på de laveste offentlig tilgjengelig pris for et hotellopphold.

Praksisen med å bestille rom med bedriftskoder som man tilfeldigvis snublet over via et enkelt Google-søk, kan synes å være en lukrativ strategi ved første øyekast. ikke komme uten en viss grad av risiko, ettersom hoteller alltid kan be om bevis på at de er kvalifiserte for koden ved innsjekking.

Derfor er det alltid viktig å forstå vilkårene i en firmakode når du bruker en, og å alltid være forberedt på å vise bevis på at du er kvalifisert hver gang.