La funzione dei dipartimenti delle risorse umane è amministrativa e comune a tutte le organizzazioni. Le organizzazioni possono avere processi di selezione, valutazione e buste paga formalizzati. La gestione del “capitale umano” è diventata un processo imperativo e complesso. La funzione HR consiste nel tenere traccia dei dati esistenti dei dipendenti, che tradizionalmente includono storie personali, abilità, capacità, risultati e stipendio. Per ridurre il carico di lavoro manuale di queste attività amministrative, le organizzazioni hanno iniziato ad automatizzare elettronicamente molti di questi processi introducendo sistemi di gestione delle risorse umane specializzati.
I dirigenti delle risorse umane si affidano a professionisti IT interni o esterni per sviluppare e mantenere un HRMS integrato . Prima che le architetture client-server si evolvessero alla fine degli anni ’80, molti processi di automazione delle risorse umane erano relegati ai computer mainframe in grado di gestire grandi quantità di transazioni di dati. In conseguenza dell’elevato investimento di capitale necessario per acquistare o programmare software proprietario, questi HRMS sviluppati internamente erano limitati alle organizzazioni che possedevano una grande quantità di capitale. L’avvento di client-server, provider di servizi applicativi e software come servizio (SaaS) o sistemi di gestione delle risorse umane ha consentito un maggiore controllo amministrativo di tali sistemi. Attualmente, i sistemi di gestione delle risorse umane tendono a comprendere:
- Fidelizzazione del personale
- Assunzione
- Inserimento & Offboarding
- Amministrazione
- Gestione del libro paga
- Monitoraggio e gestione dei benefici per i dipendenti
- Pianificazione delle risorse umane
- Gestione del reclutamento / apprendimento
- Gestione delle prestazioni e valutazioni
- Self-service dei dipendenti
- Pianificazione e gestione dei turni
- Gestione delle assenze
- Lascia gestione
- Reporting e analisi
- Riassegnazione dei dipendenti
- Gestione dei reclami in base ai precedenti
Il modulo del libro paga automatizza il processo di retribuzione raccogliendo dati sul tempo e le presenze dei dipendenti, calcolando varie detrazioni e tasse e generando controlli periodici sullo stipendio e rendiconti fiscali dei dipendenti. I dati vengono generalmente forniti dalle risorse umane e dai moduli di cronometraggio per calcolare le capacità di deposito automatico e di scrittura di assegni manuali. Questo modulo può comprendere tutte le transazioni relative ai dipendenti, nonché integrarsi con i sistemi di gestione finanziaria esistenti.
Il modulo del tempo e delle presenze raccoglie tempo standardizzato e sforzi legati al lavoro. I moduli più avanzati forniscono un’ampia flessibilità nei metodi di raccolta dei dati, nelle capacità di distribuzione del lavoro e nelle funzionalità di analisi dei dati. L’analisi dei costi e le metriche di efficienza sono le funzioni principali.
Il modulo di amministrazione dei benefici fornisce alle organizzazioni un sistema per amministrare e monitorare la partecipazione dei dipendenti ai programmi di benefici. Questi comprendono in genere assicurazione, retribuzione, partecipazione agli utili e pensionamento.
Il modulo di gestione delle risorse umane è un componente che copre molti altri aspetti delle risorse umane, dall’applicazione al pensionamento. Il sistema registra i dati demografici e di indirizzo di base, la selezione, la formazione e lo sviluppo, la gestione delle capacità e delle competenze, i registri di pianificazione delle retribuzioni e altre attività correlate. I sistemi all’avanguardia forniscono la capacità di “leggere” le applicazioni e inserire dati rilevanti nei campi del database applicabili, informare i datori di lavoro e fornire la gestione e il controllo della posizione. La funzione di gestione delle risorse umane comprende il reclutamento, il posizionamento, la valutazione, la retribuzione e lo sviluppo dei dipendenti di un’organizzazione. Inizialmente, le aziende utilizzavano sistemi informatici basati su computer per:
- produrre stipendi e rapporti sui salari;
- mantenere i registri del personale;
- perseguire la gestione dei talenti.
Il reclutamento online è diventato uno dei metodi principali utilizzati dai dipartimenti delle risorse umane per raccogliere potenziali candidati per le posizioni disponibili all’interno di un’organizzazione. I sistemi di gestione dei talenti, o moduli di reclutamento, offrono una soluzione di assunzione integrata per HRMS che tipicamente comprende:
- analizzare l’utilizzo del personale all’interno di un’organizzazione;
- identificare potenziali candidati;
- reclutamento tramite elenchi rivolti all’azienda;
- reclutamento tramite siti di reclutamento online o pubblicazioni che si rivolgono sia ai reclutatori che ai candidati;
- analisi all’interno del processo di assunzione (tempo per assumere, fonte di assunzione, fatturato);
- gestione della conformità per garantire che gli annunci di lavoro e l’inserimento dei candidati rispettino le normative governative.
Il costo significativo sostenuto per mantenere uno sforzo di reclutamento organizzato, incrocia – la pubblicazione all’interno e attraverso bacheche di lavoro generali o specifiche del settore e il mantenimento di un’esposizione competitiva delle disponibilità ha dato origine allo sviluppo di un modulo ATS (Application Tracking System) dedicato.
Il modulo di formazione fornisce un sistema per organizzazioni per amministrare e monitorare il traffico dei dipendenti ning e sforzi di sviluppo.Il sistema, normalmente chiamato “sistema di gestione dell’apprendimento” (LMS) se un prodotto autonomo, consente alle risorse umane di monitorare l’istruzione, le qualifiche e le competenze dei dipendenti, oltre a delineare quali corsi di formazione, libri, CD, apprendimento basato sul web o sono disponibili materiali per sviluppare quali abilità. I corsi possono quindi essere offerti in sessioni specifiche per data, con delegati e risorse di formazione mappati e gestiti all’interno dello stesso sistema. Sofisticati LMS consentono ai manager di approvare formazione, budget e calendari insieme alla gestione delle prestazioni e alle metriche di valutazione.
Il modulo self-service dei dipendenti consente ai dipendenti di interrogare i dati relativi alle risorse umane ed eseguire alcune transazioni delle risorse umane sul sistema. I dipendenti possono interrogare il proprio record di presenze dal sistema senza chiedere le informazioni al personale delle risorse umane. Il modulo consente inoltre ai supervisori di approvare O.T. richieste dei loro subordinati attraverso il sistema senza sovraccaricare il compito sul reparto risorse umane.
Molte organizzazioni sono andate oltre le funzioni tradizionali e hanno sviluppato sistemi informativi di gestione delle risorse umane, che supportano reclutamento, selezione, assunzione, inserimento lavorativo, prestazioni valutazioni, analisi dei benefici per i dipendenti, salute, sicurezza e protezione, mentre altri integrano un sistema di tracciamento dei candidati esternalizzato che comprende un sottoinsieme di quanto sopra.
Il modulo di analisi consente alle organizzazioni di estendere il valore di un’implementazione HRMS estrarre i dati relativi alle risorse umane da utilizzare con altre piattaforme di business intelligence. Ad esempio, le organizzazioni combinano le metriche delle risorse umane con altri dati aziendali per identificare tendenze e anomalie nell’organico al fine di prevedere meglio l’impatto del turnover dei dipendenti sulla produzione futura.
Ora ci sono molti tipi di HRMS o HRIS, alcuni di cui sono tipicamente pacchetti software basati su macchine locali; l’altro tipo principale è un sistema online basato su cloud a cui è possibile accedere tramite un browser web.
Il modulo di formazione del personale consente alle organizzazioni di accedere, monitorare e gestire la formazione dei dipendenti e del personale. Ogni tipo di attività può essere registrato insieme ai dati aggiuntivi. Le prestazioni di ogni dipendente o membro del personale vengono quindi memorizzate ed è possibile accedervi tramite il modulo Analytics.
Il modulo di riassegnazione dei dipendenti è una funzionalità aggiuntiva recente di HRMS. Questo modulo ha le funzioni di trasferimento, promozione, revisione della retribuzione, ri-designazione, deputazione, conferma, modifica della modalità di pagamento e modulo delle lettere.
