Affinché le aziende possano guardare indietro a come hanno fatto in passato, devono seguire una serie di passaggi per verificare che i loro dati finanziari siano accurati. Questi passaggi sono comunemente indicati come ciclo contabile perché, al termine di ogni periodo contabile, le aziende ripetono gli stessi passaggi di base.

L’obiettivo delle fasi del ciclo contabile è garantire che ogni centesimo che è passato di mano durante il periodo contabile sia contabilizzato correttamente e riflesso nel bilancio di una società. I rendiconti finanziari servono come record storico definitivo per un’azienda e la posta in gioco è alta per ottenerli nel modo giusto. Parti esterne come banche, investitori e IRS esamineranno il tuo bilancio per decidere cose come se concederti un prestito o se hai pagato l’importo giusto in tasse.

Puoi pensare al ciclo contabile come a una lista di controllo che deve essere completata alla fine del periodo contabile. Quando tutti i passaggi sono stati spuntati, puoi passare al periodo contabile successivo con una tabula rasa.

Un periodo contabile può essere un mese, un trimestre o un anno a seconda della frequenza con cui la tua azienda necessita di rapporti finanziari.

Prima di esaminare ciascuno fase del ciclo e i termini contabili associati a ciascuno, è importante ricordare che questo processo ha avuto origine quando i contabili hanno completato questi passaggi a mano in libri contabili e giornali fisici. Evidenzieremo quali di questi passaggi ora avvengono dietro le quinte grazie ai computer, ma li esamineremo in modo da farti comprendere appieno il processo.

Fasi del ciclo contabile

A seconda di chi chiedi, ci possono essere da sei a nove fasi nel ciclo contabile. Alcuni preferiscono consolidare alcuni passaggi in uno solo, ma è davvero una questione di preferenze personali. Per semplicità, inizieremo mostrandoti la versione lunga del ciclo contabile, con ogni passaggio suddiviso chiaramente.

Identifica le transazioni

Fase uno: raccogli tutte le informazioni che hai su ogni transazione che ha avuto luogo durante il periodo. Si spera che tu o il tuo contabile stiate facendo questo per tutto il periodo invece di aspettare fino alla fine del mese e di cercare di trovare le ricevute.

Ricorda che quando riconosci le entrate e le spese dipende dal tipo di contabilità che utilizzi. Se esegui la contabilità di cassa, cercherai ogni volta che il denaro è cambiato di mano durante il periodo. Se utilizzi la contabilità per competenza, riconoscerai le transazioni finanziarie solo se sostenute.

Registra transazioni

In passato, registrare una transazione significava annotarla nei giornali appropriati. Questi diari, o “libri”, sono il modo in cui la contabilità ha preso il nome. Secondo la contabilità in partita doppia, ogni transazione dovrebbe essere registrata sia come credito che come debito in giornali separati.

Ora, a condizione che tu classificate la transazione nel vostro software di contabilità, il resto avverrà più o meno automaticamente.

Pubblica in Contabilità generale

Un altro segno distintivo dei tempi passati è la contabilità generale. La contabilità generale era un elenco principale di tutte le transazioni. Se dovesse scoppiare un incendio nel tuo back office, questa sarebbe la cosa da salvare. Dopo aver registrato una transazione nei diari appropriati, dovresti aggiungerla anche alla contabilità generale.

Grazie alla magia di Internet e dell’automazione, la contabilità generale oggi vive sullo sfondo del ciclo contabile. È passato da un libro fisico a una parte del cloud e i contabili non devono davvero toccarlo.

Calcola bilancio di verifica non aggiustato

I primi tre passaggi del ciclo contabile possono (un d dovrebbe) avvenire per tutto il periodo contabile. Il calcolo del bilancio di verifica non rettificato è il primo passaggio che può essere eseguito solo dopo che il periodo è terminato e tutte le transazioni sono state identificate, registrate e registrate nella contabilità generale.

Creare un bilancio di verifica non regolato è come controllare i compiti. Poiché ogni transazione viene registrata come debito e credito, l’obiettivo di questo passaggio è garantire che il saldo totale del debito e il saldo del credito totale siano uguali. In caso contrario, qualcosa è stato perso o classificato erroneamente. È normale scoprire anomalie in questa fase. Le fatture che ti aspettavi di essere pagate (ma non lo erano) possono buttarlo via. Anche i pagamenti che ti aspettavi che i tuoi fornitori raccogliessero (ma non l’hanno fatto) possono causare problemi.

In ogni caso, un bilancio di prova non aggiustato mostra semplicemente tutti i tuoi debiti e crediti in una tabella.E se non si sommano allo stesso importo, puoi utilizzare questa tabella per iniziare a indagare sul motivo.

Effettua la regolazione delle voci di diario

Questo passaggio risolve semplicemente qualsiasi anomalia rilevata. Innanzitutto, identifichi cosa sta causando il disallineamento di debiti e crediti. Quindi crei voci di diario per correggerle.

Crea un bilancio di prova rettificato

Ora è il momento di ricontrollare il tuo lavoro un’ultima volta con l’aiuto di un bilancio di prova rettificato. Questa tabella mostra il saldo di verifica non rettificato, le voci di rettifica e gli importi rettificati. È il passaggio finale prima della creazione del bilancio, quindi vale la pena controllare tutto tre volte.

Crea rendiconti finanziari

I tuoi rendiconti finanziari sono il più grande risultato che riceverai come risultato del ciclo contabile. Il conto economico e lo stato patrimoniale sono registrazioni accurate di ciò che è accaduto nella tua azienda durante l’ultimo ciclo contabile. (Il rendiconto del flusso di cassa non è obbligatorio, ma ti consigliamo di crearne uno anche.)

Sono documenti importanti per chiunque al di fuori della tua azienda che abbia bisogno di poter confrontare la tua attività con gli altri ( investitori, istituti di credito, ecc.), ma sono anche incredibilmente preziosi per gli imprenditori. Sapere come leggere e interpretare i tuoi rendiconti finanziari può aiutarti a tenere sotto controllo le finanze della tua azienda e a pianificare strategie per la crescita.

Effettua registrazioni di chiusura

L’ultimo passaggio del ciclo contabile è la creazione di registrazioni di chiusura e la preparazione della tua attività per il ciclo contabile imminente. Ciò significa chiudere conti temporanei come entrate e spese e trasformarli in conti permanenti, come guadagni non distribuiti.

Una volta completato questo passaggio finale, puoi ricominciare da capo l’intero processo.

Il ciclo contabile & Tecnologia

Abbiamo evidenziato aree in cui la tecnologia ha messo in secondo piano alcuni aspetti del ciclo contabile. In altre parole, sebbene questi passaggi siano ancora in corso, la contabilità automatizzata li ha resi meno rilevanti per i contabili e gli imprenditori che non hanno bisogno di intraprendere azioni dirette per completare tali passaggi.

Se oggi esaminassimo il ciclo contabile attraverso la lente di un contabile, il processo sarebbe leggermente diverso. Ad esempio, la contabilità generale oggi non esiste nella stessa forma, quindi non è necessario registrarvi transazioni.

Anche l’idea di regolare i bilanci di verifica è semplificata. Sebbene il processo sia per lo più lo stesso, il software di contabilità può aiutare a identificare gli scostamenti e sollecitare gli utenti a riconciliarli senza creare bilanci di verifica espliciti.

Il ciclo contabile riflette le regole e i processi che tutte le aziende devono seguire per avere numeri precisi, quindi è importante conoscere tutti i passaggi, anche quelli dietro le quinte. Tuttavia, poiché tecnologia e contabilità continuano a mescolarsi, il ciclo contabile continua a diventare molto meno manuale e significativamente più veloce.

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