VANDERBILT UNIVERSITY HUMAN RESOURCES POLICIES AND PROCEDURES
OGGETTO: FREQUENZA E PUNTUALITÀ
DATA DI ENTRATA IN VIGORE: 1 luglio 2015
POLICY
La presenza puntuale e regolare è un’aspettativa di performance per tutti i dipendenti Vanderbilt. Per garantire personale adeguato, morale positivo dei dipendenti e per soddisfare gli standard di produttività previsti in tutta l’organizzazione, i dipendenti saranno ritenuti responsabili del rispetto dei loro orari di lavoro. Nel caso in cui un dipendente non sia in grado di soddisfare questa aspettativa, deve ottenere l’approvazione del proprio supervisore prima di qualsiasi modifica del programma richiesta. Questa approvazione include le richieste di utilizzare i ratei appropriati, così come arrivi in ritardo o partenze anticipate dal lavoro. I dipartimenti hanno la facoltà di valutare circostanze straordinarie di ritardo, assenza o mancato timbratura in entrata o in uscita e determinare se considerare o meno l’incidente come un evento. I consulenti delle risorse umane sono disponibili per consigliare i supervisori in merito alla valutazione delle circostanze attenuanti.
PROCEDURA
I. Assente
Un dipendente è considerato assente quando non è disponibile per il lavoro assegnato / programmato e tale tempo libero non è stato programmato / approvato in anticipo come richiesto dalla notifica di reparto procedura.
II. In ritardo
Un dipendente è considerato in ritardo quando:
- Non riesce rapporto per il lavoro all’orario di lavoro assegnato / programmato. In questi casi, i manager possono sostituire il dipendente in ritardo per l’intero turno.
- Lascia il lavoro prima della fine dell’orario di lavoro assegnato / programmato senza previa approvazione del supervisore.
- Prende un pasto prolungato o periodo di pausa senza approvazione
- Arriva a lavorare oltre l’orario di inizio previsto può essere sostituito per l’intero turno a discrezione del suo supervisore.
III . Time Clock e mancata sincronizzazione in / out
I dipendenti sono tenuti a seguire le linee guida stabilite per la registrazione delle ore effettive lavorate. Un ingresso / uscita mancata è una violazione di questa norma e include:
- Mancato timbratura in / out dell’orologio designato (ad es. Stazione Kronos) all’inizio e / o alla fine del turno assegnato;
- Mancato timbratura dell’orologio in base all’orario designato per la pausa pranzo;
- Mancato rapporto accurato e tempestivo del tempo lavorato .
- Entrata / uscita anticipata (o tardiva) del turno assegnato senza previa approvazione.
IV. Procedura di notifica dipartimentale
I dipendenti sono tenuti a seguire le procedure di notifica dipartimentali se arriveranno in ritardo al lavoro, non saranno al lavoro o chiederanno del tempo pianificato lontano dal lavoro. I dipendenti devono richiedere in anticipo al proprio supervisore o incaricato e in conformità con la procedura dipartimentale se desiderano arrivare in anticipo o partire prima di un turno assegnato.
Al momento della notifica / chiamata, il dipendente deve informare il proprio supervisore quando un’assenza è dovuta a un congedo documentato / approvato (ad es. congedo militare, FMLA) al fine di garantire il monitoraggio appropriato dell’utilizzo delle ferie e dell’assenteismo.
Un dipendente che non chiama e fa rapporto a il lavoro previsto per tre giorni lavorativi consecutivi sarà considerato come abbandonato e il rapporto di lavoro sarà terminato. Il supervisore dovrebbe consultare le Risorse umane se si verifica questa situazione.
Gli incidenti di mancato rispetto delle procedure di notifica dipartimentali, inclusi No-Call / No-Show, saranno affrontati in conformità con la politica della Disciplina Progressiva.
V. Processo disciplinare progressivo
I supervisori dovrebbero monitorare la partecipazione dei propri dipendenti su base regolare e affrontare la presenza insoddisfacente in modo tempestivo e coerente. Se i supervisori notano un modello di utilizzo non programmato di tempo maturato fuori dalle banche, dovrebbero discutere di questa preoccupazione con il dipendente.
Quando un dipendente è stato precedentemente consigliato in base alla Politica di disciplina progressiva e / o alla Politica di responsabilità e impegno per le prestazioni, la totalità delle circostanze sarà valutati quando si determinano ulteriori azioni. Per le situazioni che comportano la sospensione o la cessazione del rapporto di lavoro, il supervisore deve consultare le Risorse umane prima di implementare l’azione disciplinare.
La presenza tempestiva e regolare è un’aspettativa di rendimento di tutti i dipendenti Vanderbilt. Di conseguenza, quei dipendenti che hanno esibito una frequenza insoddisfacente che ha determinato un’azione disciplinare (scritta o definitiva) nel corso dell’anno ma avete documentato il comportamento nella loro valutazione annuale.
Occorrenze
Un evento è documentato come assenza, ritardo o mancata registrazione del tempo in entrata / uscita .Sebbene un’assenza si riferisca a un singolo fallimento sul lavoro, un evento può coprire giorni di assenza consecutivi quando un dipendente è assente per lo stesso motivo.
La seguente griglia è progettata per fornire linee guida quando si affronta il numero totale di occorrenze in un periodo consecutivo di 12 mesi, a condizione che il motivo di un evento non sia protetto da FMLA o ADAAA.
NOTA: il numero totale di giorni in cui un dipendente non è disponibile per il lavoro come programmato e il numero totale di occorrenze vengono considerati quando si applica la disciplina. Ad esempio, al passaggio 1 il numero massimo di giorni consentiti al dipendente di non essere disponibile per il lavoro prima di ricevere un coaching verbale è 6, indipendentemente dal numero di occorrenze.
Periodo di orientamento al nuovo assunzione
Un dipendente, durante il suo periodo di orientamento, che ha due occorrenze dovrebbe ricevere un avviso scritto; se il dipendente ha più di due ricorrenze durante il periodo di orientamento, il rapporto di lavoro può essere risolto; se il periodo di orientamento viene prolungato, questa regola si applica ancora.
Vacanze
Se un dipendente chiama senza lavoro il giorno prima, il giorno , o il giorno dopo una vacanza, il gestore esaminerà le circostanze dell’assenza. Sulla base di questa revisione, il manager ha la discrezione di determinare se conteggiare l’incidente come un evento normale o andare direttamente all’emissione di un avviso scritto per la chiamata relativa alle vacanze. Se un dipendente è già disciplinato, può passare al livello successivo.
VI. Processo di approvazione delle politiche dipartimentali
Le entità Vanderbilt possono sviluppare una politica dipartimentale di presenza / puntualità che soddisfi le esigenze operative specifiche del dipartimento. Se la leadership determina che è necessaria una politica dipartimentale, il dipartimento seguirà il processo di approvazione della sua entità per stabilire la politica che richiede l’approvazione finale da parte della leadership esecutiva senior dell’entità.
Questa politica è intesa come una linea guida per aiutare nell’applicazione coerente delle politiche e dei programmi dell’Università per i dipendenti. La politica non crea un contratto implicito o espresso, con alcun dipendente di Vanderbilt, che è dipendente a volontà. Vanderbilt si riserva il diritto di modificare questa politica in tutto o in parte, in qualsiasi momento, a discrezione dell’Università.