Martha lavora per un avvocato che utilizza molto le revisioni quando lavora con i clienti. È infastidito dal dover disattivare la formattazione delle tracce tutto il tempo. (Non vuole che vengano tracciate semplici modifiche alla formattazione.) Inoltre, quando passa il documento a un cliente (tramite e-mail), se non sa come disattivare il monitoraggio delle modifiche alla formattazione, il documento restituito è sempre pieno di modifiche alla formattazione tracciate. Martha si chiede se esiste un modo per disattivare per sempre il rilevamento delle modifiche di formattazione.

Quando attivi Rileva modifiche in Word, il programma tiene traccia di molte modifiche apportate. Una categoria di modifiche che può tenere traccia sono le modifiche alla formattazione. Fortunatamente, puoi controllare i tipi di modifiche effettivamente rilevate da Word. Questo è ciò che fa Martha: disattiva una categoria specifica di modifiche (formattazione) in modo che Word non le tenga traccia; tiene traccia solo di altri tipi di modifiche.

Come si regolano le categorie di modifiche che Word tracce varia in base alla versione di Word in uso. Per disattivare il monitoraggio della formattazione, segui questi passaggi se utilizzi Word 2007 o Word 2010:

1. Assicurati che la scheda Revisione della barra multifunzione viene visualizzato.
2. Fare clic sulla freccia in giù sotto lo strumento Rilevamento modifiche (nel gruppo Rilevamento) e quindi fare clic su Modifica opzioni di rilevamento. Word visualizza la finestra di dialogo Opzioni di rilevamento modifiche (vedere la Figura 1. )



Figura 1. La finestra di dialogo Opzioni Rileva modifiche.

3. Deseleziona la casella di controllo Rileva formattazione .
4. Fai clic su OK.

Se utilizzi Word 2013, segui questi passaggi:

1. Assicurati che la scheda Revisione di viene visualizzata la barra multifunzione.
2. Fare clic sulla piccola icona nell’angolo inferiore destro del Tr gruppo acking. Word visualizza la finestra di dialogo Opzioni di rilevamento modifiche.
3. Fare clic sul pulsante Opzioni avanzate. Word visualizza la finestra di dialogo Opzioni avanzate revisioni. (Vedere la figura 2.)



Figura 2. La finestra di dialogo Opzioni avanzate di rilevamento modifiche in Word 2013.

4. Deselezionare la casella di controllo Rileva formattazione.
5. Fare clic su OK per chiudere la finestra di dialogo Opzioni avanzate rilevamento modifiche.
6. Fare clic su OK per chiudere la finestra di dialogo Opzioni rilevamento modifiche.

Infine, se stai utilizzando Word 2016 o una versione successiva del programma (inclusa la versione fornita con Office 365), segui questi passaggi:

1. Assicurati che il Viene visualizzata la scheda Revisione della barra multifunzione.
2. Fare clic sullo strumento di rilevamento. Word visualizza le opzioni del gruppo di monitoraggio.
3. Fai clic sulla piccola icona nell’angolo inferiore destro del gruppo di monitoraggio. Word visualizza la finestra di dialogo Opzioni di rilevamento modifiche.
4. Fare clic sul pulsante Opzioni avanzate. Word visualizza la finestra di dialogo Opzioni avanzate revisioni. (Vedere la Figura 3.)



Figura 3. La finestra di dialogo Opzioni avanzate di rilevamento modifiche in Word 2016.

5. Deselezionare la casella di controllo Rileva formattazione.
6. Fare clic su OK per chiudere la finestra di dialogo Opzioni avanzate rilevamento modifiche.
7. Fare clic su OK per chiudere la finestra di dialogo Opzioni rilevamento modifiche.

Fin qui tutto bene. Giusto? Beh, non proprio. Il problema è che l’impostazione di questa impostazione non è sempre appiccicosa. Alcune persone dicono che la modifica avverrà con il documento, altri dicono che non lo farà. Altri ancora dicono che la modifica verrà ripristinata se disattivi Rileva modifiche e poi la riattivi.

Da quello che sono stato in grado di determinare, la persistenza di questa impostazione varierà in base alla versione di Word che stai utilizzando. Pertanto, se la modifica è persistente per i documenti sul tuo sistema, una volta inviato il documento a qualcun altro e se utilizza una versione diversa di Word, potresti recuperare un documento con l’impostazione riattivata e tutte le modifiche alla formattazione sono contrassegnate. Questo può essere molto frustrante.

In base alla mia esperienza, è necessario intraprendere un approccio su tre fronti. Innanzitutto, è necessario aprire il modello Normale e deselezionare la casella di controllo Traccia formattazione Una volta apportate le modifiche e salvato il modello Normale, qualsiasi documento futuro che crei basato su quel modello non terrà traccia delle modifiche alla formattazione quando Rileva modifiche è attivato. (Questo vale, ovviamente, solo se la tua versione di Word non reimposta la casella di controllo Traccia formattazione quando attivi e disattivi Rileva modifiche.)

La seconda cosa che devi fare è aprire qualsiasi documenti esistenti e assicurati che l’impostazione sia disattivata per quei documenti. (La modifica che hai apportato al modello Normale non influirà sui documenti creati in precedenza; influirà solo sui nuovi documenti creati dopo aver apportato la modifica). Ovviamente, questo passaggio potrebbe prenditi un po ‘di tempo se hai pochi documenti.

La terza cosa che devi fare è sbarazzarti di qualsiasi modifica alla formattazione tracciata che può apparire quando ricevi un documento da qualcun altro.Ciò è necessario, ancora una volta, perché non hai il controllo su come è configurato il sistema di quella persona. Puoi eliminare solo la formattazione tracciata seguendo questi passaggi:

1. Visualizza la scheda Revisione della barra multifunzione.
2. Nel gruppo Monitoraggio, fai clic sull’elenco a discesa Mostra markup. Word visualizza un elenco di categorie di modifiche che può mostrare.
3. Deseleziona tutto tranne Formattazione .
4. Fai clic sulla freccia in giù sotto lo strumento Accetta, nel gruppo Modifiche. Word mostra alcuni modi diversi in cui puoi accettare le modifiche.
5. Scegli Accetta tutte le modifiche visualizzate. Tutte le modifiche di formattazione (che è tutto ciò che viene mostrato a causa del passaggio 3) sono accettate. (Non selezionare Accetta tutte le modifiche nel documento; ciò accetterebbe tutte le modifiche sia che vengano mostrate o meno).
6. Di nuovo, fai clic su l’elenco a discesa Mostra markup.
7. Assicurati che tutte le caselle di controllo siano selezionate.

Il risultato di questi passaggi è che vedrai solo nel documento tutte le modifiche tranne f o modificare le modifiche, proprio come desideri. Lo svantaggio di questo è che dovrai farlo su tutti i documenti che ricevi da altri, ora e per sempre.

Ci sono approcci basati su macro che puoi seguire, se lo desideri. Aggiunta di un semplice AutoOpen macro a tutti i tuoi documenti può essere un enorme risparmio di tempo nel lungo periodo:

Sub AutoOpen() ActiveDocument.TrackFormatting = FalseEnd Sub

Questa semplice macro disattiva il monitoraggio della formattazione ogni volta che il documento viene aperto. funzionerà anche con i documenti che invii ad altri, a condizione che non disabilitino le macro quando aprono il tuo documento.

Avrai bisogno di una macro diversa per sbarazzarti di qualsiasi formattazione tracciata che potrebbe apparire nei documenti che ricevere da altri. Quanto segue farà il trucco:

Sub AcceptChangedFormatting() Dim r As Revision For Each r In ActiveDocument.Revisions If Left(r.FormatDescription, 10) = "Formatted:" Then r.Accept Next rEnd Sub

Puoi assegnare questa macro a un tasto di scelta rapida oa un pulsante sulla QAT. Quando è invocato, tutte le modifiche di formattazione nel documento vengono immediatamente accettate e puoi quindi continuare a lavorare con altre modifiche che sono state tracciate nel documento.