La fonction des services des ressources humaines est administrative et commune à toutes les organisations. Les organisations peuvent avoir des processus officiels de sélection, d’évaluation et de paie. La gestion du «capital humain» est devenue un processus impératif et complexe. La fonction RH consiste à suivre les données existantes des employés, qui incluent traditionnellement les histoires personnelles, les compétences, les capacités, les réalisations et le salaire. Pour réduire la charge de travail manuelle de ces activités administratives, les organisations ont commencé à automatiser électroniquement bon nombre de ces processus en introduisant des systèmes de gestion des ressources humaines spécialisés.
Les responsables des ressources humaines comptent sur des professionnels de l’informatique internes ou externes pour développer et maintenir un SGRH intégré . Avant l’évolution des architectures client-serveur à la fin des années 80, de nombreux processus d’automatisation des RH ont été relégués à des ordinateurs centraux capables de gérer de grandes quantités de transactions de données. En raison de l’investissement en capital élevé nécessaire pour acheter ou programmer des logiciels propriétaires, ces SIRH développés en interne étaient limités aux organisations qui possédaient un capital important. L’avènement du client-serveur, du fournisseur de services d’application et du logiciel en tant que service (SaaS) ou des systèmes de gestion des ressources humaines a permis un meilleur contrôle administratif de ces systèmes. Actuellement, les systèmes de gestion des ressources humaines incluent généralement:
- La fidélisation du personnel
- Le recrutement
- L’intégration & Offboarding
- Administration
- Gestion de la paie
- Suivi et gestion des avantages sociaux
- Planification des ressources humaines
- Gestion du recrutement / de la formation
- Gestion des performances et évaluations
- Self-service des employés
- Planification et gestion des rotations
- Gestion des absences
- Congés gestion
- Rapports et analyses
- Réaffectation des employés
- Gestion des griefs en suivant les précédents
Le module de paie automatise le processus de paie en recueillant des données sur le temps et la présence des employés, en calculant diverses déductions et impôts, et en générant des chèques de paie périodiques et des rapports fiscaux des employés. Les données sont généralement alimentées par les ressources humaines et les modules de chronométrage pour calculer les capacités de dépôt automatique et d’écriture manuelle des chèques. Ce module peut englober toutes les transactions liées aux employés et s’intégrer aux systèmes de gestion financière existants.
Le module de temps et de présence rassemble les efforts normalisés liés au temps et au travail. Les modules les plus avancés offrent une grande flexibilité dans les méthodes de collecte de données, les capacités de répartition de la main-d’œuvre et les fonctionnalités d’analyse des données. L’analyse des coûts et les mesures d’efficacité sont les principales fonctions.
Le module d’administration des avantages fournit un système permettant aux organisations d’administrer et de suivre la participation des employés aux programmes d’avantages sociaux. Celles-ci englobent généralement l’assurance, la rémunération, la participation aux bénéfices et la retraite.
Le module de gestion des ressources humaines est un composant couvrant de nombreux autres aspects des ressources humaines, de la candidature à la retraite. Le système enregistre les données démographiques et d’adresse de base, la sélection, la formation et le développement, la gestion des capacités et des compétences, les dossiers de planification de la rémunération et d’autres activités connexes. Les systèmes de pointe offrent la possibilité de «lire» les applications et de saisir les données pertinentes dans les champs de base de données applicables, d’avertir les employeurs et de fournir une gestion et un contrôle de position. La fonction de gestion des ressources humaines comprend le recrutement, le placement, l’évaluation, la rémunération et le développement des employés d’une organisation. Au départ, les entreprises utilisaient des systèmes d’information informatisés pour:
- produire des chèques de paie et des rapports de paie;
- tenir les registres du personnel;
- poursuivre la gestion des talents.
Le recrutement en ligne est devenu l’une des principales méthodes employées par les services des ressources humaines pour attirer des candidats potentiels pour les postes disponibles au sein d’une organisation. Les systèmes de gestion des talents, ou modules de recrutement, offrent une solution de recrutement intégrée pour le SGRH qui comprend généralement:
- l’analyse de l’utilisation du personnel au sein d’une organisation;
- l’identification des candidats potentiels;
- recrutement par le biais de listes d’entreprises;
- recrutement via des sites de recrutement en ligne ou des publications qui commercialisent à la fois les recruteurs et les candidats;
- l’analyse du processus de recrutement (temps de recrutement, source d’embauche, chiffre d’affaires);
- gestion de la conformité pour garantir que les offres d’emploi et l’intégration des candidats respectent les réglementations gouvernementales.
Les coûts importants encourus pour maintenir un effort de -l’affichage dans et entre les sites d’emploi généraux ou spécifiques à l’industrie et le maintien d’une exposition concurrentielle des disponibilités a donné lieu au développement d’un module dédié au système de suivi des candidats (ATS).
Le module de formation fournit un système pour organisations pour administrer et suivre la formation des employés efforts de développement et de développement.Le système, normalement appelé «système de gestion de l’apprentissage» (LMS) s’il s’agit d’un produit autonome, permet aux RH de suivre la formation, les qualifications et les compétences des employés, ainsi que les cours de formation, livres, CD, apprentissage en ligne ou du matériel est disponible pour développer quelles compétences. Les cours peuvent ensuite être offerts en sessions spécifiques à une date, les délégués et les ressources de formation étant cartographiés et gérés dans le même système. Les LMS sophistiqués permettent aux responsables d’approuver la formation, les budgets et les calendriers, ainsi que la gestion des performances et les mesures d’évaluation.
Le module de libre-service des employés permet aux employés d’interroger les données relatives aux RH et d’effectuer certaines transactions RH via le système. Les employés peuvent consulter leur registre de présence à partir du système sans demander les informations au personnel des RH. Le module permet également aux superviseurs d’approuver O.T. demandes de leurs subordonnés via le système sans surcharger la tâche du service des ressources humaines.
De nombreuses organisations sont allées au-delà des fonctions traditionnelles et ont développé des systèmes d’information de gestion des ressources humaines, qui prennent en charge le recrutement, la sélection, l’embauche, le placement, la performance évaluations, analyse des avantages sociaux des employés, santé, sûreté et sécurité, tandis que d’autres intègrent un système de suivi des candidats externalisé qui englobe un sous-ensemble de ce qui précède.
Le module d’analyse permet aux organisations d’étendre la valeur d’une mise en œuvre de SGRH en extraire des données liées aux RH pour les utiliser avec d’autres plates-formes de veille économique. Par exemple, les organisations combinent les mesures RH avec d’autres données commerciales pour identifier les tendances et les anomalies dans les effectifs afin de mieux prédire l’impact du roulement du personnel sur la production future.
Il existe maintenant de nombreux types de SIRH ou SIRH, certains dont sont généralement des progiciels basés sur une machine locale; L’autre type principal est un système en ligne basé sur le cloud accessible via un navigateur Web.
Le module de formation du personnel permet aux organisations de saisir, suivre et gérer la formation des employés et du personnel. Chaque type d’activité peut être enregistré avec les données supplémentaires. Les performances de chaque employé ou membre du personnel sont ensuite stockées et accessibles via le module Analytics.
Le module de réaffectation des employés est une fonctionnalité supplémentaire récente de HRMS. Ce module a les fonctions de transfert, promotion, révision de paie, re-désignation, délégation, confirmation, changement de mode de paie et forme de lettre.
