Pour que les entreprises puissent se souvenir de ce qu’elles faisaient dans le passé, elles doivent suivre un certain nombre d’étapes pour vérifier que leurs données financières sont exactes. Ces étapes sont communément appelées cycle comptable car, après la fin de chaque période comptable, les entreprises répètent les mêmes étapes de base.
L’objectif des étapes du cycle comptable est de s’assurer que chaque centime qui a changé de mains au cours de la période comptable est correctement comptabilisé et reflété dans les états financiers de l’entreprise. Les états financiers constituent le record historique ultime pour une entreprise, et les enjeux sont importants pour les réussir. Des tiers comme les banques, les investisseurs et l’IRS examineront vos états financiers pour décider de choses comme si vous souhaitez vous accorder un prêt ou si vous avez payé le bon montant d’impôts.
Vous pouvez considérer le cycle comptable comme une liste de contrôle qui doit être remplie à la fin de la période comptable. Lorsque toutes les étapes sont cochées, vous pouvez passer à la période comptable suivante avec une ardoise vierge.
Une période comptable peut être un mois, un trimestre ou une année selon la fréquence à laquelle votre entreprise a besoin de rapports financiers.
Avant de passer à chaque étape du cycle et les termes comptables associés à chacun, il est important de se rappeler que ce processus a commencé lorsque les comptables ont terminé ces étapes à la main dans des grands livres et des journaux physiques. Nous allons souligner laquelle de ces étapes se déroule maintenant dans les coulisses grâce aux ordinateurs, mais nous allons les parcourir pour que vous ayez une compréhension complète du processus.
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Étapes du cycle comptable
Selon la personne à qui vous demandez, il peut y avoir entre six et neuf étapes dans le cycle comptable. Certains préfèrent regrouper quelques étapes en une seule, mais c’est vraiment une question de préférence personnelle. Par souci de simplicité, nous allons commencer par vous montrer la version longue du cycle comptable, chaque étape étant clairement expliquée.
Identifiez les transactions
Première étape: rassemblez toutes les informations dont vous disposez sur chaque transaction qui a eu lieu pendant la période. J’espère que vous ou votre comptable faites cela tout au long de la période au lieu d’attendre la fin du mois et de vous démener pour trouver des reçus.
N’oubliez pas que la comptabilisation des revenus et des dépenses dépend du type de comptabilité que vous utilisez. Si vous utilisez la comptabilité de caisse, vous rechercherez chaque fois que l’argent a changé de mains au cours de la période. Si vous utilisez la comptabilité d’exercice, vous ne reconnaîtrez les transactions financières que lorsqu’elles sont engagées.
Enregistrer les transactions
Dans l’ancien temps, enregistrer une transaction signifiait écrire la transaction dans les journaux appropriés. Ces journaux, ou « livres », sont la raison pour laquelle la comptabilité tire son nom. Selon la comptabilité en partie double, chaque transaction doit être enregistrée à la fois comme un crédit et un débit dans des journaux séparés.
Maintenant, tant que vous classez la transaction dans votre logiciel de comptabilité, le reste se fera plus ou moins automatiquement.
Publier dans le grand livre
Une autre caractéristique d’antan est le grand livre. Le grand livre était un liste principale de toutes les transactions. Si un incendie se déclarait dans votre back-office, ce serait la chose à sauvegarder. Après avoir enregistré une transaction dans les journaux appropriés, vous l’ajouteriez également au grand livre.
Grâce à la magie d’Internet et de l’automatisation, le grand livre se trouve désormais en arrière-plan du cycle comptable. Il est passé d’un livre physique à une partie du cloud, et les comptables n’ont pas vraiment à y toucher.
Calcul de la balance de vérification non ajustée
Les trois premières étapes du cycle comptable peuvent (un d devrait) avoir lieu tout au long de la période comptable. Le calcul de la balance de vérification non ajustée est la première étape qui ne peut avoir lieu qu’une fois la période terminée et toutes les transactions ont été identifiées, enregistrées et imputées au grand livre.
Créer une balance de vérification non ajustée revient à vérifier vos devoirs. Étant donné que chaque transaction est enregistrée en tant que débit et crédit, le but de cette étape est de garantir que votre solde débiteur total et votre solde créditeur total sont égaux. Sinon, quelque chose a été oublié ou mal classé. Il est normal de découvrir des anomalies à ce stade. Les factures que vous vous attendiez à être payées (mais qui ne l’ont pas été) peuvent les annuler. Les paiements que vous vous attendiez à ce que vos fournisseurs perçoivent (mais pas) peuvent également causer des problèmes.
Quoi qu’il en soit, une balance de vérification non ajustée vous montre simplement tous vos débits et crédits dans un tableau.Et s’ils ne correspondent pas au même montant, vous pouvez utiliser ce tableau pour commencer à rechercher pourquoi.
Effectuer l’ajustement des entrées de journal
Cette étape résout simplement les anomalies trouvées. Tout d’abord, vous identifiez ce qui cause le désalignement des débits et des crédits. Ensuite, vous créez des entrées de journal pour les corriger.
Créer une balance de vérification ajustée
Ensuite, il est temps de vérifier une dernière fois votre travail à l’aide d’une balance de vérification ajustée. Ce tableau montre votre balance de vérification non ajustée, vos écritures de rajustement et vos montants ajustés. Il s’agit de la dernière étape avant la création des états financiers, il vaut donc la peine de tout vérifier à trois reprises.
Créer des états financiers
Vos états financiers sont le plus gros livrable que vous recevrez à la suite du cycle comptable. Le compte de résultat et le bilan sont des enregistrements précis de ce qui s’est passé dans votre entreprise au cours du dernier cycle comptable. (Le tableau des flux de trésorerie n’est pas obligatoire, mais nous vous recommandons d’en faire un aussi.)
Ce sont des documents importants pour toute personne extérieure à votre entreprise qui a besoin de pouvoir comparer votre entreprise aux autres ( investisseurs, prêteurs, etc.), mais ils sont également extrêmement précieux pour les propriétaires d’entreprise. Savoir lire et interpréter vos états financiers peut vous aider à maîtriser les finances de votre entreprise et à élaborer des stratégies de croissance.
Effectuer des écritures de clôture
La dernière étape du cycle comptable consiste à effectuer des écritures de clôture et à préparer votre entreprise pour le prochain cycle comptable. Cela signifie fermer les comptes temporaires comme les revenus et les dépenses et les intégrer dans des comptes permanents, comme les bénéfices non répartis.
Une fois cette dernière étape terminée, vous pouvez recommencer tout le processus.
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Le cycle comptable & Technologie
Nous avons signalé des domaines dans lesquels la technologie a repoussé certains aspects du cycle comptable au second plan. En d’autres termes, bien que ces étapes se poursuivent encore dans une certaine mesure, la comptabilité automatisée les a rendues moins pertinentes pour les comptables et les propriétaires d’entreprise qui n’ont pas besoin de prendre des mesures directes pour que ces étapes soient terminées.
Si nous regardions le cycle comptable à travers le prisme d’un comptable aujourd’hui, le processus serait un peu différent. Par exemple, le grand livre général n’existe pas sous la même forme aujourd’hui, il n’est donc pas nécessaire d’y enregistrer des transactions.
Même l’idée d’ajuster les balances de vérification est simplifiée. Bien que le processus soit essentiellement le même, un logiciel de comptabilité peut aider à identifier les écarts et inciter les utilisateurs à les réconcilier sans créer de balances de vérification explicites.
Le cycle comptable reflète les règles et les processus que toutes les entreprises doivent suivre pour obtenir des chiffres précis. Il est donc important de connaître toutes les étapes, même celles qui se déroulent en coulisses. Cependant, alors que la technologie et la comptabilité continuent de se mélanger, le cycle comptable continue de devenir beaucoup moins manuel et beaucoup plus rapide.
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