Imaginez un scénario dans lequel vous vous voyagez pour le travail, vous devez donc réserver un hôtel. Vous choisissez votre chaîne préférée qui a un emplacement proche du bureau ou du lieu de la conférence, insérez votre code d’entreprise et terminez la réservation.

Vous arrivez à l’hôtel et discutez avec l’associé pour un éventuel surclassement, avant de monter dans la salle et de vous rafraîchir pour votre première réunion de la journée.

En cours de route, vous vous souvenez que vous avez dormi trop longtemps ce matin-là et que vous avez oublié d’apporter votre badge professionnel ou votre carte de visite avec vous pendant le voyage, mais heureusement, le gars de check-in n’a jamais demandé à le voir, sinon vous auriez été dans une situation un peu gênante et auriez dû parler avec force pour vous sortir de la situation, ou quelque chose comme ça.

On dirait que cela pourrait être un événement assez courant, non? Comment fonctionnent réellement ces codes d’entreprise hôteliers? Qui a le droit de les utiliser, quel montant de remise bénéficient-ils et dans quelle mesure les hôtels vérifient-ils l’éligibilité?

Gardant à l’esprit que cet article est destiné à être purement informatif plutôt qu’une approbation de toute pratique, parlons des codes d’entreprise des hôtels et de leur fonctionnement. Alors que nous nous concentrons sur les hôtels ici, les mêmes principes peuvent également être généralisés aux locations de voitures (bien que la réservation de vols à des tarifs d’entreprise ait tendance à être une entreprise plus complexe).

Quels sont les codes d’entreprise des hôtels?

Les codes d’entreprise des hôtels, en termes simples, font référence à un code de réservation spécial qu’une chaîne d’hôtels met à la disposition de certaines entreprises pour proposer des prix de gros sur les chambres d’hôtel. Si une entreprise envoie fréquemment des employés ou des sous-traitants en voyage d’affaires, ils peuvent négocier directement avec leur chaîne hôtelière préférée, ou même plusieurs chaînes hôtelières, pour obtenir des tarifs de nuit inférieurs aux tarifs publics.

Lorsqu’un employé, un sous-traitant ou tout autre associé autorisé d’une certaine entreprise séjourne dans cette chaîne d’hôtel, il paie le tarif d’entreprise: le tarif spécial négocié entre son entreprise et l’hôtel.

Ces tarifs peuvent varier considérablement en termes de prix et dépendront entièrement de plusieurs facteurs tels que l’entreprise, la chaîne d’hôtels et l’emplacement de l’hôtel.

Certains tarifs d’entreprise sont un pourcentage de réduction sur le meilleur tarif disponible, tandis que d’autres sont un prix forfaitaire, indépendamment de ce que l’hôtel facture autrement. Étant donné que certains tarifs d’entreprise peuvent être un prix fixe, il y aura souvent des moments où le tarif le plus bas disponible publiquement est en fait inférieur au tarif d’entreprise, vous devez donc toujours vérifier et comparer pour vous assurer que vous réservez le tarif le moins cher disponible. Bien sûr, si vous l’écrivez comme une dépense d’entreprise, vous vous souciez peut-être plus ou moins des détails.

Maintenant, vous vous êtes probablement rendu compte que les tarifs des entreprises entre différentes entreprises peuvent varier considérablement les uns des autres. En dehors de la réduction spécifique qu’ils offrent, ils peuvent également varier entre les chambres éligibles à ce tarif. Dans certains hôtels, la capacité sera contrôlée et limitée à la chambre de base, tandis que dans d’autres, il y aura des remises d’entreprise sur les chambres club, les suites standard et même les types de suite supérieurs.

En outre, certaines entreprises négocieront des tarifs éligibles toute l’année, tandis que les tarifs d’autres entreprises ne s’appliqueront que pendant la semaine de travail du lundi au vendredi. Et certains tarifs autorisent les voyages personnels ainsi que les voyages d’affaires, tandis que d’autres limitent l’utilisation aux voyages d’affaires uniquement.

Il vaut vraiment la peine de se familiariser avec le tarif d’entreprise de votre entreprise si vous en avez accès, car ils pourraient être la clé pour débloquer des chambres d’hôtel à la moitié du prix habituel.

Pourquoi quelqu’un pourrait-il utiliser les tarifs d’entreprise?

La réponse évidente, bien sûr, est que cela peut vous faire économiser pas mal d’argent si le tarif d’entreprise est moins cher que le tarif public. Prenons un exemple à titre d’illustration.

Voici les tarifs publics au St. Regis Toronto du jeudi 17 au vendredi 18 septembre.

Et voici la même pièce dans une salle d’entreprise:

Comme vous pouvez le voir, cela représente un rabais important de 440 $, ou 58% sur le tarif le plus bas disponible publiquement. Gardez à l’esprit que les tarifs d’entreprise offrent généralement des politiques d’annulation flexibles (les voyageurs d’affaires modifient souvent leurs plans à la dernière minute, après tout), alors imaginez les possibilités si vous pouviez étirer votre budget hôtelier de 50 à 75% plus loin à chaque séjour tout en bénéficiant des politiques d’annulation flexibles partout.

(Prenons également un moment et admirons la coche « Afficher les tarifs avec les taxes et tous les frais », qui semble être une fonctionnalité que Marriott a récemment ajoutée à son site Web. Où a été cette fonctionnalité toute ma vie?!)

Mais rappelez-vous que les tarifs d’entreprise ne représentent pas toujours une remise, comme le montre cet exemple:

Sur un code d’entreprise, le tarif est de 184 AED (70 USD) ou 25% plus cher, vous feriez donc bien mieux de réserver le tarif flexible normal dans ce cas:

Comme mentionné, les tarifs d’entreprise varient énormément; dans ce cas, le même code d’entreprise était moins cher que le tarif public dans la plupart des autres hôtels de Dubaï, mais pas celui-ci.

La raison pourrait bouillir à tout, du manque de négociation dans cet hôtel en particulier, à l’hôtel proposant une vente temporaire sur les tarifs publics, au code offrant simplement un tarif médiocre pendant le mois d’octobre. Il est important de vérifier avec le tarif public plutôt que de brancher aveuglément votre code d’entreprise en supposant qu’il sera moins cher.

Dans la plupart des cas, les tarifs d’entreprise permettent toujours de gagner un hôtel des points de fidélité de votre séjour, en accumulant des nuits éligibles et en profitant de vos avantages de statut élite.

Certaines exceptions peuvent survenir si vous devez réserver via une agence de voyage spécifique via votre entreprise, qui peut accorder ou non ces avantages, mais dans la plupart des cas, vous pouvez vous attendre à profiter pleinement du statut d’élite puisque les voyageurs d’affaires fréquents font partie de la clientèle la plus appréciée d’un hôtel.

Les codes exacts utilisés pour rechercher les tarifs d’entreprise sont généralement des informations confidentielles, c’est pourquoi j’ai masqué les sociétés et les codes exacts utilisés dans les exemples ci-dessus .

Cependant, pour vous aider à trouver le tarif le moins cher, vous pouvez toujours consulter les bureaux des entreprises qui sont physiquement situés à proximité de l’hôtel, car l’entreprise être plus susceptibles de négocier de meilleures offres dans ces hôtels.

Il peut également être utile de reconnaître que ce n’est pas parce que les informations sont exclusives qu’elles sont nécessairement bien protégées de quelque manière que ce soit. En effet, vous pouvez probablement deviner quel pourrait être le code d’entreprise Marriott d’une certaine banque Big 5, qui utilise son abréviation à trois lettres (indice: il comporte également trois lettres).

Choses à savoir lors de l’utilisation des codes d’entreprise

Attaquons-nous à l’éléphant dans la salle: est-ce une pratique acceptable pour un voyageur d’utiliser les tarifs d’entreprise auxquels ils ne sont pas techniquement admissibles? Comme beaucoup d’autres exploits de niche dans ce jeu auquel nous jouons, cette pratique tombe définitivement dans une zone grise éthique, de sorte que seul le voyageur lui-même peut répondre à la question et décider de ce avec quoi il est à l’aise.

Il est indéniable que toute personne qui utilise des codes d’entreprise auxquels elle n’a pas droit diluera le pool d’utilisations légitimes de ce code, érodant la durabilité à long terme de ce niveau de taux, et essentiellement économiser quelques dollars sur leur séjour à l’hôtel tout en imposant ce coût aux futurs utilisateurs légitimes du code.

Néanmoins, je pense qu’il est prudent d’avertir quiconque peut avoir ces idées amusantes de certains problèmes potentiels qu’ils peuvent rencontrer.

Un risque au niveau de la surface est qu’un hôtel serait tout à fait dans son droit de demander une preuve d’éligibilité pour le code de réservation spécial spécifique à la réception.

Pour un code d’entreprise, cela peut prendre la forme d’un badge d’entreprise ou d’une carte de visite – vous savez, l’un de ces simples morceaux de carte produits en série papier sur lequel est inscrit votre nom et celui de votre entreprise.

Si le voyageur n’est pas en mesure de fournir une preuve d’éligibilité, il vous facturera le tarif normal , qui est généralement beaucoup plus cher que le tarif le plus bas disponible publiquement répertorié dans l’application ou sur le site Web. Et si votre date limite d’annulation est dépassée, vous serez obligé de payer le tarif affiché pour votre séjour ou de payer la pénalité d’annulation et de trouver un autre logement pour la nuit.

Sur un plan plus sérieux, si le tarif du code d’entreprise de l’entreprise ne peut être utilisé que pour les voyages d’affaires, mais que le voyageur l’utilise à des fins de loisirs, alors l’hôtel a le droit de vérifier le contrat et éventuellement de le signaler retour à l’entreprise. Qu’ils le fassent ou non, c’est leur prérogative, mais c’est un risque que je ne prendrais personnellement pas.

Alors il y a toujours une chance, bien sûr, qu’un hôtel Le programme de fidélité peut prendre des mesures contre un titulaire de compte en fonction des modèles d’utilisation du code d’entreprise tout au long de leurs séjours. Après tout, quelles sont les chances que quelqu’un travaille pour Apple, Dell, Deloitte, IBM et General Electric en même temps?

En gros, je dirais que les chances qu’un hôtel vérifie son identité d’entreprise sont assez faibles en moyenne, surtout si un voyageur semble correspondre à la clientèle d’entreprise moyenne de l’hôtel.

Par exemple, si vous séjournez dans un hôtel d’une grande ville où se déroulent de nombreux voyages d’affaires, il est donc fort probable que l’hôtel ne donne même pas un deuxième coup d’œil à votre tarif d’entreprise en raison du volume de voyageurs d’affaires qu’ils reçoivent, surtout si vous vous présentez habillé élégamment en tenue professionnelle.

Cependant, il y a toujours une chance, aussi mince soit-elle, qu’une preuve d’éligibilité soit demandée à l’enregistrement ou à tout moment pendant le séjour. être à la hauteur de la tolérance au risque et des limites éthiques de chaque voyageur pour décider si les codes d’entreprise des hôtels deviennent plus qu’une question académique au cours de leurs voyages.

Conclusion

Les codes d’entreprise des hôtels permettent aux entreprises de réserver des chambres pour leurs employés, sous-traitants ou autres associés (comme les clients d’entreprise ou les personnes interrogées sur place) à un tarif réduit, et ils peuvent souvent offrir des réductions de 50 à 75% sur le plus bas public tarif disponible pour un séjour à l’hôtel.

La pratique de réserver des chambres avec des codes d’entreprise sur lesquels on est tombé par hasard via une simple recherche sur Google peut sembler une stratégie lucrative à première vue, mais c’est le cas pas sans un certain degré de risque, car les hôtels peuvent toujours demander une preuve d’éligibilité au code lors de l’enregistrement.

Par conséquent, il est toujours important de comprendre le les termes d’un code d’entreprise chaque fois que vous en utilisez un, et d’être toujours prêt à montrer votre preuve d’éligibilité à chaque fois.