3 août 2020
L’embauche de nouveaux employés s’accompagne d’une paperasse inévitable. Nous avons les informations clés sur ce que vous devrez remplir, ainsi que des conseils pour le faire correctement et des informations sur les formulaires facultatifs que vous devrez peut-être prendre en compte.
Nouveaux formulaires d’embauche – Téléchargement gratuit
Téléchargez un dossier contenant tous les nouveaux formulaires d’embauche essentiels pour votre entreprise au format PDF.
Télécharger maintenantTélécharger instantanément. Aucun email requis.
Télécharger les nouveaux formulaires d’embauche:
Form
Word
Formulaire d’informations sur les employés
employee-information-form.pdf
employee-information-form.docx
Formulaire de dépôt direct
direct-deposit-form.pdf
direct-deposit-form.docx
Formulaire de vérification des antécédents
background-check-form.pdf
background-check-form.docx
Formulaires supplémentaires:
1. Lettre d’offre signée.
Bien qu’il ne s’agisse pas d’un formulaire au sens traditionnel du terme, avoir une lettre d’offre signée devrait faire partie de votre liste de contrôle pour les nouveaux employés. Il indique que l’employé a officiellement accepté le poste et comprend ce que cela implique.
Pour la plupart des gens, donner leur signature signifie qu’ils sont engagés, ce qui vous permet d’éviter les complications liées aux contre-offres. Nous avons une lettre d’offre d’emploi gratuite et téléchargeable que vous pouvez utiliser.
2. Formulaire de candidature.
Le nouveau processus d’embauche commence souvent par le remplissage de ce formulaire essentiel. Les candidatures sont souvent souhaitables même si vous recevez un CV car elles sont standardisées et peuvent être utilisées pour recueillir les mêmes informations auprès de chaque candidat.
Vous pouvez obtenir un formulaire de candidature téléchargeable gratuitement.
Documents prouvant l’admissibilité à l’emploi:
- Une carte de sécurité sociale américaine délivrée par la Social Security Administration, sauf si elle indique l’un des éléments suivants:
- » NON VALABLE POUR L’EMPLOI «
- » VALABLE POUR LE TRAVAIL UNIQUEMENT AVEC L’AUTORISATION INS «
- » VALABLE POUR LE TRAVAIL UNIQUEMENT AVEC L’AUTORISATION DHS «
- Un certificat de naissance délivré par le département d’État des États-Unis.
- Copie originale ou certifiée d’un certificat de naissance des États-Unis ou de la possession périphérique des États-Unis, portant un sceau officiel.
- A Certificat de citoyenneté américaine.
- Un certificat de naturalisation.
- Document tribal amérindien.
- États-Unis Citoyen I.D. Carte (formulaire I-197).
- Une pièce d’identité Carte à l’usage d’un citoyen résident aux États-Unis.
- Une carte d’autorisation d’emploi non expirée délivrée par le ministère de la Sécurité intérieure.
Documents prouvant l’identité:
- Permis de conduire.
- Carte d’identité fédérale ou d’État avec informations d’identification.
- Carte d’identité scolaire avec photo.
- Carte d’identité ou projet de registre des services armés américains.
- Carte d’inscription des électeurs.
- Carte de mariner marchand de la Garde côtière américaine.
- Document tribal amérindien.
- Permis de conduire délivré par une autorité gouvernementale canadienne.
Documents prouvant l’identité des candidats âgés de moins de 18 ans:
- Fiche ou rapport scolaire carte.
- Dossier de la clinique, du médecin ou de l’hôpital.
- Dossier de la garderie ou de la crèche.
Si vous vous êtes occupé de tous ces formulaires et de l’identification I-9 – vous devriez être prêt à embaucher. Nous espérons que ce guide vous a aidé à trouver toutes les informations dont vous avez besoin sur les nouveaux formulaires d’embauche en un seul endroit pratique.
FAQ:
Quels formulaires doivent être remplis pour un nouvel employé?
- Formulaire d’informations sur les employés – Recueille des informations essentielles sur les nouveaux employés, comme les contacts d’urgence.
- W-4 – un formulaire fédéral qui doit être rempli avant le premier chèque de paie est émis.
- I-9 – Formulaire fédéral pour garantir l’admissibilité à l’emploi aux États-Unis
- Dépôt direct – Permet à un employeur de payer les employés directement sur leur compte bancaire.
- Formulaire de données sur l’égalité des chances – Nécessaire pour les entreprises de plus de 100 employés ou de plus de 50 personnes qui gèrent des contrats fédéraux.
- Formulaires d’auto-identification – Formulaire pour recueillir des informations sur le sexe, la race / origine ethnique et le statut d’ancien combattant. Souvent requis pour les entrepreneurs fédéraux.
- Formulaires de vérification des antécédents – Pour certains types de vérification des antécédents, vous devrez remplir un formulaire d’autorisation par l’employé.
- Formulaire W-2 – Doit être rempli par l’employeur et reçu par chaque employé avant le 31 janvier.
En savoir plus sur ces nouveaux formulaires d’embauche.
Qu’est-ce qu’un formulaire d’embauche courant?
Les types de formulaires d’emploi les plus courants sont:
- Demande d’emploi.
- Contrat de travail.
- Lettre de vérification de l’emploi.
- Lettre d’avertissement des employés.
- Accord de non-divulgation.
Lisez notre guide des nouvelles formulaires d’embauche.
Quelles sont les deux formes d’identification pour l’emploi?
Voici les formes d’identification acceptables pour l’emploi:
- Permis de conduire .
- Carte d’identité fédérale ou d’État avec informations d’identification.
- Carte d’identité de l’école avec photo.
- Carte d’identité ou brouillon des services armés américains
- Carte d’enregistrement des électeurs.
- Carte de mariner de la Garde côtière américaine.
- Document tribal amérindien.
- Permis de conduire délivré par une autorité gouvernementale canadienne .
Pour plus d’informations, consultez notre guide des formulaires de recrutement.
Qu’est-ce que la paperasse I-9?
I-9 est le Documents de vérification de l’admissibilité à l’emploi. Les employeurs doivent s’assurer que chaque nouvel employé remplit correctement les documents I-9. Vous pouvez trouver plus de détails sur la paperasse I-9 ici.
Les employés doivent-ils remplir un nouveau I-9 chaque année?
Non, mais les employeurs doivent conserver des copies du I-9 pendant au moins 3 ans ou pendant 1 an après que l’employé a quitté l’entreprise, selon la date la plus tardive. Si l’autorisation d’emploi d’un employé expire, vous devrez remplir la section 3 du formulaire I-9 avant la date d’expiration de l’autorisation d’emploi et en utilisant une pièce d’identité vérifiée.
Qu’est-ce qu’un formulaire de dépôt direct?
Les employés remplissent ce formulaire afin que leurs chèques de paie soient directement déposés sur leurs comptes bancaires respectifs par les employeurs, au lieu de recevoir un chèque physique. De nombreux employés préfèrent cette méthode de nos jours, et cela peut faire économiser à l’employeur un beaucoup de temps et d’argent par rapport à l’impression et à la distribution de chèques physiques.
Qu’est-ce qu’un formulaire de données sur l’égalité des chances en matière d’emploi (EEO)?
Ce formulaire est utilisé par l’EEOC pour «une variété de à des fins telles que l’application de la loi, l’auto-évaluation par les employeurs et la recherche. » En règle générale, vous ne devez utiliser ce formulaire que si vous avez plus de 100 employés ou si vous êtes un entrepreneur fédéral et que vous avez plus de 50 employés.
L’EEOC préfère fortement que le formulaire EEO-1 soit rempli en ligne , ce que vous pouvez faire ici.
Comment les formulaires d’auto-identification sont-ils utilisés?
Si une entreprise cherche activement à embaucher pour une action positive ou est tenue de le faire, elle peut inviter les candidats doivent remplir volontairement un formulaire identifiant leur sexe, race / origine ethnique et statut d’ancien combattant. Les entreprises qui effectuent des travaux sous contrat fédéral devront probablement demander aux employés de s’identifier.
Quels types de formulaires de vérification des antécédents les nouveaux employés doivent-ils soumettre?
Vous voudrez les avoir remplissez un formulaire d’autorisation. De plus, si vous embauchez un mineur et que le mineur doit subir une vérification des antécédents, vous devrez obtenir un formulaire de consentement rempli par les parents. Consultez notre guide complet de vérification des antécédents des employés.
Quels sont les documents I-9 acceptables pour la vérification des nouveaux employés?
- Un passeport américain non expiré.
- Une carte de passeport américain.
- Une carte de résident temporaire non expirée.
- Un document d’autorisation d’emploi non expiré.
- Une carte d’autorisation d’emploi non expirée.
- Une carte de résident temporaire non expirée.
- Une carte de résident permanent (souvent appelée «carte verte»).
- Une carte de réception d’enregistrement d’étranger avec photo.
