Qu’est-ce qu’une application de collaboration?

Les applications de collaboration changent la façon dont les gens travaillent – et il est temps. Une application de collaboration est tout logiciel qui aide les gens à travailler ensemble. Ces applications nous évitent d’avoir à nous envoyer des courriels, à frapper aux portes et à laisser des messages vocaux chaque fois que nous terminons un travail et le transmettons à la personne suivante. Ils laissent les gens connaissent les activités professionnelles qui les concernent. Ils veillent à ce que les bonnes personnes aient accès aux ressources dont elles ont besoin. Ces applications de productivité mettent l’accent sur le travail d’équipe et en particulier le travail d’équipe à distance, et en particulier sur le travail d’équipe à distance. à la maison et incapable de parler simplement à nos collègues en personne.

La tendance actuelle dans les applications de collaboration est d’utiliser des logiciels basés sur le cloud auxquels plusieurs personnes accèdent via leurs propres identifiants, comme toute application de médias sociaux que vous pourriez utiliser . Heck, même Facebook pourrait être considéré comme un application de collaboration si vous l’utilisez avec d’autres personnes pour accomplir quelque chose, comme organiser une fête ou collecter des photos pour un album. En fait, il existe une version professionnelle de Facebook appelée Workplace by Facebook.

Un mot sur les catégories qui se chevauchent

Le «logiciel de collaboration» n’est pas exactement une catégorie bien définie car il chevauche de nombreuses autres catégories de logiciels, des applications de messagerie d’équipe comme Slack aux services de visioconférence comme Zoom.

Pour les besoins de cet article, nous incluons des applications appartenant à des catégories qui se chevauchent étroitement, telles que projet logiciels de gestion, applications de liste de tâches (à condition qu’elles disposent de nombreuses fonctionnalités de partage et de collaboration) et applications Kanban.

Meilleures applications de gestion de projet pour la collaboration

Parmi ces catégories qui se chevauchent, le logiciel de gestion de projet est le plus compétitif. PCMag a trois choix de rédacteurs dans cette catégorie, qui ont tous fait partie de cette liste des meilleures applications de collaboration. Ce sont:

• LiquidPlanner pour les très grandes organisations qui doivent gérer projets et ressources,

• Zoho Projects pour les petites entreprises en croissance avec un budget limité, et

• Travail d’équipe (anciennement Projets de travail d’équipe ) pour les petites et moyennes entreprises qui ont besoin de se lancer rapidement dans la gestion de projet.

Cependant, plusieurs acteurs très performants de la catégorie gestion de projet ont été légèrement écartés et méritent d’être honorés mentionner. Ce sont: Wrike, ProofHub, Celoxis, TeamGantt et GanttPRO.

Meilleures applications polyvalentes

Quelques-unes des entrées de cette liste ne correspondent pas parfaitement à une seule catégorie . D’une certaine manière, c’est ce qui les rend spéciaux. Ce sont des outils flexibles, personnalisables et polyvalents.

Podio en est un. C’est un hub en ligne où toute organisation ou équipe peut obtenir tout type de travail et communication effectuée. Lorsque vous créez un compte, vous choisissez les types d’applications que vous souhaitez utiliser pour divers objectifs commerciaux, tels que les RH, la gestion, les ventes, l’informatique, etc. Si aucune application ne correspond à vos besoins, vous pouvez la créer ou simplement utiliser l’une des applications existantes comme point de départ et en modifier certaines parties.

Un autre exemple est Asana. Asana a commencé comme un outil de gestion des tâches, mais qui a grandi pour inclure d’excellentes options pour gérer les flux de travail, les idées, les projets, etc.

Basecamp fait également partie des meilleures applications polyvalentes. C’est l’une des applications les plus puissantes en matière de équilibrer la gestion du travail et la communication. De plus, il ya beaucoup de flexibilité sur ce que vous utilisez Basecamp pour. Vous pouvez gérer des projets ou des travaux hors projet. C’est aussi un endroit idéal pour avoir des discussions asynchrones avec des collègues internes ainsi qu’avec des partenaires extérieurs, tels que des sous-traitants et des clients. Tout dépend de ce que vous devez faire avec l’outil.

Meilleur Liste de tâches collaborative

Todoist est le gagnant du choix des éditeurs PCMag pour les applications de liste de tâches, mais c’est aussi un outil de collaboration très précieux si votre équipe a besoin d’un outil peu coûteux qui aide un groupe de personnes Notez, hiérarchisez et gérez tout ce dont ils ont besoin.

Qu’est-ce qui rend Todoist meilleur que les autres applications collaboratives à faire? Pour commencer, il propose des applications pour toutes les plates-formes majeures qui fonctionnent toutes de manière fiable et se synchronisent sans effort. De plus, Todoist vous offre une tonne d’outils pour organiser les tâches, telles que les classements de priorité et les libellés, sans créer une interface encombrée. Cela permet à l’application d’être facile à utiliser et très accessible aux nouveaux arrivants.

Idéal pour travailler avec Bases de données

Deux applications de cette liste se spécialisent dans la modification de la façon dont vous gérez et interagissez avec h bases de données relationnelles. Ce sont Airtable et Smartsheet.

Avant que le mot «base de données» ne vous détourne, sachez simplement qu’Airtable est un outil de collaboration entièrement accessible avec une variété d’utilisations. Vous pouvez le configurer pour gérer des informations, comme un calendrier éditorial ou tout type de collection, comme un inventaire ou une collection de disques vinyle personnelle.Vous pouvez l’utiliser pour suivre et surveiller le travail tout au long d’un processus ou d’un flux de travail, où un travail passe d’une personne à une autre pour des modifications ou des approbations, etc. Il est étonnamment facile à utiliser, hautement personnalisable et carrément polyvalent.

Smartsheet est une autre application qui vous permet de travailler avec des bases de données relationnelles, même si elle est un peu plus robuste que Airtable. Chez PCMag, nous recoupons Smartsheet sous un logiciel de gestion de projet car il peut le faire aussi. Ce qui rend Smartsheet puissant, cependant, c’est sa prise en charge des automatisations, quelque chose comme «quand X se produit, fais Y». Par exemple, « lorsque de nouvelles informations arrivent via un formulaire d’admission client, alertez le chef d’équipe et attribuez automatiquement au membre junior de l’équipe une tâche à suivre avec le nouveau client dans les trois jours ». En utilisant cet exemple, vous pouvez configurer une règle dans Smartsheet afin que dès qu’un formulaire d’admission client arrive, le reste se produise automatiquement. Lorsque vous automatisez des tâches par cœur, cela permet à l’équipe de gagner du temps qu’elle peut consacrer à des tâches plus importantes.

Idéal pour Kanban

Kanban est un système de travail utilisé dans divers domaines , bien qu’il soit particulièrement populaire parmi les développeurs de logiciels et autres types de techniciens. Sans trop expliquer le kanban, il utilise un tableau et des cartes sur ce tableau pour représenter des tâches ou des idées. Le tableau contient des colonnes et chaque colonne est (généralement) une étape ou une étape du processus de travail. Vous pouvez donc avoir un tableau avec les colonnes À faire, À faire, À faire. Vous notez toutes les tâches à effectuer et les placez dans la colonne À faire. Lorsque vous démarrez une tâche (symbolisé par une carte qui contient le nom de la tâche et d’autres détails à son sujet), vous déplacez sa carte dans la colonne Faire. Lorsque vous avez terminé, vous mettez la carte dans la colonne Terminé.

Trello est l’un des les outils Kanban les plus conviviaux du marché. Tout le monde peut créer un compte et commencer à l’utiliser rapidement. Il n’est pas particulièrement riche en fonctionnalités. t de la boîte, mais avec un compte payant, vous pouvez choisir des Powerups, ou des fonctionnalités complémentaires, pour le rendre plus puissant.

De nombreuses applications de collaboration ont commencé à ajouter des vues Kanban afin que vous ayez toujours la possibilité de travaillez en kanban si vous le souhaitez. Asana, Zoho Projects, Teamwork et même Todoist ont tous une sorte de fonction de tableau maintenant.

La culture est la clé

Un point important à propos de tous les outils de collaboration et de communication est qu’ils doivent avoir une culture d’entreprise derrière eux. Lancer un nouvel outil sur un groupe de personnes et leur dire de l’utiliser à la place du courrier électronique ne fonctionne pas. Pour commencer à utiliser un outil de collaboration avec succès, tous les acteurs clés de l’équipe doivent y adhérer. Il doit faire partie de la culture.

Lorsque vous utilisez une application de collaboration qui répond à vos besoins et que tout commence à cliquer, vous serez peut-être surpris de voir à quel point votre équipe est devenue plus productive et organisée.