Pour les projets plus importants, je recommande de créer une matrice de traçabilité des exigences. En savoir plus ici:
Matrice de traçabilité des exigences dans la gestion de projet (exemple + modèle)
Processus n ° 2: Comment réduire les exigences et définir la portée
Voici une exigence :
« Le site pmbasics101.com devrait avoir la capacité de collecter des e-mails et d’envoyer un document PDF en retour. »
Que faut-il pour répondre à cette exigence?
- Sélectionnez un fournisseur de services de messagerie.
- Créez un compte.
- Concevez le formulaire pour collecter les e-mails.
- Mettez en œuvre le formulaire conçu.
- Installez le plug-in du fournisseur de service de messagerie.
- Téléchargez le document PDF.
- Activez le formulaire.
- Testez le formulaire.
Il s’agit simplement d’une liste d’actions requises. Si je devais le mettre correctement en tant que livrable et lots de travail, cela aboutirait à:
- Option d’e-mail -in Form
1.1 Rapport sur les fournisseurs de services de courrier
1.2 Conception de formulaire approuvée
1.3 Formulaire d’acceptation sur l’environnement de test
1.4 Rapport de test
Alors, comment faire de cette exigence d’une phrase à la portée réelle du travail?
A) Vous pouvez trouver quelqu’un qui a une expérience ou des connaissances pertinentes
Il peut s’agir de parties prenantes, de clients ou d’externes consultants, experts en la matière ou autres parties.
Donc, votre objectif est de les acquérir auprès de l’équipe de projet ou tout simplement d’entrer en contact pour communiquer. Ils ont peut-être déjà une solution.
Sinon, vous pouvez obtenir des directives ou des conseils. C’est une technique de base que vous appliquerez largement.
B) Effectuer l’analyse du produit
Elle est applicable lorsque vous avez besoin de créer un produit plutôt qu’un service ou un résultat.
Cette technique se concentre sur la décomposition de la valeur du produit. Tout comme WBS le fait avec la portée.
De plus, vous devez analyser le produit d’un point de vue ergonomique et fonctionnel; puis prendre des décisions sur les matériaux ou les processus qui seront conformes aux exigences de performance.
25 Exemples d’analyse de produit
Dans l’ensemble, votre objectif est de définir des livrables tangibles.
C) Utilisez la technique de génération d’alternatives
Cette technique fonctionne bien lorsque vous avez une expertise dans la nature du projet.
Vous devez donc trouver la meilleure solution pour répondre aux exigences. Dans la plupart des cas, vous utiliserez le brainstorming pour trouver les alternatives.
Quel est le but?
Vous devez clairement définir ce qui fait et ce qui ne fait pas partie de la portée du projet.
Processus 3: Gérer la portée du projet avec un logiciel PM
Vous pouvez bien sûr suivre la portée du projet dans n’importe quelle application disponible. Par exemple, Google Drive, Evernote ou MS Word fera l’affaire.
Cependant, il y a de sérieux avantages à utiliser un logiciel de gestion de projet intégré pour tout garder au même endroit.
Idéalement, vous doivent être en mesure de lier les exigences aux livrables du projet.
Ensuite, du livrable aux tâches spécifiques avec des estimations, des risques associés et des défauts.
Par exemple, je peux recommander Paymo. C’est l’une des meilleures applications pour un usage personnel et pour les petits projets. De plus, il dispose d’excellentes capacités de suivi du temps et de facturation.
Processus 4: Comment contrôler la portée du projet
Il ne suffit pas d’identifier 100% de la portée du projet au début . Cela changera à 100% pendant la durée de vie du projet.
Donc, vous avez besoin d’un moyen de surveiller, contrôler et apporter des modifications à la portée.
Le remède est bien connu. C’est une structure de répartition du travail.
Eh bien, vous avez également besoin d’un flux de travail clair pour introduire des changements dans tous les domaines du projet chaque fois que la quantité de travail change.
Cependant, il s’agit d’un processus de gestion des changements intégré.
Alors, quel est le problème?
Vous avez besoin d’un WBS de haute qualité. De plus, vous avez besoin d’une manière non ringarde de décrire la portée du projet. Par conséquent, vous avez également besoin d’une déclaration de portée du projet. Nous en discuterons ci-dessous.
Si vous êtes sur un projet agile, la portée clairement définie de l’incrémentation ou de l’itération est encore plus vitale. Ne pensez pas que l’agilité vous évite de documenter en profondeur le travail à effectuer. Gardez votre Backlog Sprint et vos User Stories en ordre. Appliquez une règle simple: « Un nouveau venu doit comprendre ce qui doit être fait à partir de la description de la User Story. »
Comment valider la portée
De temps en temps, vous devez obtenir un approuver qu’un livrable répond aux attentes des parties prenantes.
Il est essentiel de le faire en continu tout au long du projet.Même si vous dirigez un projet basé sur un plan, rien ne devrait vous empêcher de fournir des incréments de produit pour examen.
Pourquoi en avez-vous besoin?
Vous ne voulez pas tout obtenir les demandes de changement, tous les défauts et les « modifications mineures du projet » à la fin.
Vous vous priverez de l’opportunité d’intégrer réellement un changement dans le projet.
Plus vous vous rapprochez de la clôture du projet, moins il vous restera de temps et de ressources. De plus, les parties prenantes seront moins enclines à négocier des modifications de la portée, du calendrier ou du budget. De plus, elles mettront plus de pression sur l’équipe pour obtenir ce dont ils ont besoin.
Simplement énonçant l’évidence:
Il est très important d’avoir une portée de projet clairement décrite et approuvée dès le début.
livrable ne répond pas aux attentes, il y aura des corrections.
Il est de votre responsabilité de prouver si une correction est une demande de changement et, par conséquent, elle doit être intégrée correctement. Sinon, il s’agit d’un défaut, et vous devez faire amende honorable. Parfois à vos propres frais.
Comment valider la portée avec les clients?
Sur n’importe quel projet, vous pouvez utiliser une réunion de démonstration de type Scrum.
Simplement préparer une courte démonstration du livrable. Expliquez l’état actuel du projet et sa progression. Ensuite, indiquez les défauts connus et les pièces en cours de travail.
Recueillez également les commentaires du client. Plus tard, vous pourrez fournir toute la documentation et les rapports de support requis par vos règles.
En résumé:
Recueillez continuellement les commentaires des parties prenantes. Négocier les conditions de l’introduction de nouvelles demandes de changement. Gardez la base de référence de la portée du projet à jour.
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Pourquoi l’étendue entière La ligne de base est essentielle pour votre projet?
Habituellement, un projet démarre et nous recevons des exigences sous différentes formes.
Par exemple: e-mails, PDF, réunions, maquettes, rapports de bogues, etc. .
Et bien sûr, nous ne préparons pas de charte de projet ou quoi que ce soit de similaire. Mauvaise pratique!
Dans la plupart des cas, nous ne discutons même pas de l’analyse de rentabilisation du projet.
Nous créons généralement une structure de répartition du travail.
Cependant, il n’est utilisé qu’en interne et ne va jamais au client. Ensuite, nous décomposons le travail en activités et estimons le projet. Nous utilisons une technique d’estimation ascendante.
Vient maintenant la première vérification des attentes:
Nous présentons des estimations pour le projet.
Vous voyez, il y a apparemment un manque de transparence ici. Le client ne sait pas quel travail nous avons réellement estimé.
Si l’estimation est proche des attentes du client, il ne va pas fouiller dans les détails. En effet, il est déjà prêt à dépenser autant d’argent et de temps. Il ne veut pas perdre leur temps précieux.
Voici la vérité:
De nombreuses organisations et chefs de projet cachent des inefficacités derrière de tels accords silencieux.
C’est un sujet pour un article séparé, mais c’est la cause profonde de beaucoup de vos problèmes.
Que se passe-t-il ensuite?
Nous commençons l’exécution du projet! Tôt ou tard, le client demandera d’ajouter une autre œuvre.
Après cela, nous trouverons une partie de l’œuvre non identifiée. Plus tard, des problèmes de qualité apparaîtront. Ils prendront beaucoup de temps.
Dans l’ensemble, nous passons une livraison pour découvrir que nous avons fait quelque chose de mal.
Et c’est là que le client nous informe qu’il j’ai oublié quelque chose et il devrait être ajouté dès que possible.
Croyez-moi, vous en faites l’expérience plus d’une fois.
Définition de la ligne de base de la portée
”La ligne de base de la portée est la version approuvée d’un énoncé de champ d’application, d’une structure de répartition du travail (WBS) et de son dictionnaire WBS associé, qui ne peuvent être modifiés que par une procédure formelle de contrôle des modifications et qui sont utilisés comme base de comparaison. » -PMBOK® Guide
Qu’est-ce qu’une déclaration de portée de projet?
Définition de l’énoncé de la portée du projet
La déclaration de la portée du projet est une description narrative d’un produit et de la portée du projet.
Il est utilisé comme une confirmation écrite de ce que votre projet va produire et comment.
Quelle est la clé d’un énoncé de la portée d’un projet valable?
Je pense que vous devez utiliser des termes et un langage que toute partie prenante comprend. Cet élément de base de la portée du projet est principalement destiné au client.
OK, que faut-il inclure?
Justification d’un projet
C’est une brève description de les besoins de l’entreprise. Parfois, une phrase suffit. Le reste doit rester dans une charte de projet
Portée du produit
C’est une description des caractéristiques, traits et fonctionnalités d’un produit ou d’un service que vous allez produire.
Gardez à l’esprit que vous avez collecté les exigences de différentes parties prenantes. Donc, ne supposez pas que tous gardent une trace de chaque exigence. De plus, la quantité de travail requise pour répondre à une exigence n’est pas toujours claire.
C’est le principal endroit pour aligner les attentes des principales parties prenantes.
Vous devez montrer la quantité et la complexité des travaux nécessaires pour répondre à différentes exigences. Par conséquent, mettez le plus d’efforts dans cette section.
Critères d’acceptation
Ce sont les conditions qui doivent être remplies avant que les livrables du projet soient acceptés.
Vous pouvez inclure un niveau acceptable et le nombre de défauts ici également.
Livrables
Il s’agit d’une description de tous les livrables que votre projet produira.
Il peut inclure le produit ou service, documentation de projet, manuels de produit, matériel pédagogique pour votre produit, etc.
Exclusions de projet
Ici, vous devez spécifier ce qui est hors de la portée du projet.
Assez souvent, une partie des parties prenantes veut quelque chose de spécifique. L’autre partie des parties prenantes ou un client ne le prend pas en charge.
Par conséquent, il s’agit d’une situation de conflit. Une fois le conflit résolu et qu’il a été décidé de supprimer quelque chose de la portée du projet, mettez-le ici.
Soyez précis et très clair à ce sujet. Cela vous fera gagner du temps à l’avenir.
Premièrement, vous n’aurez plus à revoir ces exclusions de projets. Les parties prenantes peuvent essayer de les inclure plus tard au cours de l’exécution du projet.
Cependant, à moins que quelque chose ne change radicalement, vous ne devriez pas perdre de temps à examiner les exclusions.
Deuxièmement, à moins que cela ne soit clairement indiqué, quelqu’un peut attendez-vous toujours que vous le livriez. Ne nourrissez pas de fausses attentes. Il sera plus facile de remettre le projet à la fin.
Contraintes
Tout ce qui vous empêche de livrer le produit efficacement doit être indiqué ici.
Hypothèses
Ce sont les incertitudes qui n’ont pas pu être clarifiées pour le moment.
Vous devez en accepter certaines lors de la planification. Si une hypothèse s’avère invalide, vous aurez le droit de modifier le plan du projet.
Un client doit approuver l’énoncé de la portée du projet. En fait, il s’agit d’un accord formel et mutuel.
De plus, il déclare que vous vous engagez à fournir les résultats décrits sous l’hypothèse définie et avec des contraintes claires. D’autre part, le client accepte d’accepter le résultat spécifié.
Cela ne signifie pas que nous ne pouvons pas modifier la portée du projet. Non. Cela signifie que pour apporter un changement, nous devons modifier l’accord.
Organiser la portée du projet avec WBS
WBS est une partie obligatoire de la base de référence de la portée pour tous les projets. Large ou petit. Agile ou planifié.
Il existe déjà un guide complet sur une structure de répartition du travail sur les bases de la gestion de projet. Je ne vais pas le répéter ici.
Il n’y a qu’un seul point crucial sur lequel je veux insister:
Les livrables décrits dans l’énoncé de la portée du projet doivent entrer dans WBS tels quels. Assurez la cohérence des livrables tout au long du projet.
Mettez tout ce que vous savez dans le dictionnaire WBS
Le dictionnaire WBS est un document qui décrit le travail à effectuer pour chaque lot de travail.
En tant que PM moderne, je dirais qu’il devrait faire partie d’un système de suivi des tâches. La plupart des logiciels de gestion de projet vous permettent de conserver ces informations au même endroit.
Par conséquent, je ne vous suggère pas de créer un document séparé. La maintenance du dictionnaire WBS demande beaucoup de travail. Recherchez des solutions intégrées.
Vous pouvez inclure toute information qui spécifie un composant dans le WBS. Par exemple, le dictionnaire WBS peut inclure:
- Description du travail
- Hypothèses et contraintes
- Personnes ou organisations responsables
- Jalons
- Activités associées
- Ressources nécessaires
- Estimations des coûts ou budget
- Critères d’acceptation
- Références à d’autres documents
Donc, tout ce qui convient à vos besoins et vous aide à intégrer WBS dans d’autres processus.
Obtenir le modèle de plan de gestion de mon périmètre
Obtenez le modèle et découvrez enfin ce qui se passe dans un plan de gestion de la portée – parce que personne n’enseigne réellement comment le créer. Vous pouvez rapidement l’adapter à votre projet et être sûr que vous avez couvert les processus critiques. (Ou cela peut simplement vous aider à comprendre la gestion de l’étendue)
Obtenir le modèle
Conclusion
« Il n’y a pas de vent qui souffle droit pour le marin qui ne sait pas où se trouve le port. »
Vous ne pouvez pas mener le projet à un aboutissement sans savoir ce qui doit être fait.
Encore une fois, je tiens à souligner ce point.
Même si vous êtes dans l’environnement Agile et la portée n’est pas clairement définie pour l’ensemble du projet, vous devez toujours planifier un moyen de définir, gérer, suivre et modifier la portée du projet.
Les deux pour un niveau d’itération et le résultat final du projet.
Je recommande également de lire:
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