Martha travaille pour un avocat qui utilise beaucoup le suivi des modifications lorsqu’il travaille avec des clients. Il est ennuyé de devoir désactiver le formatage des pistes tout le temps. (Il ne veut pas que de simples modifications de mise en forme soient suivies.) De plus, lorsqu’il transmet le document à un client (par e-mail), s’il ne sait pas comment désactiver le suivi des modifications de mise en forme, le document renvoyé est toujours plein de changements de formatage suivis. Martha se demande s’il existe un moyen de désactiver définitivement le suivi des modifications de mise en forme.

Lorsque vous activez le suivi des modifications dans Word, le programme suit de nombreuses modifications que vous effectuez. Une catégorie de modifications qu’il peut suivre est celle du formatage. Heureusement, vous pouvez contrôler les types de modifications que Word suit réellement. C’est ce que fait Martha: elle désactive une catégorie spécifique de modifications (mise en forme) afin que Word ne les suit pas; il ne suit que les autres types de modifications.

Comment vous ajustez les catégories de modifications que Word les pistes varient en fonction de la version de Word que vous utilisez. Pour désactiver le suivi de la mise en forme, procédez comme suit si vous utilisez Word 2007 ou Word 2010:

1. Assurez-vous que l’onglet Révision du ruban s’affiche.
2. Cliquez sur la flèche vers le bas sous l’outil Suivi des modifications (dans le groupe Suivi), puis cliquez sur Modifier les options de suivi. Word affiche la boîte de dialogue Options de suivi des modifications. (Voir la figure 1. )



Figure 1. La boîte de dialogue Options de suivi des modifications.

3. Décochez la case Suivre la mise en forme .
4. Cliquez sur OK.

Si vous utilisez Word 2013, suivez plutôt ces étapes:

1. Assurez-vous que l’onglet Révision de le ruban s’affiche.
2. Cliquez sur la petite icône dans le coin inférieur droit du Tr groupe d’accrochage. Word affiche la boîte de dialogue Options de suivi des modifications.
3. Cliquez sur le bouton Options avancées. Word affiche la boîte de dialogue Options avancées de suivi des modifications. (Voir la figure 2.)



Figure 2. La boîte de dialogue Options avancées de suivi des modifications dans Word 2013.

4. Décochez la case Suivre le formatage.
5. Cliquez sur OK pour fermer la boîte de dialogue Options avancées de suivi des modifications.
6. Cliquez sur OK pour fermer la boîte de dialogue Options de suivi des modifications.

Enfin, si vous utilisez Word 2016 ou une version ultérieure du programme (y compris la version fournie avec Office 365), procédez comme suit:

1. Assurez-vous que le L’onglet Révision du ruban s’affiche.
2. Cliquez sur l’outil de suivi. Word affiche les options du groupe Suivi.
3. Cliquez sur la petite icône dans le coin inférieur droit du groupe Suivi. Word affiche la boîte de dialogue Options de suivi des modifications.
4. Cliquez sur le bouton Options avancées. Word affiche la boîte de dialogue Options avancées de suivi des modifications. (Voir la figure 3.)



Figure 3. La boîte de dialogue Options avancées de suivi des modifications dans Word 2016.

5. Décochez la case Suivre le formatage.
6. Cliquez sur OK pour fermer la boîte de dialogue Options avancées de suivi des modifications.
7. Cliquez sur OK pour fermer la boîte de dialogue Options de suivi des modifications.

Jusqu’ici, tout va bien. Droit? Eh bien pas vraiment. Le problème est que ce paramètre n’est pas toujours figé. Certaines personnes disent que le changement voyagera avec le document, tandis que d’autres disent que ce n’est pas le cas. D’autres encore disent que la modification sera réinitialisée si vous désactivez le suivi des modifications, puis réactivez-le.

D’après ce que j’ai pu déterminer, la persistance de ce paramètre variera en fonction de la version de Word que vous utilisez. Par conséquent, si la modification est persistante pour les documents de votre système, une fois que vous avez envoyé le document à quelqu’un d’autre et s’il utilise une version différente de Word, vous pouvez récupérer un document dont le paramètre est réactivé et toutes les modifications de mise en forme sont marquées. Cela peut être très frustrant.

D’après mon expérience, vous devez adopter une approche en trois volets. Tout d’abord, vous devez ouvrir votre modèle Normal et décocher la case Suivre le formatage Une fois que vous avez apporté la modification et enregistré le modèle Normal, tous les futurs documents que vous créerez basés sur ce modèle ne pourront plus suivre les modifications de mise en forme lorsque le suivi des modifications est activé. (Ceci ne s’applique, bien sûr, que si votre version de Word ne réinitialise pas la case à cocher Suivre la mise en forme lorsque vous activez et désactivez le suivi des modifications.)

La deuxième chose à faire est d’ouvrir tout les documents existants et assurez-vous que le paramètre est désactivé pour ces documents. (La modification que vous avez apportée au modèle Normal n’affectera pas les documents créés précédemment; elle n’affectera que les nouveaux documents créés après la modification.) De toute évidence, cette étape peut prendre un certain temps à faire si vous avez pas mal de documents.

La troisième chose que vous devez faire est de vous débarrasser de toutes les modifications de mise en forme suivies qui peuvent apparaître lorsque vous recevez un document de quelqu’un d’autre.Ceci est nécessaire, encore une fois, car vous n’avez aucun contrôle sur la configuration du système de cette personne. Vous pouvez supprimer uniquement le formatage suivi en procédant comme suit:

1. Afficher l’onglet Révision du ruban.
2. Dans le groupe Suivi, cliquez sur la liste déroulante Afficher les annotations. Word affiche une liste des catégories de modifications qu’il peut afficher.
3. Décochez tout sauf la mise en forme .
4. Cliquez sur la flèche vers le bas sous l’outil Accepter, dans le groupe Modifications. Word affiche différentes manières d’accepter les modifications.
5. Choisissez Accepter toutes les modifications affichées. Toutes les modifications de mise en forme (ce qui est tout ce qui est affiché à cause de l’étape 3) sont acceptées. (Ne sélectionnez pas Accepter toutes les modifications dans le document; cela accepterait toutes les modifications, qu’elles soient affichées ou non.)
6. Encore une fois, cliquez sur la liste déroulante Afficher le balisage.
7. Assurez-vous que toutes les cases à cocher sont cochées.

Le résultat de ces étapes est que vous ne verrez que dans le document tous les changements sauf f ormatting change – comme vous le souhaitez. L’inconvénient est que vous devrez le faire sur tous les documents que vous recevrez des autres, maintenant et pour toujours.

Il existe des approches macro-basées que vous pouvez suivre, si vous le souhaitez. Ajout d’un simple AutoOpen macro à tous vos documents peut être un gain de temps énorme à long terme:

Sub AutoOpen() ActiveDocument.TrackFormatting = FalseEnd Sub

Cette simple macro désactive le suivi de la mise en forme chaque fois que le document est ouvert. fonctionnera même avec les documents que vous envoyez à d’autres, à condition qu’ils ne désactivent pas les macros lorsqu’ils ouvrent votre document.

Vous aurez besoin d’une macro différente pour vous débarrasser de tout formatage suivi qui pourrait apparaître dans les documents que vous recevoir des autres. Ce qui suit fera l’affaire:

Sub AcceptChangedFormatting() Dim r As Revision For Each r In ActiveDocument.Revisions If Left(r.FormatDescription, 10) = "Formatted:" Then r.Accept Next rEnd Sub

Vous pouvez attribuer cette macro à une touche de raccourci ou à un bouton du QAT. invoqué, toutes les modifications de mise en forme dans le document sont immédiatement acceptées et vous pouvez ensuite continuer à travailler avec d’autres modifications qui ont été suivies dans le document.