Dans l’entreprise monde, une relation professionnelle peut apporter un partenariat à long terme ou vous aider à fidéliser vos clients. En ce qui concerne la rédaction de lettres commerciales, vous devez commencer par une salutation appropriée. La plupart des gens savent qu’il faut terminer une lettre par «sincèrement» ou «meilleurs vœux», mais comment commencer une lettre? Que vous envoyiez une lettre de motivation ou un e-mail, la salutation professionnelle doit toujours être incluse!
Pour vous aider à adresser une lettre commerciale, qu’elle soit formelle ou informelle, nous avons préparé une liste de trucs et astuces utilisés par les professionnels les spécialistes du marketing par courrier électronique, les DSI et les employés de bureau. Une lettre commerciale formelle différera d’une lettre personnelle de diverses manières. Commençons par quelques recommandations utiles sur la façon de traiter une enveloppe commerciale.
Cette communication professionnelle serait-elle plus personnelle qu’un appel téléphonique? Consultez notre article sur la façon de parler professionnellement au téléphone.
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5 éléments à inclure pour adresser correctement une lettre
Vous voulez vous assurer que votre lettre de remerciement parvient au destinataire attendu? Ensuite, vous devez adresser correctement l’enveloppe. Il existe plusieurs règles standard à suivre, en particulier lorsque vous envoyez une lettre à une grande entreprise avec différents services.
Si vous souhaitez que l’enveloppe parvienne à la personne dont vous avez besoin, incluez toutes les informations nécessaires en suivant les étapes suivantes:
1. Coordonnées. Si vous n’utilisez pas d’enveloppes pré-imprimées, indiquez votre nom , le nom, le titre et l’adresse de l’entreprise dans le coin supérieur gauche.
2. Le nom d’un destinataire. Imprimez-le sur la ligne supérieure du bloc d’adresse. Il doit être centré au milieu de l’enveloppe, quelques lignes en dessous de votre adresse.
3. Titre. Si vous connaissez le titre de la personne, écrivez-le sur la ligne suivante. Si vous ne disposez pas de ces informations, indiquez le nom du département à la place.
4. Nom de l’entreprise. Dans la ligne suivante, mentionnez le nom de l’entreprise ou de l’organisation où travaille la personne. Sans ces informations sur l’enveloppe, votre lettre peut paraître moins professionnelle ou ne pas être livrée au destinataire.
5. Adresse postale exacte. L’adresse de l’entreprise doit être placée sur une seule ligne. S’il est trop long, écrivez l’adresse sur deux lignes différentes. Dans ce cas, insérez le nom de la rue dans la première ligne d’adresse.
( 805S – Unit; Arlington boulevard – Street name; Apt 1A – Apartment; Arlington – City; VA – Virginia State)
Trouvez quelques autres exemples d’adressage d’enveloppes et entraînez-vous à écrire votre adresse pour comprendre à quels peut faire des erreurs. Bien sûr, peu de gens envoient aujourd’hui des lettres dans des enveloppes; cependant, la correspondance commerciale en dépend toujours.
Suivez ces astuces pour adresser une lettre de manière professionnelle.
Comment adresser une lettre formelle
Voici un guide étape par étape qui va vous aider à maîtriser l’art de la correspondance officielle et à améliorer vos compétences en rédaction. Découvrez comment choisir la meilleure lettre de salutation commerciale.
Mettez vos coordonnées en haut
Si vous voulez qu’un destinataire sache rapidement qui vous êtes et comment vous répondre, n’oubliez pas d’ajouter vos coordonnées. C’est extrêmement important, surtout si vous ne voulez pas perdre l’occasion d’entendre la personne que vous écrivez.
Il y a beaucoup de gens qui ne prêtent pas l’attention nécessaire pour adresser correctement une lettre de motivation. Ils se rendent compte trop tard quand une chance d’obtenir un emploi de rêve est perdue.
Mentionnez la date
C’est une étape très facile. Vérifiez simplement un calendrier une fois de plus et ne vous trompez pas.
Écrivez l’adresse du destinataire
C’est un détail simple mais toujours crucial. Placez l’adresse de la personne dans le coin supérieur gauche de la lettre, quelques lignes sous la ligne de date.Voici un exemple utile que vous pouvez utiliser pour formater correctement votre lettre commerciale:
Mettez une salutation
Que vous prépariez une lettre de référence ou rédigiez un e-mail professionnel, les salutations formelles sont essentielles pour tous les types de correspondance en ligne et hors ligne. Examinons donc de plus près certains des principaux problèmes auxquels vous pourriez être confronté en choisissant le bon message d’accueil.
Tout d’abord, gardez cette partie aussi simple que possible. N’utilisez pas de « Hey! » Informel, à la place, optez pour des lettres de bienvenue éprouvées:
« Cher Monsieur ou Madame,… »
« Cher Monsieur ou Madame,… »
« Bonjour,… »
« Salut,… »
Bien que « Cher » semble trop formel et un peu démodé de nos jours, il est toujours parfait pour une lettre de démission, un CV ou une lettre d’intérêt. Si vous connaissez le sexe de votre destinataire, utilisez « Cher » suivi du titre d’une personne (M., Mme) et de son nom de famille:
« Chère Mme Partridge,… »
Si vous ne connaissez qu’un nom complet, utilisez-le sans titre. C’est à la fois formel et non sexiste:
« Chère Monica Partridge,… »
Comment s’adresser à une femme si vous ne savez pas si elle est mariée? La réponse est simple: évitez les titres qui spécifient l’état matrimonial. Au lieu de «Mme», utilisez toujours «Mme». Si une femme a un titre professionnel – Dr., Prof., Officier, etc., choisissez-le à la place.
Vous voulez rester au courant des dernières tendances en matière de lettres commerciales? Consultez notre article « Les 5 entreprises professionnelles les plus populaires Formats de lettre ».
Comment adressez-vous un e-mail à quelqu’un que vous connaissez à peine? Le nom de votre destinataire peut ne pas être distinct, principalement si vous écrivez à quelqu’un qui travaille dans l’organisation avec laquelle vous n’avez jamais travaillé. Pour découvrir qui est censé lire votre lettre, faites une petite enquête.
Vous pouvez toujours appeler l’entreprise et demander ces informations. Une autre approche pratique consiste à effectuer une recherche en ligne via Facebook ou LinkedIn. Quelle que soit la solution qui vous convient le mieux, évitez d’utiliser ces courriers électroniques professionnels:
« À qui cela peut concerner,… »
« Cher Monsieur / Madame,… ».
Si vous vous demandez comment adresser une lettre de remerciement à plusieurs destinataires, optez pour « Salut tout le monde… » C’est toujours un excellent message d’accueil pour tous les formats de lettre commerciale. Vous voulez faire une bonne première impression après tout .
N’oubliez pas le signe deux-points ou une virgule
En écrivant un message d’accueil, mettez la virgule ou le deux-points à la fin. Certaines personnes pensent que la virgule fonctionne mieux dans la correspondance commerciale. D’autres préfèrent mettre les deux points. Que vaut-il mieux choisir? Cela ne dépend que de vous.
Conclusion
Il existe de nombreux formats de lettres formels avec des structures et des objectifs différents. Mais quand il s’agit d’adresser une lettre commerciale, elles se ressemblent toutes. Avec l’enveloppe bien formatée et le message d’accueil sur mesure, vous êtes sur la bonne voie pour correspondre comme un pro.
Vous voulez un peu plus d’aide sur le reste du document? Découvrez notre guide de formatage des lettres commerciales ici. De plus, nous avons rédigé un autre guide sur la façon de commencer une lettre pour vous aider à trouver la ligne d’objet et les premières lignes.
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