Martha työskentelee asianajajan kanssa, joka käyttää seurantamuutoksia paljon työskennellessään asiakkaiden kanssa. Häntä ärsyttää, kun hänen on lopetettava raidan muotoilu koko ajan. (Hän ei halua yksinkertaisten muotoilumuutosten seuraamista.) Lisäksi, kun hän välittää asiakirjan asiakkaalle (sähköpostitse), jos he eivät tiedä, miten muotoilumuutosten seuranta poistetaan käytöstä, palautettu asiakirja on aina täynnä seurattuja muotoilumuutoksia. Martha miettii, voiko jollain tavalla poistaa muotoilumuutosten seurannan käytöstä ikuisesti.

Kun otat Seuraa muutosten seuranta Wordissa -ohjelmaa, ohjelma seuraa paljon tekemiäsi muutoksia. Yksi muutosten luokka, jota se voi seurata, ovat muutokset muotoiluun. Onneksi voit hallita muutostyyppejä, joita Word todella seuraa. Näin Martha tekee – hän kytkee pois tietyn luokan muutoksista (muotoilut), jotta Word ei seuraa niitä; se seuraa vain muun tyyppisiä muutoksia.

Kuinka muutat Wordin muutosten luokkia kappaleet vaihtelevat käyttämäsi Wordin version mukaan. Jos haluat poistaa muotoilun seurannan käytöstä, noudata näitä ohjeita, jos käytät Word 2007: tä tai Word 2010:

1. Varmista, että Tarkista-välilehti .
2. Napsauta Ruudun muutokset -työkalun alla olevaa nuolta (Seuranta-ryhmässä) ja napsauta sitten Muuta seurantavaihtoehtoja. Word tuo esiin Raidan muutosvalinnat -valintaikkunan. (Katso kuva 1. )



Kuva 1. Jäljitä muutokset -valintaikkuna.

3. Poista Jäljen muotoilu -valintaruudun valinta .
4. Napsauta OK.

Jos käytät Word 2013: tä, noudata seuraavia ohjeita:

1. Varmista, että valintanauha näytetään.
2. Napsauta Tr-kirjaimen oikeassa alakulmassa olevaa pientä kuvaketta kohtaava ryhmä. Word näyttää Jäljitä muutokset -valintaikkunan.
3. Napsauta Lisäasetukset-painiketta. Word tuo näkyviin Muutosten lisäasetukset -valintaikkunan. (Katso kuva 2.)



Kuva 2. Word 2013: n Kehittyneet seurantamuutokset -valintaikkuna.

4. Tyhjennä Seurannan muotoilu -valintaruudun valinta.
5. Sulje Kehityksen seurannan lisäasetukset -valintaikkuna napsauttamalla OK.
6. Sulje Seuraa muutosten asetukset -valintaikkuna valitsemalla OK.

Jos käytät lopuksi Word 2016: ta tai uudempaa versiota ohjelmasta (mukaan lukien Office 365: n mukana toimitettu versio), toimi seuraavasti:

1. Varmista, että Valintanauhan tarkastelu-välilehti tulee näkyviin.
2. Napsauta Seurantatyökalua. Word näyttää Seurantaryhmän asetukset.
3. Napsauta pientä kuvaketta Seurantaryhmän oikeassa alakulmassa. Word näyttää Jäljitä muutokset -valintaikkunan.
4. Napsauta Lisäasetukset-painiketta. Word tuo näkyviin Muutosten lisäasetukset -valintaikkunan. (Katso kuva 3.)



Kuva 3. Word 2016: n Kehittyneet seurantamuutokset -valintaikkuna.

5. Tyhjennä Seurannan muotoilu -valintaruudun valinta.
6. Sulje Kehityksen seurannan lisäasetukset -valintaikkuna napsauttamalla OK.
7. Sulje Seuraa muutosten asetukset -valintaikkuna valitsemalla OK.

Toistaiseksi niin hyvä. Eikö? No eipä oikeastaan. Ongelmana on, että tämän asetuksen tekeminen ei ole aina tahmeaa. Jotkut sanovat, että muutos kulkee asiakirjan mukana, toisten mukaan se ei. Toiset taas sanovat, että muutos nollautuu, jos poistat muutosten seurannan käytöstä ja kytket sen sitten uudelleen päälle.

Tämän asetuksen pysyvyys vaihtelee sen mukaan, mistä olen pystynyt selvittämään. Käyttämäsi sana. Jos siis muutos jatkuu järjestelmässäsi olevissa asiakirjoissa, kun lähetät asiakirjan jollekin muulle ja jos he käyttävät eri Word-versiota, saatat saada takaisin asiakirjan, jonka asetus on kytketty uudelleen päälle. ja kaikki muotoilumuutokset on merkitty. Tämä voi olla hyvin turhauttavaa.

Kokemukseni mukaan sinun on noudatettava kolmivaiheista lähestymistapaa. Ensin sinun on avattava Normal-malli ja tyhjennettävä Seuraa muotoilua -valintaruutu Kun olet tehnyt muutoksen ja tallentanut Normal-mallin, kaikki kyseiseen malliin perustuvat tulevat luomasi asiakirjat eivät seuraa raidan muotoilua, kun Track Changes on päällä. (Tämä pätee tietysti vain, jos Word-versiosi ei nollaa Raidan muotoilu -valintaruutua, kun muutosten seuranta otetaan käyttöön ja pois käytöstä.)

Toinen asia, jonka sinun on tehtävä, on avata kaikki olemassa olevia asiakirjoja ja varmista, että asetus on poistettu käytöstä näille asiakirjoille. (Normaalimalliin tekemäsi muutos ei vaikuta aiemmin luotuihin asiakirjoihin; se vaikuttaa vain uusiin asiakirjoihin, jotka on luotu muutoksen tekemisen jälkeen.) Ilmeisesti tämä vaihe saattaa kestää jonkin aikaa, jos sinulla on melko vähän asiakirjoja.

Kolmas asia, jonka sinun on tehtävä, on päästä eroon kaikista seuratuista muotoilumuutoksista, joita saattaa ilmetä, kun vastaanotat asiakirjan joltakin muulta.Tämä on välttämätöntä jälleen kerran, koska sinulla ei ole hallintaa henkilön järjestelmän määrityksistä. Voit päästä eroon vain seuratusta muotoilusta seuraavasti:

1. Näytä tarkistus -välilehti Napsauta Seuranta-ryhmässä avattavaa Näytä merkintä -luetteloa. Word näyttää luettelon muutosryhmistä, joita se voi näyttää.
2. Poista valinta paitsi muotoilu .
3. Napsauta alanuolta Hyväksy-työkalun alla Muutokset-ryhmässä. Word näyttää muutamia tapoja hyväksyä muutokset.
4. Valitse Hyväksy kaikki näytetyt muutokset. Kaikki muotoilumuutokset (mikä on kaikki, mitä näytetään vaiheen 3 takia) hyväksytään. (Älä valitse Hyväksy kaikki muutokset asiakirjaan; se hyväksyisi kaikki muutokset riippumatta siitä, näytetäänkö ne.)
5. Napsauta uudelleen Näytä merkintä -pudotusvalikko.
6. Varmista, että kaikki valintaruudut on valittu.

Näiden vaiheiden seurauksena näet vain asiakirjassa. kaikki muutokset paitsi f tai muutosten tekeminen – aivan kuten haluat. Tämän haittapuoli on, että sinun on tehtävä se kaikilla muilta saamillasi asiakirjoilla nyt ja ikuisesti.

Voit käyttää makropohjaisia lähestymistapoja, jos haluat. Lisää yksinkertainen automaattinen avaus Kaikkien asiakirjojesi makro voi olla valtava ajansäästäjä pitkällä aikavälillä:

Sub AutoOpen() ActiveDocument.TrackFormatting = FalseEnd Sub

Tämä yksinkertainen makro poistaa muotoilun seurannan käytöstä aina, kun asiakirja avataan. toimii jopa muille lähettämiesi asiakirjojen kanssa edellyttäen, että he eivät poista makroja käytöstä, kun he avaavat asiakirjan.

Tarvitset toisen makron päästäksesi eroon kaikista seuratuista muotoiluista, jotka saattavat näkyä asiakirjoissa vastaanottaa muilta. Seuraava tekee temppun:

Sub AcceptChangedFormatting() Dim r As Revision For Each r In ActiveDocument.Revisions If Left(r.FormatDescription, 10) = "Formatted:" Then r.Accept Next rEnd Sub

Voit määrittää tämän makron pikanäppäimelle tai QAT: n painikkeelle. Kun se on kutsutaan, kaikki asiakirjan muotoilumuutokset hyväksytään välittömästi ja voit jatkaa työskentelyä muiden asiakirjassa seurattujen muutosten kanssa.