Henkilöstöosastojen tehtävä on hallinnollinen ja yhteinen kaikille organisaatioille. Organisaatioilla voi olla virallinen valinta-, arviointi- ja palkanlaskuprosessi. ”Inhimillisen pääoman” hallinta on edennyt pakolliseksi ja monimutkaiseksi prosessiksi. HR-toiminto koostuu nykyisten työntekijätietojen seurannasta, joka sisältää perinteisesti henkilökohtaiset historiatiedot, taidot, kyvyt, saavutukset ja palkan. Tämän hallinnollisen toiminnan manuaalisen työmäärän vähentämiseksi organisaatiot alkoivat automatisoida monia näistä prosesseista ottamalla käyttöön erikoistuneita henkilöstöhallintojärjestelmiä.
Henkilöstöjohtajat luottavat sisäisiin tai ulkoisiin IT-ammattilaisiin integroidun HRMS: n kehittämisessä ja ylläpitämisessä. . Ennen kuin asiakas-palvelinarkkitehtuurit kehittyivät 1980-luvun lopulla, monet HR-automaatioprosessit siirrettiin suurkoneisiin, jotka pystyivät käsittelemään suuria määriä datatapahtumia. Omien ohjelmistojen ostamiseen tai ohjelmointiin tarvittavan suuren pääomasijoituksen seurauksena nämä sisäisesti kehitetyt HRMS rajoittuivat organisaatioihin, joilla oli paljon pääomaa. Asiakaspalvelin, sovelluspalveluntarjoaja ja ohjelmistot palveluna (SaaS) tai henkilöstöhallintajärjestelmät tulivat mahdollistamaan tällaisten järjestelmien korkeamman hallinnollisen hallinnan. Tällä hetkellä henkilöstöhallintojärjestelmiin kuuluu yleensä:
- henkilöstön säilyttäminen
- palkkaaminen
- lennolle pääsy & Ulkomailla purkaminen
- Hallinto
- Palkkasumman hallinta
- Työntekijöiden etujen seuranta ja hallinta
- Henkilöstösuunnittelu
- Rekrytointi / oppimisen hallinta
- Suorituskyvyn hallinta ja arvioinnit
- Työntekijöiden itsepalvelu
- Aikataulu- ja vuorotteluhallinta
- Poissaolojen hallinta
- Poistu hallinta
- Raportointi ja analytiikka
- Työntekijöiden uudelleensijoittaminen
- Valituksen käsittely ennakkotapauksia noudattaen
Palkkahallintamoduuli automatisoi palkkaprosessin keräämällä tietoja työntekijöiden työajasta ja läsnäolosta, laskemalla erilaisia vähennyksiä ja veroja sekä tuottamalla säännöllisiä palkkasekkejä ja veroraportteja. Tiedot syötetään yleensä henkilöresursseista ja ajanottomoduuleista automaattisen talletuksen ja manuaalisen shekin kirjoittamisen ominaisuuksien laskemiseksi. Tämä moduuli voi kattaa kaikki työntekijöihin liittyvät tapahtumat ja integroitua olemassa oleviin taloushallintojärjestelmiin.
Aika- ja läsnäolomoduuli kerää vakioidut aika- ja työhön liittyvät ponnistelut. Edistyneimmät moduulit tarjoavat laajan joustavuuden tiedonkeruumenetelmissä, työnjako-ominaisuuksissa ja tietojen analysointiominaisuuksissa. Kustannusanalyysi ja tehokkuustiedot ovat ensisijaisia toimintoja.
Etuuksien hallintamoduuli tarjoaa organisaatioille järjestelmän hallita ja seurata työntekijöiden osallistumista etuusohjelmiin. Näihin kuuluvat tyypillisesti vakuutukset, korvaukset, voitonjako ja eläkkeelle siirtyminen.
Henkilöstöhallintomoduuli on osa, joka kattaa monia muita henkilöstöasioita sovelluksesta eläkkeelle siirtymiseen. Järjestelmä tallentaa perustiedot väestö- ja osoitetiedoista, valinnasta, koulutuksesta ja kehittämisestä, valmiuksien ja taitojen hallinnasta, korvausten suunnittelusta ja muista vastaavista toiminnoista. Johtavat järjestelmät tarjoavat mahdollisuuden ”lukea” sovelluksia ja syöttää asiaankuuluvia tietoja soveltuviin tietokantakenttiin, ilmoittaa työnantajille ja tarjota sijainnin hallintaa ja paikannusta. Henkilöstöhallintoon kuuluu organisaation työntekijöiden rekrytointi, sijoittaminen, arviointi, palkitseminen ja kehittäminen. Aluksi yritykset käyttivät tietokonepohjaisia tietojärjestelmiä:
- tuottamaan palkkakirjoja ja palkkaraportteja;
- pitämään henkilöstötietoja;
- harjoittamaan lahjakkuuden hallintaa.
Online-rekrytoinnista on tullut yksi ensisijaisista menetelmistä, joita henkilöstöosastot käyttävät potentiaalisten ehdokkaiden hankkimiseksi organisaation käytettävissä oleviin tehtäviin. Lahjakkuudenhallintajärjestelmät tai rekrytointimoduulit tarjoavat integroidun palkkausratkaisun HRMS: ään, joka tyypillisesti sisältää:
- henkilöstön käytön analysoinnin organisaatiossa;
- potentiaalisten hakijoiden tunnistamisen;
- rekrytointi yritystietojen kautta;
- rekrytointi rekrytointisivustojen tai julkaisujen kautta, jotka markkinoivat sekä rekrytoijille että hakijoille;
- analytiikka palkkaprosessin aikana (aika palkata, vuokrauslähde, liikevaihto);
- vaatimustenmukaisuuden hallinta sen varmistamiseksi, että työpaikkailmoitukset ja ehdokkaiden pääsy työhön noudattavat hallituksen määräyksiä.
Järjestäytyneen rekrytointiponnistuksen ylläpitämisestä aiheutuvat merkittävät kustannukset -julkaiseminen yleisten tai toimialakohtaisten työlautakuntien sisällä ja niiden välillä sekä kilpailukykyisen altistumisen ylläpitäminen käytettävissä olevilla aloilla on johtanut erillisen hakijoiden seurantajärjestelmän (ATS) kehittämiseen.
Koulutusmoduuli tarjoaa järjestelmän organisaatiot hallinnoimaan ja seuraamaan työntekijöiden kursseja kehitystyötä.Järjestelmä, jota kutsutaan yleensä ”oppimisen hallintajärjestelmäksi” (LMS), jos se on erillinen tuote, antaa HR: lle mahdollisuuden seurata työntekijöiden koulutusta, pätevyyttä ja taitoja sekä hahmotella mitä kursseja, kirjoja, CD-levyjä, verkkopohjaista oppimista tai materiaaleja on saatavilla minkä taitojen kehittämiseksi. Kursseja voidaan sitten tarjota päivämääräkohtaisissa istunnoissa, joissa edustajat ja koulutusresurssit kartoitetaan ja hallitaan samassa järjestelmässä. Kehittyneiden LMS-järjestelmien avulla johtajat voivat hyväksyä koulutuksen, budjetit ja kalenterit suorituskyvyn hallinnan ja arviointimittareiden rinnalla.
Työntekijöiden itsepalvelumoduulin avulla työntekijät voivat kysyä henkilöstötietoja ja suorittaa joitain henkilöstösiirtoja järjestelmän kautta. Työntekijät voivat kysellä läsnäolotietoja järjestelmältä pyytämättä tietoja henkilöstöhenkilöstöltä. Moduulin avulla esimiehet voivat myös hyväksyä O.T. pyyntöjä alaisilta järjestelmän kautta ylikuormittamatta tehtävää henkilöstöosastolle.
Monet organisaatiot ovat ylittäneet perinteiset toiminnot ja kehittäneet henkilöstöhallinnon tietojärjestelmiä, jotka tukevat rekrytointia, valintaa, palkkaamista, työharjoittelua, suorituskykyä arvioinnit, työsuhde-analyysit, terveys, turvallisuus ja turvallisuus, kun taas toiset integroivat ulkoistetun hakijoiden seurantajärjestelmän, joka sisältää osan edellä mainituista.
Analytiikkamoduulin avulla organisaatiot voivat lisätä HRMS-toteutuksen arvoa henkilöresursseihin liittyvien tietojen poimiminen käytettäväksi muiden liiketalousalustojen kanssa. Esimerkiksi organisaatiot yhdistävät henkilöstömittarit muihin yritystietoihin tunnistaakseen trendejä ja poikkeavuuksia henkilöstömäärässä ennustamaan paremmin työntekijöiden vaihtuvuuden vaikutusta tulevaan tuotantoon.
HRMS- tai HRIS-tyyppejä on nyt useita joista tyypillisesti ovat paikalliskoneisiin perustuvia ohjelmistopaketteja; toinen päätyyppi on online-pilvipohjainen järjestelmä, johon pääsee verkkoselaimen kautta.
Henkilökunnan koulutusmoduuli antaa organisaatioille mahdollisuuden osallistua, seurata ja hallita työntekijöiden ja henkilöstön koulutusta. Jokainen aktiviteettityyppi voidaan tallentaa yhdessä lisätietojen kanssa. Jokaisen työntekijän tai henkilöstön jäsenen suorituskyky tallennetaan sitten, ja siihen pääsee Analytics-moduulin kautta.
Työntekijöiden uudelleenmääritysmoduuli on HRMS: n äskettäinen lisätoiminto. Tällä moduulilla on siirron, ylennyksen, palkan tarkistamisen, uudelleen nimeämisen, sijaisen, vahvistuksen, palkkatilan muutoksen ja kirjeen muotoiset toiminnot.
