Reubicarse por motivos comerciales puede resultar difícil y costoso para un empleado. Es por eso que los empleadores pagan muchos de los gastos de mudanza de los empleados. A continuación, se muestra cómo funciona el proceso de pago de los gastos de mudanza de los empleados, incluido lo que es deducible para usted como empresa, cómo documentar estos pagos y cómo informarlos. gastos en formularios W-2 para empleados.
Cambios en la ley tributaria y gastos de mudanza
La ley tributaria de 2017 (la Ley de reducción de impuestos y empleos) incluye algunos cambios a las deducciones por gastos de mudanza para empleados, vigente desde el año fiscal 2018 hasta el 2025. Esta ley elimina la deducción por gastos comerciales no reembolsados, incluidos los gastos de mudanza. Eso significa que estos gastos ya no son deducibles para el empleado en el Anexo A. Este cambio también afecta a los propietarios de corporaciones C y corporaciones S que también son empleados de la empresa.
Los reembolsos de su empresa a los empleados por gastos de mudanza se consideran beneficios complementarios. Estos beneficios son salarios sujetos a impuestos para el empleado y deben incluirse para la retención del impuesto sobre la renta federal, FICA (Seguro Social / Medicare) y el impuesto federal por desempleo. Incluso si tiene una política de la empresa que requiere que los empleados realicen un seguimiento de los pagos y devuelvan los montos en exceso, estos pagos aún están sujetos a impuestos para el empleado.
Si su empresa trata al empleado gastos de mudanza como salarios sujetos a impuestos (W-2) para el empleado, su empresa aún puede deducir el costo de estos gastos como un gasto comercial.
Para ser absolutamente claro: a partir de 2018 hasta 2025, todos los gastos de mudanza de los empleados pagados a los empleados por su empresa están sujetos a impuestos para el empleado. El empleado no puede deducir los gastos de mudanza del empleado no reembolsados como gastos varios. Su empresa aún puede deducir estos pagos como gastos comerciales.
Cómo para reembolsar a los empleados los gastos de mudanza
En general, cualquier pago que haga a los empleados está sujeto a impuestos y el pago de los gastos de mudanza de los empleados se considera un beneficio tributable. La ley tributaria de 2017 no cambió esta situación tributaria. Pero eliminó la posibilidad de que los empleadores puedan reembolsar utilizando un plan responsable (que se explica a continuación) para evitar que el empleado pague impuestos sobre la renta sobre estos pagos.
Es una buena idea seguir el proceso del plan responsable para documentar los reembolsos de los empleados, de modo que pueda evitar problemas en una auditoría.
Así es como funciona un plan de reembolso: el empleado paga los gastos y usted los reembolsa. Los gastos deben estar detallados y solo se pueden pagar gastos específicos. Los gastos también deben tener un propósito comercial.
El empleado debe haber pagado o incurrido en gastos mientras prestaba servicios como empleado de su empresa. Es posible que deba documentar que su empresa requiere la mudanza. También hay algunos procedimientos contables que deben seguirse.
- El empleado debe «contabilizar adecuadamente estos gastos dentro de un período de tiempo razonable». Es decir, el empleado debe entregarle recibos de todos los gastos.
- Si le está dando al empleado un anticipo de estos gastos, el empleado debe devolver el dinero excedente dentro de un período de tiempo razonable.
Por ejemplo, supongamos que adelantas $ 5,000 para gastos de mudanza y el empleado te entrega recibos por $ 3,650. El empleado debe darte un cheque por el saldo ($ 1,350). Si no se cumplen todos los criterios para un plan responsable cumplido, el plan no es un plan contable. Y los «reembolsos por gastos no deducibles» (al empleado) y las asignaciones para gastos diversos o no especificados están sujetos a impuestos para el empleado.
Impuestos sobre la nómina y pagos de gastos de mudanza a los empleados
Los gastos de mudanza de los empleados pagados por su empresa, incluso si tiene un plan responsable, están sujetos a retención de impuestos federales sobre la renta, impuestos FICA (Seguro Social y Medicare), e impuestos federales de desempleo.
Debe informar el monto de este beneficio cuando complete el formulario W-2 anual de impuestos r Informe del empleado del año anterior.
Para aclarar cómo se ingresan estos gastos en el formulario W-2 de un empleado. Usaremos el ejemplo anterior, donde el empleado recibe $ 5,000 para gastos de mudanza, tiene recibos por $ 3,650 y se queda con los $ 1,350 restantes. La cantidad que el empleado se queda está sujeta a impuestos para el empleado. Supondremos que este pago se realiza bajo los requisitos para un plan responsable, como se describe anteriormente:
- Los $ 1,350 sujetos a impuestos están incluidos en la casilla 1 del W-2 (y en las casillas 3, 5 y 16, si grava el estado o la ciudad).
- La retención del impuesto sobre la renta federal y estatal y los impuestos FICA deben calcularse para los $ 1,350 imponibles e incluirse en las casillas correspondientes del formulario W-2.
- Debe incluir los $ 3,650 (la cantidad equivalente a la cantidad justificada (por ejemplo, la parte no tributable) en la casilla 12 del Formulario W-2 con el código «L»
Para obtener más detalles sobre cómo funciona, consulte la Publicación 15 del IRS (Circular E).
Cómo otorgar dinero extra a un empleado para mudarse Gastos
Algunas empresas dan a los empleados una cantidad fija para gastos de mudanza, según el tipo de mudanza y la distancia. El pago aún puede ser deducible para su empresa como gasto comercial.
Si desea darle a un empleado el dinero para los gastos de mudanza y dejar que el empleado decida cómo se gastará este dinero, tiene un plan no responsable, de acuerdo con las regulaciones del IRS. En este caso, como se indicó anteriormente , si no desea que el empleado tenga que mostrar recibos, todo el pago está sujeto a impuestos para el empleado como beneficio. Además, el impuesto sobre la renta federal y el impuesto FICA deben retenerse sobre el pago.
En este caso, yo Es posible que desee agregar una cantidad adicional al pago para ayudar al empleado con los impuestos adicionales que deben pagar. Esto se denomina «recaudar» un cheque y se hace para darle al empleado el monto exacto del pago, después de impuestos.
Por ejemplo, si pagarle a un empleado $ 2,000 en gastos de mudanza, puede hacer un cálculo bruto para dar más de $ 2,000 para cubrir los impuestos adicionales.
Los gastos de mudanza de los empleados son deducibles
El pago de los gastos de mudanza de los empleados es un gasto comercial deducible para su empresa.
Informar a los empleados sobre el plan de reembolso de gastos de mudanza
Al igual que con cualquier otro beneficio para empleados, todos los empleados deben recibir el mismo trato. Puede establecer criterios para calificar para el plan por tipo de empleado (asalariado o por hora, por ejemplo), pero no puede otorgar a un empleado de la misma clasificación más de este beneficio que otro.
Siempre es una buena idea poner este tipo de beneficio por escrito e incluirlo en sus comunicaciones con los empleados. Su empleado manual o políticas y proc edures manual es un buen lugar para describir el plan. No olvide incluir información sobre las implicaciones fiscales de este beneficio.
Cómo ayudar a los empleados con sus deducciones por gastos de mudanza
A menos que sea un preparador de impuestos calificado , no debe brindar asesoramiento fiscal a los empleados sobre impuestos sobre la renta. Anime a sus empleados a obtener asesoramiento fiscal profesional o a utilizar software fiscal profesional. A continuación, se incluyen algunas cosas que puede hacer para ayudar a los empleados a comprender este beneficio de gastos de mudanza y cómo afectará sus impuestos :
- Brinde a los empleados un paquete de reubicación laboral que explique cómo y cuándo su empresa reembolsará los gastos de mudanza.
- Brinde a los empleados la oportunidad de cambiar su retención (en el formulario W-4) para dar cuenta del beneficio de reubicación y su obligación tributaria.
Información del IRS sobre los gastos de mudanza de los empleados
Publicación 521 del IRS – Gastos de mudanza
Publicación 15 del IRS – Circular E – Guía de impuestos del empleador
IR B Publicación 15b – Guía fiscal del empleador sobre beneficios para empleados
Este artículo y toda la información de este sitio presenta información general y no pretende ser un consejo fiscal o legal. Consulte las publicaciones del IRS para obtener más detalles. Cada situación es específica; refiera sus preguntas a su asesor fiscal.
