Considere un escenario en el que viaja por trabajo, por lo que necesita reservar un hotel. Elija su cadena preferida que tenga una ubicación cerca de la oficina o el lugar de la conferencia, ingrese su código corporativo y complete la reserva.

Llegas al hotel y charlas con el asociado para una posible mejora, antes de subir a la habitación y refrescarte para tu primera reunión del día.

En el camino, recuerda que se quedó dormido esa mañana y se olvidó de llevar su placa de trabajo o tarjeta de visita en el viaje, pero afortunadamente el chico de check-in nunca pidió verlo, o de lo contrario habría estado en un lugar un poco incómodo y tuvo que hablar con poder para salir de la situación, o algo así.

Parece que podría ser una ocurrencia bastante común, ¿verdad? ¿Cómo funcionan realmente estos códigos corporativos de hoteles? ¿Quién tiene derecho a usarlos, cuánto descuento obtienen y con qué rigurosidad verifican los hoteles la elegibilidad?

Teniendo en cuenta que este artículo está destinado a ser puramente informativo en lugar de un respaldo de cualquier práctica, hablemos de los códigos corporativos de hoteles y cómo funcionan. Si bien aquí nos centramos en los hoteles, los mismos principios también se pueden generalizar para el alquiler de automóviles (aunque reservar vuelos con tarifas corporativas tiende a ser una tarea más compleja).

¿Qué son los códigos corporativos de hoteles?

Los códigos corporativos de hoteles, en pocas palabras, se refieren a un código de reserva especial que una cadena de hoteles pone a disposición de determinadas empresas como un medio para ofrecer precios al por mayor en habitaciones de hotel. Si una empresa envía con frecuencia empleados o contratistas a viajar por negocios, es posible que negocien directamente con su cadena de hoteles preferida, o incluso con varias cadenas de hoteles, para asegurar tarifas nocturnas más bajas que las tarifas disponibles públicamente.

Cuando un empleado, contratista o cualquier otro asociado autorizado de una determinada empresa se aloja en esa cadena hotelera, paga la tarifa corporativa: la tarifa especial negociada entre su empresa y el hotel.

El precio de estas tarifas puede variar significativamente y dependerá completamente de varios factores, como la empresa, la cadena de hoteles y la ubicación del hotel.

Algunas tarifas corporativas tienen un porcentaje de descuento sobre la mejor tarifa disponible, mientras que otras tienen un precio fijo independientemente de lo que cobre el hotel. Debido a que algunas tarifas corporativas pueden tener un precio fijo, a menudo habrá ocasiones en las que la tarifa más baja disponible públicamente sea en realidad más baja que la tarifa corporativa, por lo que siempre debe verificar y comparar para asegurarse de que está reservando la tarifa más barata disponible. Por supuesto, si cancela esto como un gasto de la empresa, es posible que le importen más o menos los detalles.

A estas alturas, probablemente se habrá dado cuenta que las tarifas corporativas entre diferentes empresas pueden variar significativamente entre sí. Fuera del descuento específico que ofrecen, también pueden variar entre las habitaciones elegibles bajo esta tarifa. En algunos hoteles, se controlará la capacidad y se limitará a la habitación del nivel base, mientras que en otros, habrá descuentos corporativos en habitaciones club, suites estándar e incluso tipos de suites superiores.

Además, algunas empresas negociarán tarifas que son elegibles durante todo el año, mientras que las tarifas de otras empresas solo se aplicarán durante la semana laboral de lunes a viernes. Y algunas tarifas permiten viajes personales y de negocios, mientras que otras limitan el uso solo a viajes de negocios.

Definitivamente vale la pena familiarizarse con la tarifa corporativa de su empresa si tiene acceso a una, ya que podrían ser la clave para desbloquear habitaciones de hotel a la mitad del precio habitual.

¿Por qué alguien podría usar tarifas corporativas?

La respuesta obvia, por supuesto, es que puede ahorrarle bastante dinero si la tarifa corporativa es más barata que la tarifa pública. Veamos un ejemplo para ilustrarlo.

Estas son las tarifas públicas en St. Regis Toronto desde el jueves 17 de septiembre hasta el viernes 18 de septiembre.

Y aquí está la misma habitación en una habitación corporativa:

Como puede ver, esto representa un descuento significativo de $ 440, o 58% sobre la tarifa más baja disponible públicamente. Tenga en cuenta que las tarifas corporativas generalmente también ofrecen políticas de cancelación flexibles (los viajeros de negocios a menudo cambian sus planes en el último momento, después de todo), así que imagine las posibilidades si pudiera estirar el presupuesto de su hotel entre un 50% y un 75% más en cada estadía mientras se beneficia desde políticas de cancelación flexibles en todo momento.

(También tomemos un momento y admiremos la marca de verificación «Mostrar tarifas con impuestos y todas las tarifas», que parece ser una característica que Marriott agregó recientemente a su sitio web. ¿Dónde ha estado esta función toda mi vida?)

Pero recuerde que las tarifas corporativas no siempre representan un descuento, como se ve en este ejemplo:

En un código corporativo, la tarifa es 184 AED ($ 70) o un 25% más cara, por lo que sería mucho mejor reservar la tarifa flexible normal en este caso:

Como se mencionó, las tarifas corporativas varían enormemente; en este caso, el mismo código corporativo era más barato que la tarifa pública en la mayoría de los otros hoteles de Dubái, pero no en este.

La razón de esto podría hervir desde la falta de negociación en este hotel en particular, hasta el hotel que ofrece una venta temporal en las tarifas públicas, hasta el código que simplemente ofrece una tarifa pobre durante el mes de octubre. Es importante verificar la tarifa pública en lugar de ingresar ciegamente su código corporativo, asumiendo que será más barato.

En la mayoría de los casos, las tarifas corporativas aún permiten ganar hotel puntos de fidelidad de su estadía, acumulando noches que califican para élite y aprovechando sus beneficios de estatus élite.

Pueden surgir algunas excepciones si tiene que reservar a través de una agencia de viajes específica a través de su empresa, que puede otorgar o no estos beneficios, pero en la mayoría de los casos puede esperar aprovechar al máximo el estatus de élite, ya que los viajeros de negocios frecuentes se encuentran entre la clientela más valiosa de un hotel.

Los códigos exactos que se utilizan para buscar tarifas corporativas tienden a ser información de propiedad, por lo que he ocultado las empresas y los códigos exactos utilizados en los ejemplos anteriores. .

Sin embargo, como sugerencia para encontrar la tarifa más barata, siempre puede ver qué oficinas de las empresas están ubicadas físicamente cerca del hotel, ya que la empresa tener más probabilidades de negociar mejores ofertas en estos hoteles.

También puede ser útil reconocer que el hecho de que la información sea propietaria no significa que esté necesariamente bien protegida de ninguna manera. De hecho, probablemente pueda adivinar cuál podría ser el código corporativo de Marriott para un determinado banco de los 5 grandes que se denomina abreviatura de tres letras (pista: también tiene tres letras).

Cosas que debe saber al usar códigos corporativos

Abordemos el elefante en la habitación: ¿es una práctica aceptable que un viajero use tarifas corporativas? que técnicamente no califican? Al igual que muchos otros exploits de nicho en este juego que jugamos, esta práctica definitivamente cae en un área gris ética, por lo que solo el viajero mismo puede responder la pregunta y decidir con qué se siente cómodo.

No se puede negar que cualquiera que use códigos corporativos a los que no tiene derecho estará diluyendo el conjunto de usos legítimos de ese código, erosionando la sostenibilidad a largo plazo de ese nivel de tarifa, y esencialmente ahorrándose algunos dólares en su estadía en el hotel mientras imponen ese costo a los futuros usuarios legítimos del código.

No obstante, creo que es prudente advertir a cualquiera que pueda estar entreteniendo estas divertidas ideas de algunos problemas potenciales que pueden surgir.

Un riesgo a nivel de superficie es que un hotel estaría en su derecho de solicitar una prueba de elegibilidad para el código de reserva especial específico en la recepción.

Para un código corporativo, esto puede tomar la forma de una insignia corporativa o una tarjeta de presentación, ya sabes, una de esas tarjetas simples producidas en masa. papel de archivo que lleva su nombre y el de su empresa.

Si el viajero no puede proporcionar una prueba de elegibilidad, le cobrará la tarifa estándar , que suele ser mucho más cara que la tarifa más baja disponible públicamente que aparece en la aplicación o en el sitio web. Y si su fecha límite de cancelación ya pasó, se verá obligado a pagar la tarifa normal por su estadía o pagar la multa por cancelación y buscar alojamiento alternativo para pasar la noche.

En un nivel más serio, si la tarifa del código corporativo de la empresa solo se puede usar en viajes de negocios, pero el viajero la usa por placer, entonces está dentro de los derechos del hotel verificar el contrato y potencialmente informar de vuelta a la empresa. Si lo hacen o no, es su prerrogativa, pero este es un riesgo que personalmente no tomaría.

Entonces siempre existe la posibilidad, por supuesto, de que un hotel El programa de lealtad puede tomar medidas contra el titular de la cuenta en función de los patrones de uso del código corporativo durante sus estancias. Después de todo, ¿cuáles son las posibilidades de que alguien trabaje para Apple, Dell, Deloitte, IBM y General Electric a la vez?

En términos generales, yo diría que las posibilidades de que un hotel busque una identificación corporativa son bastante bajas en promedio, especialmente si un viajero parece encajar con la clientela corporativa promedio del hotel.

Por ejemplo, si se hospeda en un hotel en una ciudad importante donde se realizan muchos viajes de negocios, entonces es muy probable que el hotel ni siquiera le dé un segundo vistazo a su tarifa corporativa debido al volumen de viajeros de negocios que reciben, especialmente si te presentas vestido elegantemente con ropa de negocios.

Sin embargo, siempre existe la posibilidad, por pequeña que sea, de que se solicite una prueba de elegibilidad en el momento del check-in o en cualquier momento durante la estadía, por lo que estar a la altura de la tolerancia al riesgo y los límites éticos de cada viajero para decidir si los códigos corporativos de los hoteles se convierten en algo más que un asunto académico a lo largo de sus viajes.

Conclusión

Los códigos corporativos de hoteles permiten a las empresas reservar habitaciones para sus empleados, contratistas u otros asociados (como invitados corporativos o entrevistados en el lugar) a una tarifa con descuento y, a menudo, pueden ofrecer descuentos del 50% al 75% sobre el precio más bajo público tarifa disponible para una estadía en un hotel.

La práctica de reservar habitaciones con códigos corporativos con los que uno se ha encontrado a través de una simple búsqueda en Google puede parecer una estrategia lucrativa a primera vista, pero lo es no viene sin cierto grado de riesgo, ya que los hoteles siempre pueden solicitar un comprobante de elegibilidad para el código al momento del check-in.

Por lo tanto, siempre es importante comprender el términos de un código corporativo cada vez que use uno, y siempre esté preparado para mostrar su prueba de elegibilidad cada vez.